Med disse trin kan du skrive en Outlook-e-mail på kort tid
At skrive e-mails er en del af de fleste menneskers hverdag. Det er blevet normalt at udarbejde personlige eller forretningsmails, da fordelene ved e -mailkommunikation er indlysende. Frem for alt er det svært at slå hastigheden, hvormed en besked når modtageren. Ud over de velkendte messenger-tjenester som WhatsApp eller Telegram er e-mail stadig et af de vigtigste og mest accepterede internationale kommunikationsmidler.
Dette skyldes også, at der er en lille indsats forbundet med at sammensætte en e -mail. Næsten alle har i øjeblikket deres egen e -mail -adresse. Det mest kendte e-mail-kommunikationsprogram er Microsoft Outlook. Både i sin betalte version til Windows -computere og i den gratis version på tablets og smartphones bruges den af millioner af brugere hver dag. Ud over den konventionelle skrivning af e-mails kan beskeder i Outlook også oprettes fra en skabelon. Det er også muligt at gemme tekstmoduler og indsætte dem i e-mails for at designe e-mails mere effektivt.
Videotutorial: hvordan man skriver og sender en e -mail i Outlook
Skriv en e -mail i Outlook - sådan fungerer det
Hvis du vil skrive en e-mail i Microsoft Outlook, skal du navigere til fanen "Start" i det første trin. I det øverste menuområde på fanen "Start" finder du knappen "Ny" under " Ny ”knap.
Efter at have klikket på feltet "Ny e-mail", åbnes et nyt vindue. I meddelelsesvinduet kan du skrive og sende en ny mail.
Hvis du vil skrive en besked på et andet brevpapir, skal du vælge knappen "Nye varer" i stedet for "Ny e-mail".
I indstillingen "E-mail-besked med> Andet brevpapir" kan du åbne og gemme et andet brevpapir som baggrund for mailen.
Markeringsfelterne "Fra", "Til", "Cc" og "Bcc" og emnet er afgørende for sammensætning af en ny besked. Følgende betydning er skjult bag de enkelte felter og forkortelser:
|
Mark |
betyder |
|
fra |
I feltet "Fra" skal du indtaste den e -mail -konto, hvorfra din besked skal sendes. Hvis du administrerer flere konti i Outlook, kan du vælge fra hvilken konto e-mailen skal sendes. |
|
På |
Modtagerens e -mail -adresse skal indtastes i feltet "Til". Navnenes rækkefølge ved valg af e-mail-adresser kan vises alfabetisk i feltet "Til". Tip: Microsoft Outlook registrerer alle indtastede e-mail-adresser i den såkaldte automatisk komplette liste. Fra de gemte oplysninger foreslår softwaren passende adresser, når du indtaster dem. Gratis værktøjer kan hjælpe med at redigere den automatisk komplette liste. |
|
Cc |
Forkortelsen "Cc" betyder bogstaveligt talt "carbon copy" og står for kopi på tysk. Hvis en modtager modtager en besked i Cc, bliver det klart, at han ikke er hovedmodtageren. |
|
Bcc |
"Bcc" feltet betyder bogstaveligt talt "blind carbon copy." Det engelske udtryk kan oversættes som "skjult eller usynlig carbon copy". Hvis der er angivet en e-mail-adresse i Bcc-feltet, kan andre modtagere af meddelelsen ikke se, hvem e-mailen blev sendt til. Hvis du i eftertid vil vide, hvilke adressater der har modtaget en e-mail fra dig i Bcc, skal du navigere til feltet "Detaljer" i e-mail-egenskaberne. |
|
reference |
Emnet for en mail viser emnet eller den "røde tråd" i meddelelsen. Det er en god form at udfylde feltet "Emne" med en forståelig overskrift. Hvis der ikke indtastes noget emne i en meddelelse, kan dette resultere i, at mailen bliver identificeret og sorteret som uønsket mail af modtagerens spamfilter. Med en forståelig identifikator eller en forkortelse i emnet kan du vise modtageren meddelelsens betydning. Forkortelser angiver, at dette udelukkende er en infomail, en forespørgsel eller en ordre. |
Ud over de nævnte felter, som er afgørende for afsendelse af en besked, har hver e-mail brug for specifikt indhold.
Dette kan indtastes individuelt i tekstfeltet i meddelelsen. Med et klik i tekstfeltet vises markøren på den første linje på skærmen. Som et resultat kan e-mailen specifikt sammensættes med tekst eller andre stilelementer. Følgende formateringsindstillinger er tilgængelige for dig under fanen Besked:
Kopier billeder og tekst fra udklipsholderen
Du kan kopiere elementer, tekst eller billeder fra udklipsholderen og samtidig vælge at kopiere tekstens format, for eksempel skrifttypen, til din e-mail. Billeder og grafik kan indsættes i teksten eller vedhæftes e-mailen som vedhæftet fil. Hvis billedet er for stort og har en filstørrelse på flere megabyte, kan du reducere filstørrelsen i Outlook. Dette fungerer ved at markere det billede, der skal indsættes, og redigere billedvedhæftningerne på fanen "Information" på fanen "Fil". Med et klik på markeringsfeltet "Juster størrelsen på store billeder, når du sender beskeden," reduceres filen automatisk.
Integrer påmindelser for modtagere i e -mails og citer korrekt
Kommandoen "Flag for modtagere" på fanen "Besked" er et passende værktøj, som du kan bruge til automatisk at minde modtagere om at svare dig. Denne procedure sparer dig for en eller flere påmindelses -e -mails.
