Sikkerhedskopiering i Outlook - sikkerhedskopier professionelt datafiler og mapper

Praktiske tips og generelle oplysninger om sikkerhedskopiering af data

Microsoft Outlook -brugere sender, arkiverer og overfører enorme mængder data over tid. Derudover indsamles kalenderposter, personlige opgaver, filer, der sendes som vedhæftede filer og personlige data fra adressebogen.

Enhver, der har mistet sin papirbog eller analoge kalender, kan forstå, hvor vigtige adresser, telefonnumre eller beskeder er. Et tab er svært at klare. Det samme gælder den digitale version og de data, der er gemt i Microsoft Outlook. Hvis et systemnedbrud, en virus eller en anden hændelse får computeren til at genstarte, kan det være smertefuldt. Især når vigtige data, tildelinger, adresser og andre oplysninger ikke er blevet sikkerhedskopieret og går tabt.

Et sådant scenario skal forhindres for enhver pris. Af denne grund er det afgørende for Outlook -brugere regelmæssigt at sikkerhedskopiere deres personlige data. Det er også nyttigt at kende datafilernes placering. Brugere skal have en overfladisk forståelse af, hvordan og hvor Outlook gemmer adresser, aftaler og opgaver. Denne bevidsthed og en systematisk sikkerhedskopiering af data garanterer, at alle vigtige Outlook -data er sikkerhedskopieret og stadig er tilgængelige i tilfælde af systemproblemer.

Vejledning til video - Outlook: Sådan sikkerhedskopieres Outlook og sikkerhedskopieres dine e -mails

Praktisk tip: Hvis du kun vil gemme nogle få vigtige e-mail-beskeder og ikke ønsker at foretage en komplet sikkerhedskopiering, er arkivering som en PDF-besked ideel. Den gratis software PDF Creator hjælper dig med at gemme e-mails som en fil, der ligner en udskrivningsproces. En PDF -fil kan uden problemer læses med forskellige programmer og slutenheder, hvilket ikke kan siges om Outlook's eget MSG -format. Samtidig er det alternativt muligt at gemme vigtige mails i en mappe under Windows i MSG -format.

Et andet alternativ til at gemme i MSG- eller PDF -format kan være at gemme i en tekstfil. Outlook giver dig den brugervenlige mulighed for at arkivere flere e-mails i en enkelt TXT-fil. På denne måde kan du gemme relaterede meddelelser målrettet og sammen.

Sådan gemmer Microsoft Outlook dine data For at kunne handle med det samme i tilfælde af systemproblemer eller et virusangreb, er det vigtigt at kende baggrunden og indstillingsmulighederne og vide, hvordan Outlook gemmer dine data. Grundlæggende arkiverer Outlook dine data i filer med to forskellige filudvidelser:

1. Outlook offline -filer (OST -fil).
2. Personlige butiksfiler (PST -fil).

Outlook offline -filer

Outlook offline -filer bruges af systemet til:

• IMAP -konti,
• Microsoft 365 -konti,
• Byt også konti
• Outlook.com -konti

oprettet. Alle de nævnte e-mail-konti er kendetegnet ved deres decentrale, serverunderstøttede lagerplads. Denne opbevaringsmetode har mange fordele. Ud over hurtig adgang fra forskellige slutenheder gemmes dine data på beskyttede servere og beskyttet mod virus eller malware.

Ud over de originale filer på serveren opretter Outlook offline datafiler, som forkortes med filtypen "OST". De er kontinuerligt synkroniserede kopier, der udskiftes, så snart postkassen er forbundet til internettet. Uden internetadgang kan brugerne fortsætte med at arbejde ved hjælp af OST -filer, da alle relevante data og oplysninger kopieres på harddisken. Hvis forbindelsen til internettet er etableret, behandles alle ændringer, f.eks. E-mail-meddelelser, der er blevet oprettet i mellemtiden. OST -filen opdateres automatisk. Hvis en OST -fil slettes manuelt, opretter Outlook en ny. Dette sker, så snart computeren og serveren er forbundet igen.

Utilsigtet slettede data på en Exchange -server kan også let genaktiveres. Forudsætningen for dette er, at administratoren har oprettet en opbevaringspolitik for slettede objekter. Dette er en af de mange fordele ved Exchange -servere, og grunden til at mange virksomheder bruger denne type e -mailkommunikation.

