Dette sker oftere og oftere: Hvis du bruger en Excel -projektmappe som datakilde i et formularbrev i Word 2003/2002, kan der opstå problemer med datoformatet. Sådan kommer du uden om denne vanskelighed.
Hvis en dato f.eks. Skal overføres til formularbrevet fra en kolonne med datoer i en Excel -tabel, vises datoen altid i Word i formatet "MM / DD / ÅÅÅÅ", uanset hvordan du har formateret den. Det er irriterende!
Problemet opstår altid i Word 2003/2002, når Word bestemmer importfilteret for selve datakilden, når der åbnes Excel -tabeller. Derefter bruges et filter, der ikke formaterer datoen korrekt og i stedet overfører datoen i standarddatoformatet.
Undgå denne formateringsfejl, og indstil Word, så du selv kan definere importfilteret. Vælg derefter indstillingen "Microsoft Excel -regneark via konverter" eller "MS Excel -regneark via DDE" som importfilter, afhængigt af Word -versionen og det installerede filter. Sådan virker det:
- Åbn menuen EKSTRA - MULIGHEDER, og skift til fanen GENERELT. Aktiver afkrydsningsfeltet "Bekræft konvertering ved åbning". Afslut dialogboksen med OK. Du behøver kun at udføre dette trin én gang; Word husker denne indstilling permanent.
- Bemærk: Uden ændringen i menuen EKSTRA - MULIGHEDER, fanen GENEREL, indstiller Word generelt selve importfilteret ved indlæsning af en fil, der ikke er i Word -format. Dette gælder ikke kun datakilden til formularbreve, men også almindelige dokumenter, som du vil overtage fra en tredjeparts tekstbehandler, eller som består af en ren tekstfil. Kun hvis du aktiverer afkrydsningsfeltet "Bekræft konvertering ved åbning", bliver du altid bedt om det ønskede format og kan selv bestemme.
- Opret nu dit formularbrev ved at åbne menuen EKSTRA - BREV OG POST - SERIEBREVOPRETNING (Word 2003) eller EKSTRA - BREV OG POST - SERIEL UDSKRIVNINGSGUIDE (Word 2002).
- I det første trin i guiden skal du vælge den ønskede dokumenttype, for eksempel: "Bogstaver".
- I det andet trin i guiden skal du bruge knappen "Brug aktuelt dokument" til at angive, at det aktuelle dokument skal bruges som et formularbrev.
- I det tredje trin skal du vælge indstillingen "Brug en eksisterende liste" og klikke på "Gennemse". Skift derefter til den mappe, hvor din Excel -fil er placeret. Vælg Excel -filen, og klik på "Åbn".
- Da du i det første trin angav, at du selv vil bestemme filformatet, når du åbner "fremmede" filer, vises der nu en dialogboks, hvor du kan angive typen af datakilde. Afhængigt af Word -versionen og de installerede importfiltre skal du vælge "Microsoft Excel -regneark via konverter (* .XLS;*. XLW)" eller "MS Excel -regneark via DDE (* .XLS)". Bekræft dit valg med OK ".
- Et andet dialogvindue vises nu: Hvis du har valgt "Microsoft Excel -regneark via konverter ( * .xls; *. Xlw)" som importfilter, er titlen på det viste dialogvindue "Åbn regneark". Med importfilteret "MS Excel -regneark via DDE (* .xls)" vises dialogboksen "Microsoft Excel". Uanset hvilket vindue der vises for dig, kan du vælge det ønskede regneark, der indeholder dine adressedata. Bekræft derefter dialogboksen med "Ok".
- Modtageren af mailfletning vises nu, hvor du kan vælge din adresse. Her kan du indstille adressefiltre og / eller fjerne individuelle adresser fra adresselisten ved at deaktivere det respektive afkrydsningsfelt.
- Når du har bekræftet mailfletningsmodtagerdialogboksen med OK, kan du indsætte felterne til fletning af post i dit dokument i fjerde trin i guiden til fletning af mail.
Datofelter er nu korrekt vedtaget på grund af det importfilter, du selv har valgt, og vises i præcis det format, som du definerede i Excel.
Du kan finde endnu flere oplysninger og nyttige tips om formularbreve i disse artikler.
