Gem og del Excel -filer: hurtigt og nemt

Vigtig information, der kan hjælpe

Hvis flere kolleger arbejder på et projekt eller en opgave, er det ofte nødvendigt at arbejde sammen om en Excel -projektmappe eller et bord fra Excel -programmet. Inden du frigiver det, skal du dog sørge for at vælge det korrekte format og gemme Excel -filen korrekt. Desuden skal brugerne være opmærksomme på filstørrelsen og opdele den, hvis det er muligt. Nogle gange er offentliggørelsen af dataene imidlertid tilstrækkelig til, at der er adgang til dem.

Gem Excel -fil: Sådan fungerer det

Ved hjælp af tastekombinationen til Excel "Ctrl + S" eller via "Fil> Gem" eller "Gem som" er det muligt at gemme den aktuelle Excel -fil under et individuelt filnavn. Ud over de normale .xls- og .xlsx -filtyper tilbyder Excel gemme i OpenDocument- eller PDF -format.

Dine Excel -projektmapper kan gemmes på den ønskede lagerplads ved at angive standardlagringsplaceringen på forhånd. Lagringsplaceringen kan også ændres på få trin. Nogle gange er det nyttigt, hvis mappen eller dokumentets lagringssti vises i en celle i projektmappen. Det er hvad denne tabelfunktion muliggør.

Gem Excel -filen med en sikkerhedskopi

Det tilrådes at lave sikkerhedskopier af vigtige Excel -filer, før du foretager ændringer i dokumentet. En sikkerhedskopi kan oprettes ved hjælp af nogle Excel -funktioner eller ved hjælp af en makro. Du kan også konfigurere din Excel -projektmappe på en sådan måde, at en sikkerhedskopi af den tidligere projektmappeversion gemmes, hver gang der foretages en ændring.
Data og værdifuld arbejdstid kan gå tabt som følge af strømsvigt eller utilsigtet lukning af en ikke -gemt Excel -fil. Det er derfor tilrådeligt at aktivere Excel -funktionen "AutoRecover" for at starte automatisk datalagring.

Instruktionsvideo: Microsoft Excel: Gem en fil, og del den med andre brugere

Del Excel -fil: mulighederne

Hvis du gerne vil dele dataene i en Excel -projektmappe eller et dokument med andre brugere, er der andre muligheder for dig ud over de integrerede frigivelsesfunktioner:

• Et diagram fra lagrede data kan f.eks. Offentliggøres på virksomhedens intranet eller på et websted. For at gøre dette skal du bruge nogle funktioner til at eksportere dataene fra en Excel -liste som en grafik. Excel giver også mulighed for at kopiere et ønsket underområde fra en Excel-tabel som en grafik for at indsætte og vise det i en præsentation eller i en anden applikation.
• Excel -lister eller individuelle regneark kan nemt og hurtigt sendes til arbejdskollegaer via e -mail. Integrationen af en passende knap i Excel -værktøjslinjen letter afsendelse og brug af denne nyttige makro.
• En Excel -projektmappe kan også deles over et netværk og dermed redigeres af flere brugere. Inden dette kan projektmappen kopieres ved hjælp af en makro og gemmes med et andet filnavn.
• Endelig kan du dele Excel -filen ved at gemme projektmappen på en online sky, f.eks. OneDrive. Dette giver andre brugere mulighed for at redigere filen.

Deling af en Excel -fil er mere sikker

Ud over Excel -dataene beskytter nogle funktioner også de angivne oplysninger:

• Digitale signaturer kan bekvemt integreres i en Excel -fil eller mappe for at sikre dataintegritet og ægthed. En digital signatur angiver for andre, at indholdet i projektmappen eller dokumentet er blevet verificeret og underskrevet.
• Inden et Excel -regneark eller en projektmappe gives i nogen form til holdkammerater eller andre, skal den renses for personlige data og oplysninger.
• Beskyttelsen af formlerne i et Excel -regneark eller en mappe forhindrer uønskede ændringer, når flere mennesker arbejder på et dokument.
• Inden en arbejdsbog videregives, kan det være nyttigt at kopiere de enkelte regneark til en ny Excel -projektmappe og erstatte formlerne med værdier.

Det rigtige format til at dele en Excel -fil

Virksomheder og virksomheder bruger ofte nyere og ældre versioner af Excel. Det kan nogle gange være nødvendigt at ændre filtypen for en Excel -fil:

• Ved hjælp af Excel -menuen kan en fil gemmes relativt let som en PDF.
• En Excel -fil eller -tabel kan gemmes i CSV -format på få trin.
• Så en Excel -fil er kompatibel med ældre versioner, kan den gemmes i XLS -filformatet.
• Hele indholdet i en mappe kan konverteres til XLSX -filformatet ved hjælp af et Microsoft -værktøj.
• En manuel kompatibilitetskontrol kan udføres, så gemte Excel -filer kan læses af ældre programversioner.

Reducer størrelsen på en Excel -projektmappe

Det er ikke så let at dele en Excel -tabel med flere tusinde rækker. Inden man deler en stor Excel -fil op, er det nødvendigt f.eks. B. split ved hjælp af en makro. Du kan dog også bruge disse tip til at reducere filstørrelsen betydeligt. Med både ældre og nyere versioner af Excel kan du komprimere et billede eller al grafik i mappen og vælge mellem forskellige opløsninger.

Konklusion: Gem en Excel -fil, og del den med andre brugere

Når andre mennesker har brug for dataene i en Excel -projektmappe, har brugerne flere muligheder. Først skal brugerne gemme Excel -filen. Der findes forskellige filtyper til dette. For at dele en Excel -fil skal et unikt filnavn angives på forhånd. Desuden kan der laves en sikkerhedskopi før mulige ændringer, for eksempel ved hjælp af makroer. Excel -programmet giver dig også mulighed for at reducere størrelsen på Excel -filer eller opdele projektmappen, ændre filformatet eller indsætte en digital signatur, før brugerne deler Excel -filen med andre mennesker.

Flere interessante artikler om Excel

• Hvis flere mennesker arbejder på et Excel -regneark, er det nyttigt at genkende ændringer i indholdet eller formlerne.
• Det komplette Excel -ark i en projektmappe kan hurtigt flyttes eller kopieres til en anden Excel -projektmappe.
• Tomme linjer kan fjernes permanent med en automatisk filterfunktion.
• Sletning af overflødigt indhold reducerer filstørrelsen på en Excel -fil.
• Excel -formler i en projektmappe kan konverteres til tal på én gang.
• En forhåndsvisning kan gemmes til Excel -filer.
• Ved hjælp af denne logfunktion kan du altid se klokkeslættet og personen, der ændrede celleindholdet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan kan jeg dele et Excel -regneark?

Åbn projektmappen, og klik derefter på fanen Gennemse. Naviger via "Ændringer" til udgivelsesindstillingen "Brugere har lov til at redigere områder". Vælg "Ny" i menuen Brugerrettigheder, før du definerer den delte tabel.

Hvor kan jeg finde Excels automatiske sikkerhedskopier?

Ved at aktivere funktionen AutoRecover gemmer Excel det aktuelt åbne arbejdsområde hvert tiende minut i standardindstillingen. Sikkerhedskopien skal være i den samme mappe som den originale fil.

Hvordan kan jeg deaktivere skrivebeskyttelsen til en projektmappe?

Åbn din projektmappe. Klik på "Information" i filmenuen, og deaktiver derefter feltet "Låst" i det generelle område.