Word -kompatibilitet: 4 tips og tricks

Du gør dette, hvis Office -versioner er inkompatible

Praktiske computerprogrammer har betydeligt forenklet den digitale arbejdsliv såvel som privatlivet. Frem for alt Microsoft tekstbehandlingsprogrammet Word. Den regelmæssige videreudvikling af denne software medfører ikke kun nye praktiske funktioner, men ofte også kompatibilitetsproblemer. Men hvad er de, og hvordan kan du møde dem?

1. Word -versionskompatibilitet: hvad betyder det?

Softwarefirmaet Microsoft frigiver nye Office -pakker med jævne mellemrum. Dette er en samling af software, der almindeligvis bruges på kontoret. Du kan få licenser til at bruge den nyeste version ved at købe de opdaterede versioner. Som standard indeholder en sådan pakke tekstbehandlingsprogrammet Word, præsentationssoftwaren PowerPoint og regnearksprogrammet Excel.

Siden den originale Word 2000-version har Microsoft udgivet Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 og 2022-2023. Innovationerne betyder, at håndteringen er lettere hver gang, omend med forskellige detaljer. En anden større ændring vedrører konvertering af filformatet fra Word 2003 til Word 2007 til et XML-baseret filformat. XML står for "Extensible Markup Language" - på tysk betyder det noget i stil med "udvideligt maskinlæsbart sprog til tekstproduktion". Med andre ord: Det er et sprog, som både Word og din pc forstår.

Nævnte ændringer betyder ikke kun en ændring for brugeren, men involverer også problemer med Word -kompatibilitet. Men hvad sker der helt præcist, når du åbner en forældet eller nyere Word -fil, og hvordan kan problemerne løses?

2. Hvad sker der, når jeg åbner inkompatible versioner af Word?

Der er to grunde til, at Word -filen, der skal åbnes, ikke er kompatibel med Office -versionen, der er installeret på din pc: Enten bruger du en ældre version af Word på din pc, eller også er det modtagne dokument oprettet i en tidligere version. De resulterende problemer er altid sammenlignelige.

Hvis du bruger en ældre version, har du sandsynligvis problemer med at åbne filen, og nogle funktioner vises forkert eller slet ikke. På den anden side, hvis du bruger en nyere version af Word end forfatteren af Word -dokumentet, kan ændringer, du har foretaget - med den nyere Word -version - ikke blive vist eller vist forkert.

Hvis du har til hensigt at udveksle dokumenter med kolleger eller venner, anbefaler vi, at du gemmer dem i et kompatibelt filformat eller arbejder i kompatibilitetstilstand. Det betyder, at Word -dokumentet gemmes i et sådant format, at det uden problemer kan åbnes af forskellige programversioner.

Problem med filformater: DOC eller DOCX?

De mest problematiske er nyere Word -dokumenter, der skal åbnes med de ældre programversioner Word 2000, Word XP eller 2003. Fordi alle versioner yngre end 2003 gemmes i et optimeret filformat. I stedet for en fil med filtypenavnet .doc, opretter Word 2007, 2010, 2016 og 2022-2023 filer, der ender med .docx.

Bag dette er en ændring i måden, hvorpå en tekstfil gemmes. En .docx -fil gemmer blandt andet billeder og tekst i form af XML -data og komprimerer dem derefter, ligesom en ZIP -mappe.

Word pakker kun indholdet ud, når du åbner sådanne dokumenter. Det betyder, at der kræves mindre lagerplads - og at sende for eksempel e -mail er mere ubesværet. Men hvis du har en ældre version af Word installeret på din computer, vil du ikke kunne åbne dette nye format, og derfor vil du ikke have adgang til tekst- og billedindholdet.

Forskellige funktioner og formatering: hvad tilføjes, hvad går tabt?

