Feltfunktioner forenkler dit daglige arbejde i Microsoft Word

Professionel og effektiv brug af manuelle funktioner i Word

Jo mere professionelt og intensivt Microsoft Word bruges, jo højere krav stilles der til tekstbehandlingsprogrammet. Med stigende brugstid bruger de fleste Word -brugere flere og flere funktioner i softwaren og kender f.eks.

• Sådan opbygges lister med flere emner
• Visningen af store bogstaver i Word i begyndelsen af en linje undertrykker eller
• Indsætter en indholdsfortegnelse og referencer i et dokument.

Mens mange af de daglige arbejdstrin er designet effektivt og underlagt formler eller funktioner, er der andre opgaver, der stadig udføres manuelt for mange professionelle brugere af Microsoft Word. Et eksempel er at indsætte den aktuelle dato i et brev, som i mange tilfælde udføres manuelt. Det er fornuftigt at påtage sig at udnytte Words funktioner bedst muligt for at arbejde effektivt og løsningsorienteret.

Hvordan kan du indsætte datoen mere effektivt?

Brug f.eks. Den velkendte tastekombination "ALT + Shift + D" til automatisk at integrere datoen. Et alternativ er at navigere til fanen "INSERT"" i menuområdet "TEKST" (Word 365, 2010 og 2007) eller i menuen "INSERT" (Word 2003, 2002 / XP og 2000). I dette tilfælde gør funktionen "Indsæt dato og klokkeslæt" arbejdet for dig.

Brug feltfunktioner i Microsoft Word - sådan fungerer det

Talrige kommandoer, der er gemt på fanen INSERT eller i INSERT -menuen i Word version 2003, 2002 / XP og 2000, bruges til at indsætte automatisk opdaterede oplysninger og data i en tekst. "Feltfunktioner" omtales i deres korte form og i Word som "felter". Felter har til opgave at indsætte system- eller dokumentegenskaber i en tekst, som løbende kan opdateres.

Med denne procedure arbejder du ikke kun mere effektivt med Microsoft Word og undgår de typiske fejl med manuelle indtastninger. Du har også mulighed for at gøre felter mere fleksible og dynamiske. På denne måde kan du f.eks. Reagere på ændringer i overskrifterne, der udgør indholdsfortegnelsen.

Sådan indsættes og redigeres feltfunktioner

I Word 365, 2010 og 2007 kan du indsætte feltfunktioner på fanen "INSERT" i menuområdet "TEKST", knappen "QUICK BLOCKS" og kommandoen "FIELD".

I Word 2003, 2002 / XP og 2000 kommer du til destinationen via menuen "INSERT" og kommandoen "FIELD". I alle Word -versioner vises en dialogboks, hvor du kan vælge den ønskede feltfunktion og anvende den på din tekst.

Derudover har de indbyggede feltfunktioner i Microsoft Word en anden merværdi: Word indsætter også automatisk en feltfunktion, når bestemte funktioner kaldes. Dette sker uden at skulle være særligt udvalgt.

eksempel

Hvis du f.eks. Trykker på tastekombinationen "Alt + Shift + D", vises den aktuelle dato på den aktuelle markørposition i form af en feltfunktion.

Feltfunktioner og indholdsfortegnelser

Du har også mulighed for at tilføje en indholdsfortegnelse til dit dokument baseret på typografierne »Overskrift 1« til »Overskrift 9«. Dette fungerer i Microsoft Word 365 via fanen "REFERENCER".

I Word 2010 og 2007 skal du bruge fanen "REFERENCER" og menugruppen "INDHOLDSFORTEGNELSE" samt knappen "INDHOLDSFORTEGNELSE". I Word 2003, 2002 / XP og 2000 kommer du til det relevante område via menuen "INSERT" og kommandoen "(REFERENCE) -INDEX AND DIRECTORIES".

Vil du også have, at automatiske sidetal vises i sidefoden? Også i dette tilfælde bruger Word en feltfunktion.

Brug af feltfunktioner manuelt - intet problem med en tastekombination

Ud over den menudrevne indsættelse af feltfunktioner kan du også indtaste dem manuelt. For at gøre dette skal du bruge tastekombinationen "CTRL + F9". Med denne tastekombination kan du indsætte en ny, tom feltfunktion. Det par krøllede seler, der vises på denne måde (for ikke at forveksle med de krøllede seler, der er tilgængelige med AltGr + 7 eller AltGr + 0, som ser næsten ens ud) kan derefter udfyldes med den kommando, du har brug for. Du kan se, hvilke kommandoer der er mulige i parenteserne i dialogboksen.

Praktiske eksempler på brudfri brug af feltfunktioner

Følgende er en oversigt over vigtige feltfunktioner, der gør arbejdet særligt lettere i praksis:

Dato, Opret dato

Med »{Date}« indsætter Word systemdatoen på din pc på den aktuelle markørposition. Du kan bruge parameteren »\ @« til at definere formatet. Feltfunktionen »{CreatDate}« indsætter datoen, hvor dokumentet blev oprettet, og i modsætning til »{Date}« ændres det ikke bagefter. Du bør derfor bruge »{CreatDate}« i dokumentskabeloner, på grundlag af hvilke du opretter nye dokumenter. Derefter indstilles oprettelsesdatoen automatisk permanent i hvert nyt dokument.