Personlige butiksfiler

I modsætning til Outlook offline -filer gemmes Personal Store -filer kun centralt på computeren. De kan beskrives som det væsentlige dataarkiv for beskeder, opgaver, indstillinger og kontakter. Alle meddelelser og Outlook -elementer i en Outlook -datafil (.pst) er kun tilgængelige på den computer, som filen er gemt på.

Ud over dataene gemmes den specifikke mappestruktur også i PST -filer. Det er muligt for Outlook at oprette forskellige PST -filer på systemsiden. Dette gøres blandt andet på brugerkommando for at adskille private eller forretningsmails fra hinanden. Hvis kopier af PST -filer ikke regelmæssigt gemmes, arkiveres i sikkerhedskopier eller sikkerhedskopieres manuelt, kan alle data uigenkaldeligt gå tabt i tilfælde af et computernedbrud eller en harddiskfejl. Da nedbrud og virusangreb sker uden advarsel, er det vigtigt at være proaktiv.

Personlige butiksfiler oprettes hovedsageligt til POP -konti. Op til versionen af Outlook 2013 blev alle oplysninger fra IMAP -konti også sikkerhedskopieret i PST -filer. Brugere af ældre Outlook-versioner rapporterede, især med IMAP-konti, at e-mail-beskeder uforklarligt forsvandt efter næsten 3 måneder. Problemet kan løses ved at tilpasse indstillingerne.

Vigtigt: Brugere af ældre Outlook-versioner eller personer, der arbejder med POP3-e-mail-konti, bør altid sikre, at de fortsætter med at sikkerhedskopiere deres PST-filer for at undgå tab af data.

Insider tip: Med individuelle indstillinger kan du også få adgang til e-mail-beskeder fra en POP3-server samtidigt på to forskellige pc'er. I dette tilfælde skal du ændre reglerne i kontoindstillingerne i din postkasse. En PST -fil med tilsvarende data oprettes derefter på hver pc.

Info: Den såkaldte standard PST-fil er afgørende for Outlook-brugere. I princippet administreres hele indbakken og udbakken samt alle aftaler og kontakter i den. Af denne grund bør standard PST -filen ikke slettes på noget tidspunkt. Da PST -filer indeholder følsomme personlige data, kan du eventuelt beskytte dem med en adgangskode. Denne procedure er især relevant, hvis flere medarbejdere i en virksomhed deler en computer og ikke har adgang til personlige e-mails.

Sådan finder du placeringen af Outlook -datafiler

Manuel backup af Outlook -datafiler er en arkiveringsmulighed. For at gøre dette har du brug for adgang til datafilernes placering. Du kan finde placeringen af datafiler i Outlook som følger:

1. Naviger til kontoindstillingerne via posten "Fil" i menuen i Outlook.

   

2. Klik på underelementet "Import / eksport." Du starter guiden til import og eksport af Outlook.

   

3. Du kan få adgang til alle de datafiler, der er gemt på din computer, ved hjælp af Windows Stifinder. Du kan inkludere dette manuelt i en sikkerhedskopi eller gemme en kopi på en stick eller en anden harddisk.

Sådan kan du oprette en sikkerhedskopi af dine data med Microsoft Outlook

Den manuelle sikkerhedskopiering af datafiler kan være hensigtsmæssig og fungerer, hvis du løbende sikkerhedskopierer data, dokumenter og indstillinger med professionel backup-software. Den mere elegante og sikrere måde at sikkerhedskopiere dine OST- eller PST -filer på er at sikkerhedskopiere dine data med eksportguiden, direkte fra Outlook.

Med eksportguiden kopieres dine e-mails, kalenderposter og kontakter til en ny PST-fil og sikkerhedskopieres. For at starte eksportguiden i Outlook skal du gøre følgende:

1. Naviger i Outlook under Fil til det andet menupunkt "Åbn og eksporter." Denne kommando åbner et nyt vindue med flere muligheder.

   

2. Klik på underelementet "Import / eksport." Du starter guiden til import og eksport af Outlook.

3. I vinduet, der åbnes, skal du vælge "Eksporter til fil" for at sikkerhedskopiere dine data, der er gemt i Outlook.

   

4. Det næste trin bør være at vælge, om dine data skal gemmes i en kommasepareret CSV-fil eller i en Outlook-datafil. Vælg altid Outlook -datafilen her, da du kan importere dette format til Outlook i overensstemmelse med originalen i tilfælde af datatab.