I stedet for at citere hver e-mail fuldt ud, når du besvarer og vedhæfter indholdet, kan du i Outlook angive, at kun den sidste e-mail er vedhæftet. Denne type afsendelse af e -mails er i mange tilfælde mere effektiv og hjælper med at holde tingene klare.
Den forudindstillede forkortelse "FW:", som står for "Frem" i e-mail-kommunikation, kan ændres, og den originale tekst kan identificeres, f.eks. Ved indrykning eller specialtegn.
Menuen "Tekst" - kommandocentralen for individuel formatering
Hvis du indtaster personlig tekst i tekstfeltet, finder du forskellige knapper i menuen "Tekst" for at formatere teksten. Ud over at vise tekst med "fed", "kursiv" og understrege teksten, kan du indsætte punkttegn eller nummerering. Du kan også beslutte, om din tekst skal være centreret, højrejusteret, begrundet eller venstrejusteret, og hvilken farve og skrifttype der skal bruges. Hvis Outlook sletter linjeskiftet i almindelige tekst-e-mails uden HTML-formatering, hjælper en ændring af indstillingerne med at løse dette problem.
Menuen "Indsæt" - vedhæft vedhæftede filer og visitkort til meddelelser
I menupunktet "Indsæt" kan du tilføje en fil eller et element som vedhæftet fil til din e-mail. Du kan også sende modtagne e-mails som en vedhæftet fil. Dette kan være vigtigt, når du sender e -mail til forretningsdokumenter i PDF -format eller vigtige tegninger.
Hvis du vil sikre, at hver person, som du korresponderer med via e-mail, har dine aktuelle kontaktoplysninger, kan du automatisk få denne vedhæftet hver e-mail i form af et digitalt visitkort (vCard) og sendt sammen med den. Derudover har du mulighed for at administrere dine signaturer i menupunktet "Indsæt". En signatur er et tekstafsnit i slutningen af e -mailen, der indeholder oplysninger om afsenderen. Lovgivningen kræver underskrifter i forretningsmails.
Hvis du også vil indsætte den aktuelle dato i en e -mail, kan du indsætte denne med tastaturgenvejen ALT + SKIFT + D.
Markering og indstilling af e -mailens relevans
I Microsoft Outlook er det muligt at markere individuelle meddelelser med en relevansnote. E -mails med stor betydning vises separat til modtageren. På trods af denne identifikator er der ingen garanti for, at e-mails, der er markeret på denne måde, behandles hurtigere af adressaten. Af denne grund er det et spørgsmål om tvist, om markeringen "høj betydning" giver mening, eller om en personlig opfordring til et tidskritisk spørgsmål er mere produktivt.
Stavning og tegnsætning - indbyggede værktøjer til professionel copywriting
Ud over indstillingerne på fanen "Besked" giver fanerne "Indsæt" og "Formater tekst" yderligere muligheder for at tilpasse din besked.
Når du skriver en tekst, er det også vigtigt, at stavningen og tegnsætningen i teksten er professionaliseret. Udtryk eller komma -fejl distraherer og har en negativ effekt på modtageren. Af denne grund kan du få teksten markeret automatisk i fanen "Check" under menupunktet "Stavning og grammatik".
Hvis du vil have emnet inkluderet i rettelsen af stavekontrollen ud over teksten, skal du angive dette i Outlook -indstillingerne.
For ældre Outlook -versioner var Duden -korrektionen tilgængelig som et professionelt korrektionsprogram som et alternativ til den integrerede stavekontrol.
Fanen "Gennemgang" giver også mulighed for at få teksten læst op eller oversat af computeren. Synonymordbogen hjælper dig med at finde meningsfulde synonymer til overflødige ord og udtryk.
Send e-mails til modtagere ved hjælp af knappen "Send"
Når du har skrevet og kontrolleret teksten i din besked fuldstændigt, skal du sende den i det sidste trin. Dette gøres i tekstvinduet ved at klikke på feltet "Send". Hvis du ikke er sikker på, om meddelelsen skal sendes på dette tidspunkt, kan du alternativt aktivere funktionen til automatisk gemning.
Efter at have klikket på feltet "Send" uden at aktivere funktionen til automatisk gemning, vil din besked være i modtagerens indbakke inden for få sekunder.
Tip:
Det kan ske, at en e-mail ikke når frem til modtageren, efter at den er blevet sendt. I de fleste tilfælde modtager du en fejlmeddelelse fra tjenesteudbyderen. I et sådant tilfælde har alle tidligere og nuværende versioner af Microsoft Outlook mulighed for at videresende e-mailen på få trin. Dette fungerer ved at klikke på knappen "Send denne besked igen" under fanen "Besked".
Hvis der ikke sendes e-mails, når du er i udlandet, kan det skyldes forkerte kontoindstillinger. I dette tilfælde er det nyttigt at kontrollere indstillingerne og SMTP -porten.
Resumé
For mangeårige brugere af Microsoft Outlook såvel som for uerfarne brugere er det let at skrive en e-mail med Microsoft Outlook og sende den til en modtager. På fanen "Hjem" fører knappen "Ny e-mail" til tekstvinduet for en ny besked. Dette kan formateres individuelt og professionaliseres med links, billeder og en signatur. Yderligere faner og muligheder garanterer, at e-mails til enhver tid kan sammensættes og overføres specifikt. På denne måde er kompetent kommunikation via e-mail mulig i både et professionelt og et privat miljø.
