Her er en praktisk måde at rydde op i din adressebog ved hjælp af Excel

Digitale adressebøger indeholder en samling af mere eller mindre konsistente kontaktdata. Nogle gange mangler hilsenen eller firmanavnet, ofte er der flere stavemåder, for eksempel til telefonnumre.

Hvis du eksporterer din adressebog til Excel, kan du hurtigt se, hvor dataposterne har huller eller endda fejl. Dette kan rettes mere bekvemt i Excel: Her er det lettere at kopiere felter, og der er også en søge- og udskiftningsfunktion.

Eksporter kontaktdata

Du kan eksportere din adressebog til Excel på følgende måde:

1. Åbn modulet kontakter.
2. I Outlook op til version 2007 kalder du kommandoen Fil → Import / eksport på. I Outlook 2010 ringer du Fil → Åbn → Importer på.
3. Vælge Eksporter til fil og klik på Yderligere.
4. Vælg filtypen Microsoft Excel 97-2003 og klik på Yderligere.
5. Vælge kontakter og klik på Yderligere.
6. Angiv, hvor og under hvilket navn Excel -filen skal gemmes, og klik på Yderligere.
7. Klik på Kortfelter. Kontroller, om felterne fra Outlook er korrekt tilknyttet felterne i Excel -regnearket. Opgaverne matcher normalt. Hvis ikke, skal du blot trække et af felterne fra det venstre vindue ind i det tilsvarende felt i det højre vindue. Når du er færdig, skal du lukke dialogen med Okay.
8. Klik på Kompletså Excel -filen genereres.

Rediger data med Excel

Åbn kontaktoplysningsfilen i Excel. Typiske inkonsekvenser, tildelingsfejl og forskellige stavemåder kan hurtigt identificeres i tabellen. Ofte mangler hilsenerne, nogle gange er dele af navnet tildelt forkert:

Her kan du blot kopiere og indsætte kolonnen hilsen udfyld de korrekte hilsner og korriger forkerte opgaver ved hjælp af træk og slip.

Med kommandoen Søg og udskift rette forskellige stavemåder på telefon- og faxnumrene. For at gøre dette skal du markere de tilsvarende kolonner, før du kalder kommandoen for at begrænse søgningen til dem. På denne måde kan du også indsætte landekoden (+49 for Tyskland) foran telefonnummeret og fjerne det første nul fra områdenummeret.

For at forhindre telefonnumre og postnumre i at blive ændret ved utilsigtet celleformatering (f.eks. Ved at tildele et datoformat), blev disse felter efterfulgt af en apostrof, når de eksporterede fra Outlook. Excel fortolker disse tal som tekst og ikke som numeriske værdier. Når du søger i Excel, må du ikke indtaste den foregående apostrof, ellers finder Excel ikke søgeudtrykkene.

Når du er færdig med at redigere, skal du gemme Excel -filen i formatet Excel 97-2003 projektmappe og luk den.

Importer kontakter igen

Du kan eksportere den ændrede Excel -fil tilbage til Excel på følgende måde:

1. Kald kommandoen i Outlook op til version 2007 Fil → Import / eksport eller i Outlook 2010 Fil → Åbn → Importer på.
2. Vælge Import fra andre programmer eller filer og klik på Næste.
3. Vælg filtypen Microsoft Excel 97-2003 og klik på Yderligere.
4. Vælg Excel -filen. Under Muligheder vælge Dubletter på grund af importerede elementer udskiftes. Klik derefter på Yderligere.
5. Vælg som målmappe kontakter og klik derefter på Yderligere.
6. Klik på Kompletså dataene importeres.