Mange brugere bruger Excel til at styre alle slags lister. Adresser, artikler, priser, budgetter og andre datalager kan naturligvis også overføres til Word via udklipsholderen - hvilket sparer behovet for at indtaste dataene igen
Sorter Excel -data ved hjælp af AutoFilter
Med den første metode vælger du de oplysninger, du ønsker, før du overfører dem til Word ved hjælp af en filterfunktion direkte i Excel:
- I Excel skal du åbne tabellen, hvorfra du vil tage oplysninger.
- I Excel 2003, 2002 / XP og 2000 skal du klikke på en vilkårlig celle på listen og derefter vælge menuen DATA-FILTER-AUTOFILTER.
I Excel 2007 finder du filterfunktionen i fanen »Start« i EDIT -gruppen. Klik på knappen SORTER OG FILTER i gruppen, og klik derefter på FILTER. - Excel vil nu konvertere kolonneoverskrifterne på din liste til såkaldte »rullelister«, som du kan genkende ved pilene, der peger nedad. Du kan bruge disse lister til at vælge de kriterier, der skal gælde for de artikler, du leder efter.
Når du klikker på pilen nedad i Excel 2007, vises en ny menu i kolonnen »Kategorier«, hvor alle poster er markeret. Deaktiver først afkrydsningsfeltet foran »Vælg alle« i denne menu. Aktiver derefter afkrydsningsfeltet foran den ønskede kategori igen. - AutoFilter er særligt velegnet til vores formål, fordi det nu automatisk skjuler alle listeposter, der ikke opfylder det ønskede kriterium. Resultatet er præcis den tabel, du vil overføre til Word. Du kan let fremhæve, kopiere og derefter indsætte dem i din Word -tekst.
Nogle rækker i Excel -tabeller fremhæves ofte i farver for et bedre overblik, og nogle gange vil du gerne gøre opmærksom på ændringer i celler gennem betinget formatering. Som en særlig funktion tilbyder Excel 2007 -filteret mulighed for at filtrere efter rækkefarver. For at gøre dette skal du vælge en celle i artikellisten og skifte til filterfunktionen i fanen »Start« i »Rediger« -gruppen. Åbn funktionen SORT OG FILTER-FILTER. Klik på pil ned i en hvilken som helst kolonneoverskrift.
Vælg nu posten »Filtrer efter farve« i den menu, der åbnes. Du får derefter valget mellem alle rækkefarverne i tabellen. Vælg den farve, du ønsker. Teknologien med AutoFilter fungerer grundlæggende ganske godt, men det har også et par ulemper: På den ene side skal du forlade Word for at forberede dataene. Derudover er der ingen forbindelse mellem Word og Excel, så du skal gentage processen, hvis for eksempel priserne ændrer sig, varer fjernes fra programmet eller der tilføjes nye. Du bør derfor kende et andet, lidt kendt alternativ, der ikke har disse ulemper, og som du ikke behøver at forlade Word.
Indsæt Excel -tabeller som en database i Word 2007
Strengt taget er en liste, der er oprettet i Excel, ikke andet end en databasetabel: felterne er arrangeret i kolonner og dataposter (listeposter) i rækker. Du kan derfor også bruge database -grænsefladen i Word til at få adgang til Excel -tabeller.
I Word 2007 er databaseværktøjslinjen blevet fjernet på grund af det nye betjeningskoncept. Det er derfor først nødvendigt at inkludere knappen INSERT DATABASE i værktøjslinjen til hurtig adgang for bekvemt at kalde denne funktion.
Gå frem som følger:
- Højreklik på båndet, og vælg CUSTOMIZE TOOLBAR FOR HURTIG ADGANG i kontekstmenuen.
- Indstil derefter posten »Alle kommandoer« i rullemenuen SELECT COMMANDS i dialogvinduet, der nu åbnes.
- Søg på listen efter »Indsæt database« og overfør denne post med ADD-knappen til listen til højre med alle de tidligere knapper på hurtigadgangslinjen.
- Luk nu dialogboksen Word -indstillinger med OK.
Du er nu tilbage i det normale Word -arbejdsmiljø og kan bruge den knap, du lige har oprettet, til at importere artikellisten i Excel -projektmappen som en database i Word.
Her er den nøjagtige procedure for import af artikellisten som en database i Word 2007:
- Åbn det dokument, som du vil importere artikellisten til, og placer markøren på den ønskede indsættelsesposition for artikellisten.
- Klik på den nyligt tilføjede INSERT DATABASE -knap i hurtigstartlinjen.
- I den følgende dialog skal du klikke på IMPORT DATA og derefter vælge Excel -filen, som du vil importere data fra.
- Dialogen indeholder nu en liste over regnearkene i den valgte fil. Vælg navnet på arket med dine data, og sørg for, at afkrydsningsfeltet FØRSTE RÆKKE MED DATA INDEHOLDER KOLONNEHAVER er aktiveret. Bekræft dit valg med OK.
- I databasedialogen skal du klikke på knappen FORESPØRGSMULIGHEDER for kun at indsætte bestemte linjer i dokumentet.
- På fanen »Filtrer dataposter« kan du derefter definere kriterierne, så Word kun læser de ønskede linjer fra Excel -tabellen.
- Hvis du ønsker det, kan du bruge de andre faner i dialogboksen til at definere sorteringskriterier og vælge de felter, der skal importeres. Endelig bekræft dine indstillinger med OK.
- Klik derefter på INSERT DATA. Du kan nu begrænse antallet af dataposter, der skal læses ind. Aktivér venligst afkrydsningsfeltet foran indstillingen INSERT AS FIELD for at lade Word gemme alle parametre for denne specifikke forespørgsel. Du kan til enhver tid læse den aktuelle status for dataene ved blot at opdatere feltfunktionen ved hjælp af F9 -tasten.
- Endelig bekræft dine indtastninger med OK. Alle linjer fra din Excel -tabel, der matcher forespørgselsindstillingerne, indsættes nu på den aktuelle markørposition.
