Outlook: At kende og bruge tips og tricks

Vi har alle oplysninger til dig!

Microsoft Outlook er et af de mest berømte og effektive kommunikationsprogrammer på softwareapplikationsmarkedet. Ud over de velkendte funktioner, såsom at ændre en skrifttype eller farve, tilpasse formatering, starte stavekontrollen eller åbne kalendervinduet, er der andre insider-tips og tricks, som hver bruger bør kende. Disse tips og tip gør det muligt for Outlook -brugere at få mest muligt ud af Outlook for at kunne betjene Outlook hurtigere og mere præcist.

Tips og tricks til Outlook

Grundlæggende står hver bruger over for spørgsmålet om, hvorvidt de skal bruge et betalt kommunikationsprogram som Microsoft Outlook, eller om de er tilfredse med gratis applikationer som Microsoft Mail eller Mozilla Thunderbird. Hvis du har besluttet Microsoft Outlook, opstår spørgsmålet også, om du skal købe Outlook eller Office i 32 eller 64 bit versionen.

Dette er et principspørgsmål, og hvor kraftig den anvendte computer er. Med en 32-bit version kan der maksimalt installeres 4 GB RAM. Derimod understøtter et 64-bit operativsystem et betydeligt højere RAM og har dermed et højere ydelsesniveau. Som regel kan der bruges 8 GB, 16 GB eller mere RAM.

Brugere kan finde vejledninger til alle programmer og funktioner i Outlook og ud over alle andre softwareprogrammer fra Microsoft på Internettet på følgende link: docs.microsoft.com/de-de/.

Start Outlook hurtigere og reducer datafilens størrelse

Dagligt arbejde med Outlook er sjovt, når programmet fungerer hurtigt og uden funktionsfejl. Hvis softwareapplikationen starter langsomt og langsomt, kan der være for mange eller for langsomme tilføjelser at bebrejde. I dette tilfælde er det vigtigt at fjerne unødvendige tilføjelser for at fremskynde systemet igen.

Store PST- eller OST -filer kan også bremse et system og kommunikation med Microsoft Outlook. Af denne grund er det fornuftigt at kontrollere størrelsen på PST -filen med jævne mellemrum. Alle oplysninger og indstillinger fra Outlook gemmes som en post i en PST- eller OST -fil. Filens størrelse kan reduceres ved på anden måde at gemme eller arkivere mapper eller store volumenfiler.

Efter en større handling, hvor filer kontrolleres og slettes, krymper datafilen muligvis ikke i størrelse på samme tidspunkt. Dette skyldes, at Outlook ikke umiddelbart rydder op i datafilen, efter at oplysninger er slettet. Alternativt kan komprimeringen af datafilen også startes manuelt. Denne procedure gør det muligt at udføre nødvendige sikkerhedskopier hurtigere. Derudover starter Outlook hurtigere.

Vigtig: Kontroller "Sendte varer" -mappen løbende. I mange tilfælde indeholder den en enorm mængde data og vedhæftede filer, der ikke er absolut nødvendige. Hvis du vil spare lagerplads, kan det være effektivt at delvis tømme mappen "Slettede varer".

Det kan også være interessant og praktisk at registrere og evaluere de gange, du arbejder med Outlook. At vide, hvor længe arbejdstrin tager, kan være vigtigt, ikke kun for selvstændige, freelancere eller arbejdsgivere. Privatpersoner drager også fordel af evalueringen af oplysningerne, som let kan overføres til Microsoft Excel.

E-mails og e-mail-trafik: tips til et bedre overblik og effektivitet

Der er mange tips og tricks derude i forbindelse med at skrive og sende e -mails og generel e -mail -trafik. Vidste du f.eks., At du med Outlook kan lukke alle vinduer på én gang?

• I Outlook op til version 2007 kalder du Fil → Alle elementer tæt på.
• I Outlook 2010 skal du tage kommandoen Vis → Vindue → Luk alle varer.

