Tilpas Outlook - tips og indstillinger

Du kan bruge disse tip til at tilpasse din Outlook

Som softwarebruger er det vigtigt at foretage personlige indstillinger og løbende tilpasse et program. Dette gælder for Microsoft Outlook såvel som for andre applikationer, der regelmæssigt bruges i professionelle eller private omgivelser.

Specifikke indstillinger i Outlook er vigtige for hele tiden at kunne se, hvem der har skrevet en e-mail, og fra hvilken enhed den blev sendt. Derudover ønsker hver Outlook -bruger at kunne bruge programmet effektivt og funktionelt.

Den grundlæggende tilpasning af desktopversionen af Microsoft Outlook begynder med installationen. En Microsoft -konto er påkrævet for at bruge Outlook. Microsoft Outlook skal være forbundet til Microsoft -kontoen under den første installation. Indstillingerne kan til enhver tid ses og ændres ved at navigere til fanen "Fil" og derefter klikke på menupunktet "Kontokonto".

Mobilversionen af Microsoft Outlook til tablets eller smartphones er gratis og behøver ikke at blive tilpasset i forhold til en Office -konto.

Tilpas Outlook - praktiske muligheder, der sparer tid

Ud over Office -kontoen, som ikke er tilgængelig i desktopversionen, er der andre muligheder for at tilpasse Microsoft Outlook. Følgende muligheder og funktioner er tilgængelige for dig til at tilpasse softwaren med hensyn til initialer, dit navn og andre indstillinger. Ud over den grundlæggende visning af læseområdet eller links på skrivebordet er der utallige andre funktioner og muligheder tilgængelige.

For eksempel kan du vælge at få vist både din indbakke og din kalender samtidigt. Hvis du arbejder mange timer om dagen med Outlook og bruger en stor skærm i høj opløsning, kan det være fornuftigt at holde to Outlook-vinduer åbne ved siden af hinanden. På denne måde er tekst bedre repræsenteret og afkoblet fra andre funktioner. For eksempel kan du åbne kalenderen eller adressebogen og indbakken i det næste felt. Denne personalisering af udsigten giver dig et bedre overblik og giver dig mulighed for at arbejde mere effektivt.

Situationen er den samme som standardmappen for vedhæftede filer. Windows 10 -downloadmappen foreslås normalt som standardmappe.

Tilpas værktøjslinjer og links - sådan fungerer det

Outlook har to værktøjslinjer med knapper til vigtige funktioner som standard:

• Standardværktøjslinjen.
• Den udvidede værktøjslinje.

Sammensætningen af standardværktøjslinjen afhænger af det respektive Outlook -modul. Som med alle andre Office -programmer kan det tilpasses ved at tilføje yderligere knapper til menukommandoer til værktøjslinjerne. Grundlæggende kan du tilpasse alle værktøjslinjer i Outlook og skræddersy den til dine egne behov. Dette er nyttigt for at kunne arbejde mere effektivt og på en mere målrettet måde.

Situationen er den samme som genveje, som du kan integrere på Windows -skrivebordet eller i menuen Start for at starte et bestemt Outlook -modul. Brugere, der arbejder med flere profiler i Outlook, kan bruge en kommando i kommandoprompten til at beslutte, hvilken profil Outlook skal startes med. Hvis du vil hente din Outlook oftere med de samme startparametre, er det tilrådeligt at oprette en tilsvarende genvej på skrivebordet.

Fanen Fil: Tilpas automatiske svar, og tag på ferie i fred

Out -of -office -assistenten i Outlook er vigtig for problemfri kommunikation. Hvis du ikke kan sende eller modtage beskeder inden for en bestemt periode, er funktionen "automatiske svar" målrettet og effektiv. Hvis du modtager en e-mail, vil afsenderen automatisk blive informeret om, hvor længe du ikke vil være tilgængelig, og hvem der vil erstatte dig. Den personlige "automatiske svar" -funktion garanterer, at kunder, interesserede parter eller kolleger til enhver tid informeres om et fravær, f.eks. På grund af en ferie.

Tilpasning af skrifttyper i Outlook er ikke svært

En af de mest populære tilpasningsmuligheder i Outlook er at tilpasse standardskrifttyperne. Alle har forskellige ønsker om udseendet af deres budskaber. Af denne grund er det fornuftigt at tilpasse skrifttyperne eller andre stilistiske enheder. Det er ikke svært at gennemføre ændringer. Hvis du arbejder uden en skabelon, kan skrifttypen let justeres i fanen "Besked" i menuen "Tekst".

Hvis der bruges formatskabeloner, skal skabelonen ændres én gang. Derudover er der forskellige menuindstillinger til ændring af skrifttypen i skabeloner afhængigt af den anvendte Outlook -version.

