Opret let formularbreve med disse instruktioner
Et par trin skal tages, før et tekstdokument opfylder de givne krav eller dine individuelle ønsker. Det kan tage tid. Men arbejdet er det værd, hvis den færdige fil i sidste ende ser tiltalende ud og også er overbevisende hvad angår indhold. Især hvis du vil sende dokumentet til forskellige modtagere eller har brug for det ved forskellige lejligheder, nyder du godt af Microsoft Word "formbreve" -funktionen. Men hvordan kan disse mailfusioner oprettes?
Opret formularbreve i Word: Praktisk assistent i Office -programmet
Antag, at du har designet en tekst helt efter dine ideer - format og sprogindstillinger samt grafik, sidehoveder, sidefødder og hyperlinks svarer til de respektive specifikationer. Du har også medtaget vigtige citater og har allerede udarbejdet indholdsfortegnelsen og kildelisten og tilføjet dem til teksten. Filen er klar og skal sendes til en lang liste med mennesker.
Hvis du skulle justere teksten for hver modtager, kunne vigtige indstillinger som sidetal eller dato ændres eller ændres automatisk. Heldigvis har Microsoft Word også praktiske funktioner til at oprette formbreve på dette tidspunkt.
En sådan funktion skal forstås som en funktion, der er integreret i Office -programmet og er tilgængelig for brugeren for at redigere en tekst. Ud over funktionen formularbrev kan du f.eks. Også bruge makroer. Med en bestemt tastekombination kan du hurtigere udføre regelmæssigt brugte kommandoer. Funktionen "Find og udskift" er også en populær funktion: Du kan bruge denne funktion til at rette almindelige fejl i et enkelt trin.
Trin for trin til mailfletning: Instruktioner og tips
Microsoft Word gør arbejdet med tekstdokumenter lettere for dig på en række måder. Dette inkluderer også serienummerbogstavets funktion. For at kunne bruge denne applikation skal du først klikke på fanen "Programmer" i menubåndet i Office -programmet. Du kan vælge mellem forskellige muligheder: Ud over breve kan andre typer dokumenter, f.eks. E-mail-beskeder eller etiketter, også produceres i serier. Selv en adressebog kan bruges som et fletningsdokument. Sådan fortsætter du, hvis du vil oprette et formularbrev:
Åbn fanen "Forsendelser" i dokumentet til fletning af mail.
Gå til "Start Mail Merge", og vælg f.eks. "Letter".
Når Word har foretaget automatiske forudindstillinger, skal du klikke på feltet "Vælg modtager".
Opret en ny liste, eller brug en eksisterende liste eller Outlook -kontakter - Word genererer automatisk individualiserede brevhoveder osv. For hver adressat.
Kontroller alt i forhåndsvisningen, og udskriv bogstaverne samlet.
Dette er en meget tidsbesparende måde at oprette og udskrive formularbreve på. Ved at gemme kontakter kan du forvente en individualiseret brugergrænseflade med det næste bogstav. Spred beskeder til kolleger, kunder, venner og familie på ingen tid.
tip: Få adgang til guiden til fletning af mail. Dette guider dig gennem oprettelsen af postfletningsdokumentet i seks trin. Dette omgår automatisk potentielle problemer, når du sender serielle e -mails. Du kan også undgå systemrelaterede fejlmeddelelser ved at definere visse indstillinger.
Oversigt over detaljer: Sådan holder du styr på tingene
For at rette fejl er det vigtigt at undersøge dokumentet i detaljer. Da du forbereder en fil, der skal sendes som et brev til mange forskellige modtagere, bør ikke kun indholdet, hilsenen og hilsenlinjen være korrekt. Når tekstelementerne automatisk oprettes, bruger guiden din datakilde, som indeholder modtagerens data. Derfor skal navnene og adresserne indtastes korrekt, så ingen adresseblok er forkert i slutningen.
For at undgå, at dokumentet indeholder fejl, er det også nyttigt at overveje datakildens format. Hvis det f.eks. Er en Excel -fil, skal du formatere tallene i felter til fletning af mail. Din opmærksomhed er påkrævet her. Det betyder, at der ikke er problemer med valutaoplysninger i formbreve. Guiden trin-for-trin understøtter dig, mens du konfigurerer den respektive side.
Enkel proces: Gem individuelle ideer, og ring dem til enhver tid
I enhver virksomhed og efter personlige ønsker kan hilsenen, modtagerens data, hilsenlinjen, men også adresseblokken placeres forskellige steder i dokumentet. Hvis du altid bruger den samme struktur, kan du f.eks. Fast forankre placeringen af hilsningslinjen i formbrevet.
Derudover kan du nummerere de serielle bogstaver, der er blevet oprettet i træk, og dermed give mere klarhed. Kravene og individuelle ønsker kan gemmes i en skabelon. Indstillingen er en af de mange funktioner i Word, der kan bruges til at forenkle og fremskynde skriveprocesser.
Ud over muligheden for at vælge mailfletningsfelter fra dine personlige datakilder og integrere dem i din tekst på få trin, kan du også bruge Microsoft Word til at indsætte oversættelser eller gemme en fil som en PDF.
Justeringer og rettelser - det er så let
Inden du gemmer et Word-dokument som en PDF, skal du kontrollere, at du vil foretage ændringer. Dette hjælper dig med at finde felter til mailfletning mere specifikt ved at fremhæve dem. Office -programmets forskellige feltfunktioner kan bruges til at indsætte elementer fra forskellige datakilder: tabeller fra Excel, tekstfelter fra andre data og grafik kan let integreres i din mailfletning.
I et eksempel kan du se, hvordan de nye moduler vil passe ind i startdokumentet. Om nødvendigt kan de tilsvarende adresser eller navne revideres.
Godt at vide: Selvom du kan oprette et formularbrev fra et normalt dokument, kan denne proces også implementeres baglæns. Omvendt kan postfletningsdokumentet også konverteres til et normalt dokument.
Seriel breve: den hurtigste måde for mange postforsendelser
Formularbreve giver mulighed for hurtigt og effektivt at generere post til forskellige modtagere. Takket være programspecifikke indstillinger får du fordel af et ensartet layout - uanset om du skriver breve, laver etiketter eller laver en anden fletning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor har du brug for et formularbrev?
Hvis der skal sendes dokumenter til forskellige modtagere, og der bruges lignende tekstelementer, er det værd at bruge serienummerfunktionen. Her kan du indsætte individuelle blokke direkte i teksten og få adgang til en datakilde, der indeholder adresser og navne på modtagerne. Dette sparer dig tid, når du opretter de individualiserede meddelelser.
Hvordan kan jeg kontrollere, om det udfyldte formularbrev passer?
Med preview -funktionen kan indholdet og formatet på et seriel bogstav tydeligt vises og kontrolleres i deres endelige version.
