At arbejde med Microsoft Office-programmer er praktisk og effektivt. Men især i Microsoft Excel kan gentagne arbejdstrin være trættende. Du kan optage og oprette såkaldte "makroer" i Microsoft Excel og andre Office-programmer, så du kan udføre disse opgaver hurtigere og endda udføre dem automatisk. Men hvad er makroer egentlig? Og hvordan formår du at lave makroer i forskellige Office-programmer?
Hvad er makroer hos Microsoft?
For at sige det enkelt er makroer små softwareprogrammer, der findes i Microsoft Office-kosmos.Ved hjælp af disse makroer er det muligt at automatisere såkaldte "rutineopgaver" . Det betyder blandt andet, at tidskrævende, tilbagevendende opgaver, som du udfører i Microsoft Excel, kan forenkles med makroer.
Udtrykket "makro" kommer fra græsk og betyder "stor" . Makroerne hos Microsoft kaldes det, fordi de betragtes som store kommandoer. Disse kombinerer igen flere små kommandoer fra softwareprogrammerne og udfører dem samtidigt, så snart instruktionen er givet. Det første trin er at finde en specifik proces til din makro, som du vil automatisere i Excel, Word eller et andet Microsoft-program.
Samling og afspilning af arbejdstrin: Sådan fungerer makroer
Det grundlæggende for makroer er, at der er en bestemt rækkefølge af arbejdstrin, der udføres på samme måde igen og igen. Med en makro skal du ikke længere selv udføre disse arbejdstrin individuelt, men kan i stedet optage dem som en film.Denne faste programmering kan derefter afspilles med en bestemt tastekombination, så dine arbejdstrin udføres automatisk og bundtet med et minimum af tid.
En makro er baseret på følgende funktionalitet:
- Du identificerer en specifik arbejdsgang, der forekommer hyppigt og bør automatiseres. En makro er f.eks. nyttig, hvis du skal blive ved med at indsætte medarbejder-, medlems- eller vendata i regneark.
- Opret nu makroen. Derved registrerer du de arbejdstrin, som du norm alt skulle udføre manuelt igen og igen. På denne måde kan Office-programmet senere få adgang til denne guide og derefter afspille den automatisk.
- Du har derefter mulighed for at køre den oprettede makro direkte med et enkelt museklik eller med en bestemt tastaturgenvej. Dette sparer dig for de mange små arbejdstrin.
| Tip: Selvom du ikke har arbejdet med Microsoft Office-programmer længe, kan makroer gøre dit arbejde lettere. For selv de mest almindelige funktioner kan forenkles med de store kommandoer. |
Hvad kan makroer bruges til i Excel?
Ved første øjekast virker emnet makroer ret abstrakt. Men ved nærmere eftersyn og med et par eksempler står det hurtigt klart, at de små softwareprogrammer kan være behjælpelige på mange områder. I Microsoft Excel-programmet kan du for eksempel oprette makroer til følgende funktioner:
- Forespørgsel efter data fra databaser
- Overfør projektmapper eller arbejdsark
- Formater tekst, celler eller diagrammer
- Tilpasning af celleindhold, links eller formler
- Sortering og filtrering af data
- Oprettelse af tabeller, PDF-filer eller grafik
- Konvertering af data
De mange store kommandoer viser: Næsten alle handlinger, der er mulige i Microsoft Excel, kan også afspilles automatisk som en makro. Men også i Microsoft Word-programmet tilbyder specielt tildelte makrotaster en lang række muligheder.
Praktisk i hverdagen: eksempler på makromuligheder i Microsoft Word
I Microsoft Word, det populære tekstbehandlingsprogram, er der også mulighed for at optage handlinger og definere dem som en makro med en specifik kommando. Applikationseksemplerne viser, at de store kommandoer kan være nyttige i hverdagen, for eksempel til:
- automatisk justering af dato eller filnavn
- Skjul individuelle elementer, for eksempel alle billeder i et dokument
- Indsæt navne, adresser eller telefonnumre i relevante felter
- beregn den gennemsnitlige længde af sætninger
- Korriger ofte snoede bogstaver
Uanset om du bruger Office-programmerne i en professionel eller privat sammenhæng: makroer kan tage noget af arbejdet fra dig. Du kan til enhver tid oprette individualiserede kommandoer, der tjener dine personlige behov.
Hvordan laver man en makro i Excel?
Oprettelse af en makro fungerer på forskellige måder. Folk, der er fortrolige med programmeringssproget, kan lave makroer hos Microsoft i de såkaldte udviklerværktøjer med VBA (“Visual Basic for Applications”).
VBA er et programmeringssprog, der bruges specifikt til Microsoft. Men selv brugere, der ikke er fortrolige med programmering, kan nemt lave makroer i Microsoft Excel eller Word.For optagelsen foregår i ganske få trin – og sparer dig for en masse arbejde med veldesignede makrotaster på tastaturet.
Oprettelse af en makro: Sådan kommer du videre
Selv uden VBA kan du nemt optage en makro i Microsoft-programmer såsom Excel. For at gøre dette finder du punktet "Udviklerværktøjer" på fanen "Vis" på båndet. I andre versioner kan fanen også indeholde sit eget "Makroer" . Når du har en idé om, hvilken funktion du vil have din makro til at udføre, skal du gøre følgende:
- På fanen Vis i området Makroer, klik på Optag makro.
- Et vindue åbnes, hvor du kan angive makronavnet. Dette giver dig et bedre overblik senere og kan fx pege på, hvad makroen gør. Hvis du ikke navngiver makroen, vil makronavnet automatisk blive nummereret.