   

5. I det følgende vindue har du mulighed for at vælge den postkasse, du vil arkivere. Det er vigtigt her, at du kun kan gemme en e-mail-indbakke med alle de data, den indeholder i en PST-fil. Hvis du administrerer flere e-mail-postkasser i Outlook, skal du gentage eksportprocessen for hver postkasse.

6. I det næste vindue skal du klikke på "Gennemse" for at angive lagringsplaceringen for din Outlook -datafil. Du kan vælge et hvilket som helst bibliotek og vælge navnet på eksportfilen med slutningen PST. Hvis du tidligere har foretaget en sikkerhedskopiering af data i Outlook, vises det tidligere anvendte filnavn som standard. Hvis det er en regelmæssig databackup, skal du ekskludere eksport af dubletter. I dette tilfælde har den løbende sikkerhedskopi af din datafil altid de mest opdaterede data.

   

7. Med "Afslut" gemmes din Outlook -datafil som en sikkerhedskopi. Datafilen kan kopieres fra lagringsplaceringen og midlertidigt gemmes på skylagring, f.eks. OneDrive.

Tip: Aktiver generelt afkrydsningsfeltet "Inkluder undermapper”Så alle elementer i e-mail-kontoen fra alle undermapper arkiveres. Under menupunktet "filter”Du har mulighed for detaljeret at bestemme, hvilke meddelelser eller enkelte elementer der skal arkiveres. Som regel har du ikke brug for filterfunktionen til en normal data backup.

Praktisk tip: Du ønsker ikke at arkivere hele postkassen, men kun en vigtig projektmappe? I dette tilfælde skal du markere den eller de mapper, du vil sikkerhedskopiere i stedet for at sikkerhedskopiere hele postkassen.

Info: Vidste du, at du også kan eksportere dine Outlook -distributionslister til Excel? Læs her, hvordan det fungerer.

Det giver mening at regelmæssigt sikkerhedskopiere din e-mail-indbakke, hvis du ikke arbejder med en IMAP- eller Exchange-konto. Backupfilen kan derefter let importeres til systemet ved hjælp af Outlook -importguiden. Dette fungerer også, når du skifter fra Outlook Express til Outlook.

Praktisk tip: Lav en almindelig kalenderpost i Outlook, f.eks. Månedligt, for at eksportere postkassen med alle data. Takket være påmindelsesfunktionen i Outlook går du ikke glip af arkiveringen, og du vil generelt have sikkerhedskopier, der er så gode som nye.

Sammenfattende er det ikke svært at bruge Outlooks eksportfunktion. Med det kan POP3-e-mail-konti sikkerhedskopieres professionelt, og der kan oprettes sikkerhedskopier af Outlook PST-filer. Dataene på IMAP- og Exchange -postkasser kan også arkiveres. De behøver ikke nødvendigvis at blive sikkerhedskopieret, da alle de originale data er på udbyderens server. Dette indebærer, at de kan importeres igen uden problemer i tilfælde af datatab.

Sådan gemmes underskrifter manuelt

Du kan sikkerhedskopiere personligt oprettede signaturer manuelt ved at åbne deres lagerplads. Du kan nemt gøre dette med følgende Windows -kommandoer:

1. Tryk på tasterne på dit tastatur samtidigt [Windows] og [R]. Dialogboksen "Udfør“, Som var kendt som en kommandoprompt under DOS.

2. Indtast følgende kommando ved kommandoprompten: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures“(Uden citater).

3. Windows -mappen "Underskrifter", Hvor alle de underskrifter, du har gemt, arkiveres. Du finder signaturerne både i RTF -format og også i HTM- og TXT -formater. Du kan bekvemt kopiere underskrifterne fra lagerplaceringen, overføre dem til en anden computer eller midlertidigt gemme dem i cloud -lagring.

Automatisk arkivering i Outlook

I mange år har Microsoft Outlook haft mulighed for automatisk at arkivere e-mails på grundlag af en forudbestemt tidsplan. Automatisk arkivering er især nyttig for at holde postkassen fri og for at minimere postkassens størrelse.