Derudover adskiller de forskellige versioner af Word sig med hensyn til funktionalitet og stilarter. For eksempel har der været udvidede nummereringsformater siden Word 2010, og siden 2016 har brugere været i stand til at markere kommentarer i dokumentet som afsluttet.

Hvis du bruger en ældre version, kan uforeneligheder ikke undgås. Dit Word -program fortolker visse elementer, f.eks. Skrifttyper, og viser dem muligvis slet ikke. Følgende er en oversigt over den videre udvikling af funktioner i Word siden 1997:

funktion	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Formler
Store og mindre skrifttyper
Udvidede nummereringsformater
Kommentarer kan markeres som færdige
Se ændringer foretaget af medforfattere i realtid

Dette er kun en del af de funktioner, der er tilføjet fra Office -generation til generation. Office2022-2023 har mange andre indstillinger, der f.eks. Muliggør større tilgængelighed.

Imidlertid er der ikke kun tilføjet muligheder, men elementer fra de tidligere versioner er også gået tabt. Hvis du vil fortsætte med at få adgang til de gamle funktioner og gradvist vænne dig til de nye Office -versioner, er det værd at ty til særlige tricks, som du kan undgå irriterende installationsdialoger med.

3. Hvordan finder jeg ud af, om mit dokument er kompatibelt med andre?

For at sikre kompatibiliteten af et dokument med andre versioner af Microsoft Office, mens du skriver en tekst, anbefales en kompatibilitetskontrol. Frem for alt får du oplysninger om, hvorvidt anvendte funktioner understøttes i ældre versioner:

Du kontrollerer kompatibiliteten ved hjælp af følgende fire trin:

Klik på fanen "File" og vælg knappen "Information".

Vælg "Check for Problemer".

Vælg "Kontroller kompatibilitet" i rullemenuen, og søg om nødvendigt efter den tilsvarende Office-version under "Vælg den version, der skal vises".

Eksisterende kompatibilitetsproblemer er angivet i vinduet "Oversigt".

Hvis du får vist uforeneligheder her, har du mulighed for at erstatte de tilsvarende funktioner med dem, der også vises i ældre versioner. For at være sikker, kør testen igen, indtil du opnår det ønskede resultat.

4. Hvad er løsningen, hvis Office -versionerne er inkompatible?

Ud over muligheden for at korrigere individuelle uforeneligheder er der også mere elegante løsninger til kompatible Word -filer. Selv når du opretter dokumenter, kan du være opmærksom på kompatibilitet med tidligere versioner. Det er dog nogle gange nødvendigt at downloade et ekstra program.

Kompatibilitetspakke til Microsoft Office 2000, XP og 2003

For brugere af Microsoft Office 2000, XP eller 2003 kræves den såkaldte "kompatibilitetspakke". Som allerede nævnt har der været forskellige filformater siden Word 2007. For at åbne .docx -filer med ældre Office -versioner kræves en supplerende pakke.

Der er lignende konvertere, der giver dig mulighed for at åbne gamle Works -filer i Word. Med hensyn til funktionalitet ligner sådanne konverteringsprogrammer meget. Du importerer en tekstfil og får den output i målformatet. Mens åbning af .docx -tekstfiler med "Compatibility Pack" fungerer pålideligt, vises grafikken og teksten i .docx -filer undertiden forkert. Dette sker også, når du gemmer og redigerer en .doc -tekstfil i Word 2007 eller nyere.

Målrettet lagring i det korrekte format: Sådan fungerer det

Med "kompatibilitetspakken" har du en konverter, der giver dig adgang til .docx -dokumenter. Omvendt, hvis du bruger en nyere version af Word, kan du have problemer med at få adgang til .doc -filer. En .doc -fil kan gemmes i .docx -format med blot et par klik:

Klik på fanen Filer.

Vælg "Gem som".

Vælg .docx i stedet for .doc-fil i rullemenuen.

Klik på knappen "Gem".