- I vinduet angiver du også hvilken tastekombination makroen skal have. I det tilsvarende felt finder du foruddefinerede taster med betegnelserne "optionstast" og "kommandotast" (f.eks. CTRL) samt et indtastningsfelt for en anden nøgle efter eget valg. Tryk senere på alle de viste makrotaster på samme tid og giver kommandoen til at bruge makroen.
- Du kan også vælge, i hvilket Excel-område din makro skal være tilgængelig. Hvis du kun har brug for det i den projektmappe, du optager det i, skal du klikke på Denne projektmappe. Hvis du vil have adgang til det, hver gang du bruger Excel, skal du vælge "Personlig makroprojektmappe" .
- I et hvidt felt har du også mulighed for at indtaste en kort beskrivelse af makroen. Dette kan være nyttigt, hvis du ikke bruger Excel særlig ofte og gerne vil se, hvilke makroer du allerede har oprettet, og hvad de bruges til.
- Klik nu på "Ok" . Din makro vil derefter begynde at optage.
- Udfør nu præcis de arbejdstrin, som makroen senere skulle overtage for dig.
- Når du har gennemført alle arbejdstrinene, skal du blot klikke på funktionen "Stop optagelse" på fanen Makroer.
Når du har fulgt alle disse trin, vil den makro, du programmerede, være tilgængelig i Excel. Nu kan du til enhver tid bruge kommandoen ved at trykke på makrotasterne og optimere dine arbejdstrin. For at gøre dette behøver du kun de makrotaster, du har defineret.
For avancerede: Fanen Udvikler
Hvis du optager makroer ofte, er det tilrådeligt at integrere fanen "Udviklerværktøjer" i båndet. Du behøver ikke længere at gå gennem "Vis" -kortet, men kan få direkte adgang til makrooprettelse. I Office 365 skal du gøre følgende:
- I Excel skal du være opmærksom på den grønne bjælke helt øverst over dine faner. Ud over symbolerne til at gemme eller sende filen via e-mail, vil du også se tre prikker. (I andre versioner af Office kan ikonet også ligne en bindestreg med en pil ned). Klik på den lille knap.
- Nu åbner et gråt vindue, hvor du vælger tekstfeltet "Flere kommandoer" nederst.
- I vinduet "Flere kommandoer" , der nu vises, har du muligheden til venstre for at vælge mellem "Bånd (tilpas)" og "Hurtig adgangsværktøjslinje" . Klik her på kolonnen "Bånd (tilpas)" .
- På højre side vil du nu se betegnelserne for forskellige faner. Nogle af dem er markeret med et blåt flueben - det er dem, der vises for dig i Excel. Se nu efter "Udviklerværktøjer" nederst på listen og sæt endnu et blåt flueben der.
- Klik nu på knappen "OK" nederst til højre for at gemme dine ændringer.
Når du har fulgt disse trin, kan du nu finde udviklerværktøjer til Excel på dine hovedfaner. Processen i Word eller andre Office-programmer fungerer på samme måde. Med et klik på fanen vil du nu se de muligheder, der er nødvendige for at oprette makroer: "Optag makro" .
Hvordan laver man en makro i Word?
Hvis du vil programmere en makro i andre Office-programmer, såsom Microsoft Word, LibreOffice eller OpenOffice, kan du gøre dette på samme måde som Microsoft Excel. Dette bliver tydeligt ved at bruge eksemplet med Word:
- Orienter dig selv i dit bånd, og vælg fanen "Vis" .
- Der finder du "Makroer" yderst til højre. Med et enkelt klik kan du nu vælge mellem "Vis makroer" eller "Optag makroer" .
- Ved at klikke på "Optag makroer" åbnes et vindue. Indtast makronavnet, tastekombinationen og en kort beskrivelse der.
- Begynd at optage makroen ved at klikke på "Ok" .
- Ved at vælge "Stop optagelse" stopper du programmeringen af makroen, og du kan nu bruge den i Microsoft Word.
I de andre Microsoft Office-applikationer kan de individuelle visninger afvige lidt, men processen er for det meste den samme. Dette giver dig mulighed for nemt at oprette makroer uden at bruge VBA eller noget andet programmeringssprog.
Hvordan redigerer man makroer med Visual Basics?
Hvis du har optaget en makro og bruger den flere gange, er du muligvis ikke helt tilfreds. Måske vil du tilføje et trin eller ændre nogle kommandoer.I et sådant tilfælde er det muligt at redigere makroen igen efterfølgende. Dette er dog lidt mere komplekst end at lave en makro, fordi du skal bruge programmeringssproget Visual Basics (VB) til dette.
I Excel kan du få en smagsprøve på VB ved at klikke på Makroer på fanen Udvikler (vist ovenfor), vælge det relevante makronavn og derefter klikke på Rediger. Nu åbnes "Visual Basics Editor" . Heri ser du de kommandoer og arbejdstrin, som du har optaget som en makro i programmeringssproget, altså som kode. Hvis man forstår noget engelsk, er det ret hurtigt muligt at forstå VB-teksterne og eventuelt slette eller udveksle dem. Men hvis du ikke har nogen viden her, kan du blot genindspille din makro på den velkendte måde.
Konklusion: Oprettelse af makroer – intet problem med Microsoft Office
Hvis du arbejder meget med Microsoft Office-programmer, kan du forenkle meget med de store kommandoer. Når alle arbejdstrinene er samlet, kan de udføres på kort tid, når der trykkes på en bestemt tastekombination.
Særligt praktisk: Enhver Microsoft Office-bruger kan selv optage makroerne. Dette gør det muligt individuelt at bestemme, hvilke arbejdstrin der skal køre automatisk for hvilken bruger. Dette sparer dig ikke kun for en masse tid, men også unødvendig arbejdsbyrde.