Tip:

Afhængigt af indstillingen modtager du e-mails enten i ren tekst eller i html-format. Hvis du hurtigt vil skifte til HTML -format for at se detaljerne i en e -mail, kan du gøre dette med tastaturgenvejen ALT + SKIFT + H.

Tilpas visningsindstillinger i Outlook - indstil Outlook, som du vil

Ud over standardvisningen i Outlook har du andre praktiske muligheder for at dele skærmen og vise mails. Eksempelvis har preview -vinduet i Outlook en unik mulighed. Indholdet af de e-mails, der er valgt i indbakken, vises her i kompakt form, uden at du behøver at åbne e-mailen med et dobbeltklik.

Tilpassede visninger kan nulstilles når som helst i Outlook. Dette kan gøres manuelt eller alternativt med en Windows -kommando. Samtidig kan du placere forhåndsvisningsvinduet individuelt og vise det til højre eller under meddelelseslisten, for eksempel.

På trods af den brugervenlige visning gennem et forhåndsvisningsvindue har nogle brugere principielt besluttet at slukke forhåndsvisningen i Outlook. Baggrunden for dette er risikoen for, at en virus eller malware automatisk får fat i dit system, før en ondsindet mail åbnes. Hvis du vil være på den sikre side, kan du slukke for forhåndsvisningsvinduet, forhindre indlæsning af eksterne billeder og indhold eller tillade, at HTML -e -mails kun vises i almindeligt tekstformat.

Brug færdige visningsmuligheder og juster navigationsområdet - sådan fungerer det

Brugere af de første Outlook-versioner satte pris på de mange færdige visningsmuligheder, der ikke længere er tilgængelige i Outlook 2010 eller den aktuelle version Outlook 365. For eksempel kan du kun vise de ulæste meddelelser i den aktuelle mappe. Muligheden for at begrænse visningsperioden og for eksempel primært at vise e-mails fra de sidste syv dage var også nyttig. På trods af manglen på forudindstillinger i de nyere versioner kan elskede visninger defineres og gemmes i Outlook 2010 og senere versioner.

Grundlæggende er det også tilrådeligt at tilpasse Outlook -navigationsområdet til din personlige måde at arbejde på. Blandt andet kan du vise og skjule navigationslinjen, bruge tastaturgenveje til hurtigt at skifte til en anden menu eller angive en anden startmappe. Som i indbakken kan du også slå et læseområde til for dine noter. I dette tilfælde viser Outlook indholdet af den aktuelt valgte note i den nederste halvdel af vinduet.

Indstil kalender, opgaver og aftalefunktioner til dine behov

Du kan også tilpasse kalenderen i Outlook og blandt andet angive rækkefølgen af farvekategorierne til markering af aftaler. For at oprette en aftale skal du klikke på feltet "Etiket" i aftaledialogen og vælge den relevante farve. Du kan få mødeforespørgsler automatisk slettet fra din indbakke, så snart du har besvaret dem. Denne indstilling er som standard aktiveret i Outlook og kan enten deaktiveres eller aktiveres.

Under alle omstændigheder bør du udvide linket til filsystemet i navigationslinjen. Med nyttige links kan du integrere mapper på harddisken eller filer, der kræves regelmæssigt. Med disse genveje tilpasser du Outlook bæredygtigt.

Definer regler for automatisering af Outlook

Outlook giver mulighed for at bruge regler og makroer til at automatisere Outlook. Regler bør tilpasses i Outlook. Du definerer alle regler i Outlook under fanen "Fil" i menupunktet "Regler og meddelelser".

Aktiver skrivebordsunderretninger i Outlook

Hvis du vil blive informeret om indgående e-mails fra Outlook, kan du blot aktivere skrivebordsmeddelelsen. Hvordan gør man det:

1. I Outlook op til version 2007 kalder du kommandoen "Værktøjer, regler og meddelelser". I Outlook 2010 skal du gå til "Administrer filer, regler og meddelelser".

2. Vælg reglen, og klik på "Skift regel" og derefter på "Rediger regelindstillinger".

3. Klik på "Næste" for at gå til dialogboksen, hvor du kan vælge handlingerne.

4. Her aktiverer du indstillingen "Vis skrivebordsmeddelelse" (samt "Anvend ikke yderligere regler", hvis denne mulighed ikke allerede er aktiveret).

5. Klik derefter på "Afslut".

Reglerne tilpasses ved, at de kun udføres efter din instruktion i stedet for automatiseret applikation. Hvis du vil køre regler manuelt, skal du fjerne markeringen foran regelnavnet i "Meddelelsesregler".