Disse kommandoer lukker i øvrigt ikke kun beskeder, men også alle andre Outlook -vinduer. Hvis du endnu ikke har gemt ændringer i et af vinduerne, giver Outlook dig mulighed for at gøre det.

Et andet vigtigt tip til Outlook er at tilføje emnet til indbakken bagefter. Tilføjelse af emnet til en meddelelse senere kan være nyttigt for at kunne søge efter e-mailens indhold mere effektivt og hurtigere i fremtiden. I tilfælde af e-mails, der sendes med eller uden et kort emne, er det fornuftigt at ændre emne senere.

Gør Outlook klart - sådan fungerer det

Klarhed er dybest set et vigtigt spørgsmål i Outlook. For eksempel undrer mange brugere sig over, hvordan du kan holde styr på mange beskeder og adskille det vigtige fra det uvæsentlige. En måde er at tilpasse visningerne i Outlook. Målet med enhver ændring i indstillinger bør være, at indbakken er overskuelig. E-mail-behandlingseffektivitet kan også omfatte automatisk sortering af indbakken i kronologisk rækkefølge. Denne procedure gør det f.eks. Muligt efter et langt fravær fra ferie, at Outlook kan åbne den næste ulæste e-mail i stedet for den næste læste besked.

Funktionen med at vise meddelelser for hver modtager eller generelt vise relaterede e-mails sammen kan også være afgørende. De vigtigste indstillingsmuligheder findes i menuen "Vis".

Insider tip:

I Outlook kan du også bruge visningsindstillingerne til at vise det samlede antal meddelelser i mappen i stedet for antallet af ulæste meddelelser i indbakken.

Åbn en ny e -mail - hvor som helst, når som helst

Dobbeltklik på en ledig plads i en mappe eller i indbakken for at åbne et vindue, hvor du kan skrive en ny e-mail.

Dette fungerer dog kun i ledige stillinger under e-mail-listen-ellers åbner Outlook den e-mail, som du klikker på. Du kan dog skjule e-mail-listen ved at klikke på plusikonet ud for den kolonne, der i øjeblikket grupperes i Outlook op til version 2007. I Outlook 2010 skal du minimere listen ved at klikke på den sorte trekant ved siden af den grupperede kolonne.

Send indholdet af udklipsholderen som en e-mail

Har du skrevet noget i Outlook eller i et andet program og vil sende denne tekst som en e-mail (eller som en del af en e-mail)?

1. Vælg tekstafsnittet, og kopier det til udklipsholderen med Ctrl + C.
2. Skift til Outlook (uanset hvilket modul der i øjeblikket er åbent).
3. Tryk på Shift + Ins - Outlook åbner et nyt e -mail -vindue og kopierer indholdet af udklipsholderen til det.

Hvis der ikke vises et e-mail-vindue, skal du klikke på et hvilket som helst element i Outlook-vinduet (dette kan også være en aftale eller en kontakt) og trykke på Shift + Ins igen.

Accepter eller afvis invitationer ved hjælp af en tastaturgenvej

Har du modtaget en mødeindkaldelse? Hvis du vil acceptere det, skal du markere det i indbakken og trykke på Alt + C ("c" for "aCcept", oversat: "accept"). Hvis du vil afvise det, skal du vælge det og trykke på Alt + D ("D" for "afvis").

Gentag den sidste søgning i Outlook

Du ved sikkert, at du er i en lang e -mail med Rediger ⇒ Find (op til Outlook 2003) eller Besked ⇒ Søg eller søg efter en tegnstreng med tastaturgenvejen F4. Så længe du har åbnet søgedialogen, kan du bruge knappen Fortsæt med at søge spring til den næste begivenhed.

Når du har lukket dialogen, skal du dog trykke på tastekombinationen Shift + F4 - Outlook springer til den næste forekomst uden først at åbne dialogen.

Så snart du har nået det sidste sted, viser Outlook en tilsvarende meddelelse.