Du vil dynamisk henvise til indholdet af "Overskrift 1" i overskriften. Referencen skal genereres automatisk uden at skulle starte med et sektionsbrud og en ny overskriftslinje i hvert kapitel?

Feltfunktionen »{StyleRef}« giver et middel: Med »{StyleRef» Overskrift 1 «\ * MERGEFORMAT}« henviser du til indholdet af teksten, der er formateret med typografiarket »Overskrift 1«. Hvis dette ændres, ændres indholdet af overskriften på den aktuelle side. Hvis formatskabelonen »Overskrift 1« bruges flere gange på en side, vises den første forekomst altid i overskriften. Tilføjelsen »\ * MERGEFORMAT« sikrer, at kun teksten og ikke formateringen fra »Overskrift 1« bruges. Den indtastede tekst formateres i henhold til overskriftsstilen.

Side, NumPages

Brug feltfunktionen »{Side}« til at indsætte det aktuelle sidetal. Feltfunktionen »{NumPages}« angiver antallet af sider i dokumentet. For eksempel kan du bruge »Seite {side} i {NumPages}« til at referere til det aktuelle og det samlede antal sider. Hvis du placerer den (indlejrede) feltfunktion »{HVIS {NumPages}» 1 «» Seite {Side} von {NumPages} «» «}« i sidefoden på den første side i dit dokument, vises sidetalsoplysningerne kun, hvis dokumentet er længere som den ene side.

Ref

Har du brug for en bestemt note eller henvisning til et afsnit flere gange i dit dokument, og vil du kun indtaste det én gang? I dette tilfælde er det tilstrækkeligt at henvise til den indtastede tekst en gang. I dette tilfælde skal du tildele et bogmærke til teksten. Dette fungerer i de forskellige Word -versioner som følger:

• Word 365: fane INDSÆT - Menuområde VENSTRE - knap TEKSTMÆRKE

• Word 2010 og 2007: fane INDSÆT - Menuområde HYPERLINKS - knap TEKSTMÆRKE;
• Word 2003, 2002 / XP og 2000: Menu INDSÆT - kommando TEKSTMÆRKE.

Med feltfunktionen »{Ref NameDerTextmarke}« kan du referere til teksten markeret med bogmærket så ofte du vil.

Seq

Har du brug for et nummer i dit dokument for at identificere arbejdstrin, som administreres så automatisk som muligt? Da tallene er placeret i midten af teksten, kan den automatiske nummerering ikke bruges? Feltfunktionen »{Seq numbering name}« giver et middel. Hver gang denne feltfunktion opstår, øges det interne tal med en. Teksten »nummereringsnavn« kan vælges frit og skal kun forblive ensartet inden for nummereringen. Og hvis du ikke vil starte med en, men med fem, skal du indtaste startværdien ved første forekomst af feltfunktionen ved hjælp af parameteren »\ r«: »{Seq -nummernavn \ r 5}«.

Resumé og konklusion:

Microsoft Word kan hjælpe dig med forskellige feltfunktioner til at gøre dit daglige arbejde med tekstbehandlingsprogrammet mere effektivt. Et velkendt eksempel er indtastning af den aktuelle dato ved hjælp af en tastekombination eller en knap på fanen INSERT. Yderligere feltfunktioner hjælper dig med at integrere og opdatere nummerering i tekster eller til at generere indholdsfortegnelser professionelt.

Alle feltfunktioner har det tilfælles, at de forenkler gentagne aktiviteter. De hjælper også med at eliminere skødesløse fejl, der opstår i overflødige arbejdstrin. Det er fornuftigt og hensigtsmæssigt at gøre sig bekendt med de indbyggede feltfunktioner i Microsoft Word og bruge dem. Denne procedure sparer dig tid ved opfattelsen af tekster og korrespondance, øger pålideligheden og kan effektivt undgå fejl.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad gør en feltfunktion i Microsoft Word?

Felter i Word har en pladsholderfunktion. De kan bruges automatisk til at indsætte den aktuelle dato eller et sidetal i en tekst. Der er også funktioner, der kan bruges til komplekse beregninger.

Hvordan kan jeg indsætte en feltkode i min tekst?

Det er muligt at indsætte en feltkode i en tekst i Microsoft Word på få trin. Det første trin er at åbne et Word -dokument og navigere til det punkt i dokumentet, hvor funktionen skal indlejres. I fanen INSERT i menupunktet TEKST finder du mulighed for at indsætte et felt i menupunktet SØG HURTIG BLOK. Bestem funktionen og indsæt den.

Hvordan indsætter jeg den aktuelle dato effektivt i mit Word -dokument?

Den hurtigste og nemmeste måde at indsætte den aktuelle dato i Word på er at bruge tastaturgenvejen "Alt + Shift + D". Efter tryk på knapperne vises den aktuelle dato i teksten.