Find og udskift i Excel: Disse funktioner sparer tid

Det burde du vide!

Takket være Excel "Søg" -funktionen er det hurtigt og let at finde bestemte tegnstrenge i en tabel. Tastekombinationen Ctrl + F åbner et nyt inputvindue, der kan udfyldes af brugeren. Imidlertid tager søgningen i første omgang kun hensyn til det regneark, der aktuelt er valgt. Det betyder, at værdier ikke tages i betragtning, hvis de er på andre regneark.

Søg flere regneark i Excel på samme tid

For at løse dette problem har det samme søgevindue en knap, der, når den trykkes, afslører flere muligheder. Under dette er det så også muligt at udvide søgningen fra det aktuelle regneark til hele projektmappen. På denne måde vil Excel's søgefunktion også tage højde for værdier fra rækker og kolonner, der i øjeblikket ikke er synlige på skærmen.

Derudover kan søgeretningen også vendes på denne måde. Så fungerer Excel ikke længere fra top til bund, men fra bund til top.

Find det indhold, du leder efter, direkte ved hjælp af en formel

Hvis en værdi skal kontrolleres flere gange, kan denne procedure nogle gange være meget tidskrævende med store databaser. En kort formel er nødvendig for at kontrollere den gentagne forekomst af en søgte værdi med det samme.

Søg efter virksomheder i Excel -regneark

Nogle opgaver er dog så specifikke, at en standardiseret søgning ikke er tilstrækkelig. Dette er f.eks. Tilfældet med virksomheder, der allerede indeholder navnet på deres grundlægger i virksomheden. Under disse omstændigheder kan data blive skubbet ud to gange, hvilket gør søgningen unødigt længere. Ved hjælp af en formel vises kun tegnstrenge, der f.eks. Indeholder tilføjelserne "GmbH", "AG" eller "GbR".

Find minimum uden nullværdi

Desuden kan Excel -søgefunktionen sortere værdier uafhængigt, hvis der søges en maksimum- eller minimumværdi. Søgningen efter den laveste værdi i en række eller kolonne kan imidlertid være kompliceret, hvis værdien 0 er til stede, men ikke bør tages i betragtning. Fordi uden yderligere begrænsninger vil Excel altid referere til denne værdi. Denne kendsgerning kan hurtigt rettes i indstillingerne.

Søgningen er store og små bogstaver

Excel-søgningen kan også være kompliceret, hvis den indtastede tekst er forskellig mellem store og små bogstaver. Som regel skelner Excel ikke. Denne mulighed kan hurtigt aktiveres eller deaktiveres ved at markere et afkrydsningsfelt.

For at tage højde for store og små bogstaver i tekster, der er parret med cifre og andre symboler, er der dog brug for lidt mere. Der kan oprettes en særlig formel til dette, som løser dette problem.

Udskift automatisk tegn og cifre i Excel

Excel -søgefunktionen ledsages også af en mulighed for hurtigt at erstatte indhold. Dette åbnes med tastekombinationen Ctrl + H og placeres til højre for knappen "Søg". Der har du mulighed for at erstatte et bestemt tegn med et nyt, selvvalgt tegn. På denne måde kan stavefejl rettes automatisk.

Find og erstat specialtegn * i Excel -lister

Når du søger efter og udskifter værdier i Excel, kan der opstå komplikationer, hvis de indtastede tegn også tjener en separat funktion. Dette er tilfældet med stjernen, da den normalt bruges som en pladsholder. Den uforberedte søgning efter dette tegn ender med, at ethvert eksisterende tekstindhold i regnearket utilsigtet erstattes.

En tilde ~ bruges til at informere dialogboksen om, at dette ikke betyder stjernens funktion. Dette symbol genereres, når der trykkes på + -tasten, mens der trykkes på AltGR -tasten. Den indtastede værdi ~ * søger efter eksisterende stjerner og ignorerer dens særlige funktion.

Erstat tegn i Excel -celler ved hjælp af en formel

En tabel med hele tekster kan dog være for kompleks til at kunne ændres med detaljerne i knappen alene. I dette tilfælde kan du bruge funktionen REPLACE.

Fjern førende nuller fra SAP -lister

Muligheden for substitution er også nyttig på andre arbejdsområder. Det kan ske, at overførsel af data fra et SAP -system fører til forkerte nuller i cellerne. Dette problem kan let løses med et trick i et Excel -dialogvindue.

Fjern anførselstegn fra Excel -lister og tabeller

Udover de uønskede nuller kan der også forekomme forkerte anførselstegn ved import af data, som forvrænger cellernes indhold. Som et resultat genkender Excel ikke længere disse værdier som tal og gør det umuligt at beregne med dem. Dette problem kan også løses hurtigt i et Excel -dialogvindue.

Udskift automatisk farver i Excel -regneark

Mulighederne for at søge og erstatte er ikke udtømt med cellernes indhold. Deres udseende kan også drage fordel af disse funktioner. Det er også muligt automatisk at udskifte de valgte farver i en tabel. Gør følgende for at gøre dette:

1. Åbn den nødvendige grænseflade med tastekombinationen Ctrl + H.

2. Klik på knappen "Indstillinger".

3. Nu vises to knapper med navnet "Format". Vælg den øverste, som findes i linjen "Søg efter".

4. Skift til fanen "Font", og angiv på listen "Farve", hvilken farve du vil udskifte.

5. Bekræft dit valg ved at klikke på "Ok".

6. Vælg nu den nederste knap med navnet "Format".

7. Skift til fanen "Font", og angiv hvilken farve, der skal bruges til udskiftningen.

8. Luk også dette vindue ved at klikke på "Ok".

9. Klik på knappen ERSTAT ALLE for at erstatte farverne i dit regneark.

Når det er bekræftet, erstattes alle celler i Excel i den farve, du først valgte med den farve, du valgte anden.

Små Excel -funktioner med stor indflydelse

Med de korte tastaturgenveje Ctrl + F og Ctrl + H giver Excel sine brugere to Excel -funktioner, der virker praktiske ved første øjekast. Ved nærmere eftersyn bliver det klart, at potentialet faktisk er meget større. Merværdien er tydelig her både for den lejlighedsvise bruger, der gerne vil gøre deres brug af Excel mere praktisk, såvel som for den erfarne bruger, der administrerer store datasæt fra forskellige systemer. Brugen af “Find og erstat” kan derfor efter behov tilpasses den respektive brugertype.