Du kan også bruge regler til automatisk at sortere din indbakke. I dette tilfælde tildeles mails, der opfylder visse kriterier, til foruddefinerede kategorier. Automatisk arkivering er en af de vigtigste regelbaserede funktioner i Outlook. I princippet kan det tilpasses specifikt. Navnene på arkiver kan om nødvendigt ændres for at undgå afskedigelser og for at bevare overblikket. Makroer kan også køres for automatisk at flytte en e-mail, der indeholder et foruddefineret søgeord.

Bevar klarheden i Outlook - hvor let er det

Derudover kan du vælge indstillinger for individuelle Outlook-moduler, f.eks. Til e-mails eller til individuelle mapper i indbakken, som afviger fra standardindstillingerne. Funktionen “Journal” er for eksempel interessant. Med journalfunktionen kan du spore elementer såsom e-mail-beskeder eller møder i Microsoft Outlook. Du kan også holde styr på andre Microsoft Office -filer, f.eks. Word -dokumenter. På trods af sin merværdi er journalfunktionen hukommelseskrævende. Hvis du ikke vil bruge journalfunktionen eller ikke længere vil bruge den, er det tilrådeligt at slukke den. Som følge heraf forbliver PST -filen overskuelig med hensyn til dens størrelse.

Sammenfattende er klarhed afgørende for succes i Outlook. Indbakken, kalenderen, adressebogen og andre funktioner understøtter kun det daglige arbejde, hvis de præsenteres effektivt og forståeligt. For at opnå dette kan du bruge musen til manuelt at justere bredden på kolonnerne i tabelvisningerne, f.eks. I aftalekalenderen.

Tilpas postkassen og den indgående og udgående mail - hvilke indstillinger giver mening

Ud over at tilpasse visningen er et af de vigtigste trin at tilpasse indbakken i Outlook og tilpasse designet. I Outlook har du mulighed for i indbakken at definere, hvor ofte e-mails skal hentes. I stedet for at ringe op til meddelelser hvert 15. minut, er det fornuftigt at forlænge tidsrummet for at kunne arbejde længere uforstyrret.

Grundlæggende kan det erklæres, at det er vigtigt at bruge Outlook som et arbejdsværktøj og ikke at lade Outlook afbryde dit arbejde. Enhver, der arbejder koncentreret om en opgave, bør fjerne alle former for forstyrrelser eller minimere dem så meget som muligt for at fremme effektivt arbejde. De forstyrrende faktorer kan omfatte indgående e-mails eller skrivebordsmeddelelser, når de modtager e-mails. Tilpasningen af tidsintervaller, toner og meddelelser i indbakken er afgørende for hver Outlook -bruger.

Outlook -brugere, der ønsker at ændre server timeout i POP3 -konti, skal foretage denne type tilpasning i registreringsdatabasen, da systemet giver en server timeout på op til 10 minutter.

Tilpas og automatiser læsekvitteringer - det sparer dig tid

Hvis indgående meddelelser indeholder læsekvitteringer, øger dette bevidstheden. Hvis du modtager læsebekræftelser for ofte på samme tid, for eksempel i tilfælde af en seriel mail, kan du slukke for skærmen i Outlook eller alternativt sende læsebekræftelser automatisk. Begge muligheder kan være nyttige for at blive forstyrret sjældnere i arbejdsgangen i løbet af dagen. I de ældre Outlook -versioner 2000, 2003 og 2007 skal læsekvitteringen deaktiveres på en anden måde i historikindstillingerne.

Tilpas visitkort og gem vedhæftede filer automatisk - hvorfor det er vigtigt

Outlook-brugere sætter pris på muligheden for at vedhæfte visitkort med deres specifikke afsenderoplysninger til e-mails. Individuelt tilpassede visitkort med korrekte kontaktoplysninger er vigtige, så modtagerne kan kommunikere professionelt med dig og uden indblanding. Det er også interessant at bruge indstillingen "Opfølgning" til at personliggøre emnet for en besked med rødt. Vigtige meddelelser læses hurtigere af modtageren, fordi de vises i en bestemt farve.

Hvis du modtager et stort antal meddelelser med vedhæftede filer, f.eks. Fakturadokumenter eller tegninger, dagligt eller ugentligt, kan du bruge det gratis AutoSave -værktøj op til Outlook 2007. For den nuværende version af Outlook 365 er Outlook Attachement Extractor et alternativt eksternt værktøj, som vedhæftede filer automatisk cachelagres baseret på regler.

Fjern eller minimer yndlingsmapper, og tilpas hurtigadgangslinjen

Microsoft Outlook viser en favoritmappe i navigationslinjen over e-mail-mappen. Hvis denne mappe ikke bruges, kan den fjernes eller minimeres fra versionen af Outlook 2007. I Outlook 2007 og i alle efterfølgende versioner er der to afprøvede måder at minimere mappen på. På denne måde sparer du plads og sikrer klarhed i din mappestruktur.

