Indholdsfortegnelse
Via telefon- eller videokonferencesystem kan der også afholdes møder med mennesker, der er i andre byer eller endda lande. Det sparer rejseomkostninger og tid. Der er dog nogle tekniske og også kommunikative udfordringer
Telefon- og videokonferencer er naturligvis velegnede til møder, hvor deltagerne ikke er samlet ét sted. Du har yderligere fordele:
- Du kan indkaldes med kort varsel.
- Personer kan tilføjes senere eller til en del af mødet.
Du bør huske dette på telefon- og videokonferencer
- Teknik test (leder): Som leder starter du systemet på forhånd og tester, om forbindelsen er oppe, før de andre deltagere slutter sig til. Ellers risikerer du en ujævn start, fordi et lydtjek kan være nødvendigt først, eller indstillinger skal justeres.
- Teknik test (deltagere): Bed alle deltagere om at foretage en systemtest på forhånd. Videosystemerne har normalt et link hertil, som du sender til deltagerne. Ellers vil du bruge de første par minutter på at løse deltagernes tekniske problemer.
- Introduktion: Giv om nødvendigt en kort introduktion til teknologien: Hvordan taler jeg op? Hvordan skruer jeg op / ned? Hvordan slår jeg mikrofonen / telefonen fra? Hvilke andre muligheder har jeg, f.eks. B. for at uploade filer eller dele din egen skærm?
- Fjern interferens: Sørg for (og deltagerne), at der ikke er baggrundsstøj. Det betyder: luk vinduer, sluk for aircondition eller printer, undgå ekko -rum, sluk din smartphone.
- Tale pauser: Påpeg deltagerne, at det er fornuftigt at give andre mulighed for at reagere længere end ved møder ansigt til ansigt. Hvis nogen begynder at tale for hurtigt (for at kunne tale), kan det ske, at de første par ord ikke kommer (f.eks. Fordi personen trykker for længe på taleknappen).
- Direkte tilgang: Hvis du vil henvende dig til en bestemt person, skal du adressere dem ved navn. På denne måde ved personen, at de var ment, og du behøver ikke at gentage spørgsmålet, fordi personen indså, at du talte for sent med dem.
Sådan mestrer du konferenceopkald
- Navn navn: Deltagerne ser ikke hinanden. Hvis deltagerne ikke allerede kender hinanden, skal de angive deres navne i de første par bidrag. Ellers ved de andre ikke, hvem der taler.
- Verbaliserende gestus / ansigtsudtryk: De andre parter kan ikke se hinanden i et telefonmøde. Så man ser heller ikke de andres ansigtsudtryk og fagter. Derfor er det vigtigt at være tydelig om alt, hvad du vil udtrykke.
Tips til de særlige funktioner ved videokonferencer
- Headset i stedet for højttaler: I tilfælde af videokonferencer på pc'en skal du informere deltagerne om, at de skal slukke for højttaleren på deres pc og bruge et headset. Ellers vil der være ekkoeffekter, når deltageren taler, og hans stemme gengives via højttaleren og optages af mikrofonen.
- Tale moderation: Med nogle systemer kan kun en person tale ad gangen; moderatoren skal give dem ordet (læs: slip deres mikrofon). Dette er vidunderligt, fordi det hurtigt bliver kaotisk, når flere deltagere taler sammen. Derudover er der nogle gange også tidsforsinkelser, hvilket fører til en bizar, fordi tidsforsinket kommunikation. Hvis teknikken giver dig mulighed for at tale på samme tid: Se om deltagerne er disciplinerede nok. Hvis du ikke er det, skal du skifte til modereret tale.