Opret Word -dokumenter til ældre versioner

Hvis du på den anden side ikke er medforfatter, men opretter et Word-dokument og derefter deler det med brugere af softwareversioner ældre end 2007, har du mulighed for at etablere kompatibilitet, før du sender det. Du kan gøre dette ved at vælge "Word 97-2003", når du gemmer. Gå frem som følger trin for trin:

1. Gå til "File" i systembakken.

2. Klik på Gem som ".

   

3. Vælg "Word 97-2003" i stedet for .docx.

   

4. Bekræft din indtastning ved at klikke på "Gem".

Du har ikke kun valget mellem de to beskrevne filformater, men du kan også vælge mellem:

• Word -dokument (.docx)
• Word XML -dokument (.xml)
• XPS -dokument (.xps)
• Word 97-2003 dokument (.doc)
• Filudvidelse i Microsoft Word (.docm)

Dette giver dig mulighed for manuelt at bestemme i hvilket filformat du gemmer og dele et tekstdokument i Word.

Kompatibilitetstilstand: Word overtager justeringen af funktionerne for dig

Word har imidlertid også kompatibilitetstilstand. Denne tilstand sikrer automatisk kompatibilitet ved åbning af dokumenter, der blev oprettet i tidligere versioner af Word. Fordi i kompatibilitetstilstand ingen af de udvidede og optimerede funktioner er tilgængelige under redigering under den nye Office -version.

Personer, der arbejder sammen om et dokument, men bruger forskellige Office -versioner, har derfor kun adgang til funktioner, der er tilgængelige, selv under den ældste version. Formatet forbliver også uændret, når du redigerer et Word -dokument med en anden generation af Office.

Kompatibilitetstilstand vises normalt i titellinjen til højre for dokumenttitlen. Når den er aktiveret, behøver du ikke bekymre dig om, hvorvidt din Word-fil stadig vil være kompatibel med versionerne af medforfatterne efter redigering. Word koordinerer de forskellige versioner af Word for dig.

Konklusion: Håndtering af kompatibilitetsproblemer med den rigtige baggrundsviden

Med Microsoft Word er det ikke kun nyttigt at vide, hvordan man tilpasser Word, beskytter dine egne dokumenter eller aktiverer Word-tilføjelsesprogrammer. Kompatibiliteten af Word -versioner kan også være en hindring, som du kan overvinde med passende viden om praktiske trin.

Dette gør det lettere at udveksle data med kolleger såvel som venner, der bruger forskellige Office -versioner. Ud over kompatibilitetstilstanden kan du også bruge manuelle indstillingsmuligheder i Word til uafhængigt at styre de anvendte funktioner og filformater.

Spørgsmål og svar

Hvad er et kompatibilitetsproblem i Word?

Når mennesker - hvad enten det er arbejde eller privat - arbejder sammen om et tekstdokument, men ikke bruger den samme version af Microsoft Word, opstår der problemer med at åbne filerne og med den relevante visning af filerne. Versioner af Word er:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 og 2022-2023

Hvad er forskellen mellem .doc og .docx filer i Word?

Siden Word 2007 er tekstfilerne ikke længere gemt med forkortelsen .doc, men med filtypen .docx. Bag dette er en mere komprimeret og derfor mere pladsbesparende måde at lagre information på. Det tekniske udtryk er filformat.

Hvordan løser du problemerne med kompatibilitet?

Hvis Word -filer er inkompatible, kan dette enten løses manuelt ved hjælp af forskellige muligheder for at gemme formater. Eller du kan overlade håndteringen af skærmproblemer og adgang til filer til den automatiske kompatibilitetstilstand i Word.

Hvordan fungerer kompatibilitetstilstanden?

Words kompatibilitetstilstand deaktiverer alle funktioner, der ikke var tilgængelige i ældre versioner. Det betyder, at brugere har adgang til en Word -fil, inklusive alle versioner, uanset hvilken Office -generation der bruges. Stilskabeloner bevares og vises korrekt.