Indstil parametrene for automatisk arkivering som følger:

1. Naviger til File / Options.

2. Valgvinduet "Windows -indstillinger" åbnes. I Windows -indstillingerne kan du klikke for at foretage ændringer i design og funktioner, justere menubåndet eller vælge sprogindstillinger. Indstillingsmulighederne for automatisk arkivering findes i midten af vinduet under indstillingen "Avanceret".

   

3. Klik på "Indstillinger for automatisk arkivering" for at angive, hvilke meddelelser der automatisk skal arkiveres, og i hvilke tidsperioder.

   

Alle arkiverede meddelelser kan derefter findes i arkivmapper og genaktiveres. Det er muligt at åbne og få adgang til ældre filer og meddelelser fra arkivet med blot et par klik. Til dette kan du bruge den automatiske arkivering i Outlook på den ene side - alternativt kan du også sikkerhedskopiere dine data manuelt.

Konklusion om Outlook -sikkerhedskopien og dens relevans for hver bruger

Det er vigtigt regelmæssigt at sikkerhedskopiere dine personlige Outlook -data og alle undermapper. E-mails, kalenderposter, kontakter med håndskrevne noter og andre oplysninger kan lettest arkiveres ved hjælp af Outlook-eksportguiden. Alternativt er en manuel kopi af de eksisterende PST- eller OST -filer også mulig. For at gøre dette har brugere brug for den nøjagtige placering af datafilen i Outlook.

Ved hjælp af guiden kan en konto gemmes for hver arkiveringsproces. Hvis du bruger flere konti, skal processen gentages. Inden sikkerhedskopiering af data i Outlook er det vigtigt at forstå, hvordan Outlook gemmer data. En sikkerhedskopi af dataene er særlig vigtig for POP3-e-mail-konti, hvor alle data lagres centralt på den lokale computer. Ellers kan alle filer, kontakter, indstillinger og oplysninger slettes uigenkaldeligt i tilfælde af et virusangreb. Med oprettelsen af dubletter er du garanteret at kunne gendanne data når som helst.

Brugere af Microsoft Exchange-konti, IMAP-konti og brugere, der bruger Outlook 2013 eller nyere, drager fordel af den eksterne lagring af deres data på e-mailudbyderens servere. Det betyder, at data, der er gemt med disse konti, stadig vil være tilgængelige efter et computerproblem. Outlook -sikkerhedskopien er ikke afgørende for brugere af disse konti. På trods af den manglende nødvendighed kan det være nyttigt, hvis du af sikkerhedsmæssige årsager ønsker at gemme sikkerhedskopier af dine data på en stick eller en ekstern harddisk.

Spørgsmål og svar om Outlook -sikkerhedskopiering

Hvad kan du gøre, når dine PST -filer er beskadigede og ulæselige?

Har du et alvorligt problem med Outlook, og PST -filen er blevet alvorligt beskadiget og mistet data? En sådan situation er problematisk, da kontaktdata eller e -mails med vigtige oplysninger i mange tilfælde er uigenkaldeligt tabt. I et sådant tilfælde kan en gratis freeware -software, der kan reparere beskadigede PST -filer, ud over en proaktiv backup af dine data hjælpe.

Er det muligt at flytte PST -filer til et andet drev og bruge dem?

Har du det problem, at din harddisk ikke har nok lagerplads under Windows på trods af løbende arkivering og sikkerhedskopiering? Har du brug for at flytte Outlook PST -filer til et andet drev på grund af mangel på plads? Så understøtter en gennemtænkt 5-punktsplan fra Outlook 2013 eller instruktionerne til brugere af Outlook Express dig. Begge artikler lærer dig nemt at flytte PST -filer til et andet drev.

Hvordan kan jeg genaktivere vigtige vedhæftede filer i Windows, efter at de er blevet slettet?

I mange tilfælde er en e -mail -besked mindre relevant end dens vedhæftede fil. Selvom mailen kun bekræfter afsendelsen, er den vedhæftede PDF- eller Excel -fil af største betydning. Hvis mailen blev slettet, kan vedhæftningen heller ikke findes. Under Windows kan den slettede vedhæftede fil genaktiveres med et trick ved at søge i midlertidige internetfiler.