Noter alle opgaver, aftaler og aktiviteter, der afventer.
Skriv alle opgaver, aftaler og andre aktiviteter ned enten på papir, i en tekstfil, i et regneark eller i Outlook. Det er bedst at prøve, hvilket medium der passer dig bedst.
Hvis du bruger Outlook til dagplanlægning, er visningen I dag velegnet til at få et overblik over de opgaver og aftaler, der er planlagt for den respektive dag.
Du er endnu mere fleksibel, hvis du udover aftalen og opgaveoversigten i Outlook også har en Excel -tabel, hvor du indtaster aftaler og opgaver for hver dag. For at gøre dette skal du notere den estimerede varighed i tabellen (se punkt "L" - Estimeret længde af aktiviteterne) og den faktiske varighed af hver opgave. På denne måde har du på den ene side et regnskabsværktøj og på den anden side pæn daglig og ugentlig dokumentation af dit arbejde, hvilket ikke er så klart muligt i Outlook på denne måde.
Brug musen til at trække opgaver, der er tilbage i slutningen af dagen, til den dag, du kan udføre dem. Omlægningen af opgaver eller den efterfølgende indsættelse af nye opgaver kan udføres i Excel med blot et par klik med musen.
Du kan også bruge regnearket til at nedskrive nye opgaver, der opstår under arbejdet, og som du vil udføre på en senere dag.