Hurtigadgangslinjen i Outlook og i andre Microsoft Office -softwareprogrammer er værdsat af brugerne, fordi den understøtter effektivt arbejde. Det er muligt at tilpasse denne hurtigadgangslinje med blot et par klik. For at gøre dette skal du klikke på symbolet i hurtigadgangslinjen: "Linje / pil ned."

Som følge heraf åbnes et markeringsvindue, hvor du kan integrere yderligere funktioner i hurtigadgangslinjen. Sæt et flueben foran en af kommandoerne for at tilføje den tilsvarende knap til linjen. Fjern omvendt markeringen foran kommandoer, som bjælken ikke må indeholde knapper til.

QuickSteps - udnyt bedst muligt de effektive hjælpere i Outlook

QuickSteps leveret som Smarttools siden versionen af Outlook 2010 skal tilpasses, før de kan bruges første gang, så de kan bruges effektivt. Du kan finde QuickSteps i fanen "Start".

Ud over de færdige hurtige trin, f.eks. "Team-e-mail" eller "Udført", kan der tilføjes andre individuelle hurtige trin, der tilpasser og forenkler arbejdet med Outlook.

Tilpasning af udskriftsformater til dine egne specifikationer sparer tid og penge

Outlook tilbyder en bred vifte af muligheder og funktioner til tilpasning af udskriftsformatet til et dokument. Især når flere medarbejdere arbejder med en computer, kan dette føre til problemer og trykfejl. For at minimere forkerte udskrifter er det nyttigt at nulstille udskriftsformatet til standardværdierne, før der udskrives igen. Dette kan gøres med blot et par klik i Outlook -indstillingerne.

Tilpas opgavelinjen og navigationsområdet for at fokusere på det, der er vigtigt

Opgavelinjen i Microsoft Outlook viser normalt en datonavigator samt de aktuelle aftaler og opgaver.

I dette tilfælde betyder personalisering at prioritere vigtige ting, så vigtige aftaler og opgaver aldrig bliver glemt.

Hvis du ikke har meget plads på din skærm eller ønsker at bringe dine e -mails i forgrunden, kan du minimere navigationslinjen i Outlook. I dette tilfælde er knapperne, du bruger til at vælge de forskellige Outlook -moduler, i form af ikoner.Dette garanterer, at der er mere plads til at læse e-mails. Indstillingerne kan vendes efter ønske.

Dette gælder også for de populære og praktiske skrivebordsunderretninger. Disse indstilles til en maksimal varighed på 30 sekunder. Hvis du vil øge visningen ud over dette maksimale område, skal du gribe ind i registreringsdatabasen for denne type tilpasning.

Vis tabeller individuelt i Outlook - på denne måde bevarer du klarheden

Microsoft Outlook er:

• I indbakken,
• I kalenderen,
• I adressebogen og
• Til andre funktioner

struktureret som et bord. Tabeller garanterer en klar præsentation. De tabeloversigter, f.eks. I indbakken, kan justeres manuelt med musen med hensyn til kolonnernes bredde.

Tilpas integrerede navigationsprogrammer

Microsoft Outlook giver dig mulighed for at åbne et gadekort i Microsofts Bing -kort for en kontaktperson ved hjælp af knappen "Tildel". Dette viser kontaktens adresse. Visningen af vejkortet kan vælges, så snart du har indtastet en postadresse til kontakten i Outlook.

Opret eller rediger formularer - sådan tilpasser du korrekt

At arbejde med formularer i udviklerværktøjerne i Microsoft Outlook er ikke en hverdag.

Hvis du f.eks. Vil oprette en formular til en opgave, giver Outlook dig mulighed for at tilpasse formularen i udviklerværktøjerne. Når du tilføjer felter til din formular, placerer Outlook automatisk inputfeltet og etiketten sammen. Så snart du klikker på et af de to elementer på et senere tidspunkt, vælges kun dette element. For at flytte begge elementer på samme tid er det fornuftigt, hvis du forbinder begge elementer med hinanden. Dette gøres med "Gruppen".

Resumé og konklusion: Hvis du personliggør Outlook, sparer du tid og arbejder mere produktivt

Ligesom alle har en personlig smag, når de vælger deres boligindretning, bør Microsoft Outlook også være specielt designet og tilpasset af hver bruger. Softwareapplikationens funktioner bør tilpasses den respektive bruger og dennes behov. Personlige menulinjer, en individuelt tilpasset indbakke og andre softwareindstillinger er vigtige for at kunne arbejde så effektivt og effektivt som muligt.