Sorter og søg i Outlook endnu hurtigere

Vil du vise alle e-mails fra den aktuelle mappe, der stammer fra en bestemt afsender? Gå frem som følger i Outlook op til version 2007:

1. Klik i søgefeltet, eller tryk på Ctrl + E for at placere markøren i søgefeltet.
2. Indtast de første bogstaver i afsenderens navn. Outlook filtrerer nu alle e-mails, der indeholder den søgetekst, der er angivet i afsender-, emne- eller meddelelsesteksten.
3. Klik på kolonneoverskriften fraså e-mails fra denne afsender vises sammen.

I Outlook 2010 er der en hurtigere variant (men desværre kun fra denne version):

1. Klik på kolonneoverskriften fraat sortere efter denne kolonne. På denne måde vises alle e -mails fra hver afsender den ene under den anden.
2. Indtast de første bogstaver, der begynder med afsendernavnet. Dette fører dig til den første e -mail fra denne afsender.

Udfyld automatisk adressefeltet i Outlook

Outlook foreslår normalt e-mail-adresser, der allerede er i brug, så snart du skriver et eller to bogstaver i PåFelt indtastet. Outlook søger på listen over tidligere indtastede e-mail-adresser (listen Auto-complete). Hvis dette ikke sker, kan du bruge Ctrl + K til at søge efter passende poster i adressebogen.

Vis filnavnene på systemerne direkte

Oplever du ofte, at du modtager en hel række vedhæftede filer i en e-mail og har svært ved at skille filerne fra hinanden, fordi navnene kun er forskellige i slutningen, men Outlook viser ikke filnavnene fuldt ud? Derefter skal du først åbne e -mailen for at se de fulde navne.

I Outlook kan du også gøre dette uden at åbne e-mailen. Du finder din egen kommando i kontekstmenuen (i indbakken), som du kan bruge til at åbne en undermenu, hvor navnene på alle systemer kan ses. Fra undermenuen kan du åbne individuelle systemer med det tilhørende program med det samme. Kommandoen i kontekstmenuen kaldes Vis vedhæftede filer.

Flyt e -mails uden at trække og slippe

E-mails kan normalt flyttes meget let til en mappe ved hjælp af træk og slip. Nogle gange er træk og slip dog ikke praktisk, for eksempel når "udskiftning af musen" på nogle bærbare computere. En kommando fra kontekstmenuen hjælper:

• I Outlook op til version 2007 skal du klikke på e-mail (erne) med højre museknap og kalde kommandoen Flyt til folder på. I den dialogboks, der nu åbnes, skal du vælge den ønskede destinationsmappe og klikke på Okay.
• I Outlook 2010 skal du klikke på e-mail (erne) med højre museknap og åbne kommandoen Bevæge sig og vælg den ønskede mappe fra den undermenu, der nu åbnes. Imidlertid vises kun mapper på øverste niveau i undermenuen; Mere dybt indlejrede mapper findes via menuposten I en anden mappe.

Administrer e -mail -lagring og internetforbindelse

Hvis du vil sende en e-mail med en stor vedhæftet fil på mere end 20 MB via din Outlook, vil du højst sandsynligt modtage en fejlmeddelelse med standard Outlook-indstillinger. Microsoft Outlook begrænser størrelsen på de filer, du kan sende til 20 MB eller 10 MB til Exchange -konti. Denne grænse forhindrer din computer i konstant at uploade store vedhæftede filer, der overstiger grænserne for de fleste internetudbydere. Du kan sende vedhæftede filer større end gennemsnittet via OneDrive eller en anden cloud-udbyder. Især billeder og grafik kan tage meget plads. Af denne grund har du fra Outlook 2010 alternativet til at komprimere billeder, før du sender dem via e-mail.

Hvis du ikke har en tilstrækkelig hurtig eller kun en dyr internetforbindelse på ferie eller på forretningsrejse, er det fornuftigt kun at downloade overskrifterne på e -mails i Outlook som et første trin. I dette tilfælde vil du se følgende oplysninger i hver e -mail:

• Reference,
• Afsender,
• Modtager,
• Send dato.

Først når du åbner en e -mail, downloades den fuldstændigt. Du foretager indstillingerne i Outlook -indstillingerne.

Tip til software:

Hvis du automatisk vil slette dublerede e-mails, kan MoDupRemover-softwareprogrammet være interessant og effektivt. Det har systematisk slettet dublerede meddelelser siden de tidlige dage af Outlook og er kompatibel med den aktuelle version af Outlook og Windows 10.

Videotutorial - eksperttip: Sådan gemmes en personlig note i Outlook

Eksperttip "egen note"

I nogle tilfælde kan det være vigtigt at tilføje personlige noter til en e -mail. Outlook tilbyder denne mulighed for sine brugere med funktionen "Offentlig besked". Med denne funktion kan du oprette en besked i din indbakke eller i en bestemt mappe uden først at skulle sende den. På trods af det vildledende udtryk "offentlig besked" er denne note kun synlig for brugeren. Det kan ikke sendes, fordi det ikke har et modtagerfelt. I Outlook 2010 og senere skal du kalde kommandoen "Start> Nye elementer> Yderligere elementer> Send offentlig besked i denne mappe". I den aktuelle version af Outlook 365 kaldes funktionen "Send til denne mappe." Du kan finde indstillingen på båndet "Start".

Du kan professionalisere dine egne noter eller beskeder generelt med hurtige dele. Ligesom seriemoduler i Microsoft Word består hurtige moduler i Outlook af færdige tekster eller tekstdele, der kan gemmes som hurtige moduler i fanen "Indsæt" i kategorien "Tekst". I princippet kan en eller flere hurtige dele vokse fra hver e -mail.

Udskriv og gem e -mails

Ikke alle meddelelser er vigtige og skal bevares. Nogle e-mails er også vigtige ud fra et professionelt eller privat synspunkt og skal arkiveres og udskrives. Selvom Outlook har en god indbygget udskrivningsfunktion, udskrives ikke alle udførligt designet e-mails korrekt. Dette fungerer uden anstrengelse ved at se e-mailen i browseren. Udskriften fungerer også med meddelelser formateret i html. I browseren finder du også specifikke visningsindstillinger, som du kan forhåndsvise og indstille udskriften med.

Søg mappe

I Outlook finder du både søgemapper på systemsiden, og du kan også oprette personlige søgemapper. Med søgemapper kan du sortere dine mails efter foruddefinerede kriterier. Eksisterende søgemapper findes i båndet "Mapper". Du kan også oprette nye søgemapper der.

Vigtige tastaturgenveje og hurtige trin:

1. Åbn kontekstmenuen via tastaturet: Tryk på Shift -tasten + F10 -tasten.
2. Åbn dialogvindue: Ctrl + Shift + Y.
3. Flyt beskeder til en mappe: CTRL + SKIFT + V.
4. Opret en note (fra hvert modul): CTRL + N eller CTRL + SHIFT + N.
5. Udskriv flere e-mails på én gang: Hold CTRL-tasten nede, og klik på e-mailene efter hinanden med musen.
6. Slet ulæste, uvæsentlige e -mails med et enkelt klik: CTRL + A.
7. Start Outlook kun én gang: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ genbrug (For xx indtast versionsnummeret på din Outlook og kopier kommandoen til kommandoprompten med et højreklik)

Konklusion: Brug tips og tricks til Outlook af effektivitetsgrunde

Frem for alt værdsætter brugerne Microsoft Outlooks brugervenlighed og funktionsudvalget, som omfatter mange andre værktøjer og funktioner ud over at komponere og sende e-mails. Det er vigtigt at kende de generelle funktioner i Outlook. Af effektivitetshensyn er det desuden en fordel at prøve og anvende yderligere tips og tricks. Med dem er det muligt at få mest muligt ud af Microsoft Outlook, at behandle hver opgave professionelt og bruge alle muligheder, som softwareapplikationen tilbyder for private eller forretningsbrugere.