Vedhæftet e -mail - du skal kende disse tips

Sådan sender du filer som vedhæftede filer via e -mail

Åbn vedhæftet fil til en e -mail - sådan fungerer det

Du kan se, at en mail indeholder en vedhæftet fil ved hjælp af binderen i overskriften. I Microsoft Outlook vises papirclipsgrafikken direkte foran navnet. Ved at dobbeltklikke på e-mailen kan du se de vedhæftede filer i det øverste område. Disse kan åbnes med endnu et dobbeltklik. Det er også muligt at få vist en forhåndsvisning af filen i Microsoft Outlook og i andre almindelige e-mail-programmer. Alternativt kan vedhæftede filer gemmes på harddisken før visning.

For at kunne åbne vedhæftede filer til en e -mail, er det vigtigt at installere et program, der kan vise den specifikke filtype af vedhæftede filer. Hvis du f.eks. Vil åbne en docx -fil, har du brug for den nyeste version af Microsoft Word eller et gratis program, f.eks. Open Office eller LibreOffice. Hvis du åbner en vedhæftet fil i en anden software, opstår der uundgåeligt formateringsfejl.

Almindelige filudvidelser	Originalt program	Alternativ software
Docx, dok	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (Rich Text Format)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (Open Document Format)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (åbent dokumentformat)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (Portable Data Format)	Adobe PDF Reader	Mange tekstbehandlere
EXE (eksekverbar)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Videoprogrammer af enhver art
MP3	Musikprogrammer af enhver art

Vedhæftede filer i e-mails-hvordan du skelner mellem rigtige e-mails og spam

Forestil dig at modtage en e -mail, der angiveligt kom fra dit lokale energiselskab. Ved nærmere eftersyn indeholder den mærkelige tegn og samtidig en vedhæftet fil med en fil med filtypenavnet GIF.webp (Graphics Interchange Format). Spørgsmålet opstår uundgåeligt: Er mailen en autoriseret besked eller en spam -mail med malware vedhæftet?

Selvom e -mailen ser underlig ud på grund af dens formatering, er det sandsynligvis ikke spam. Grunden til det mærkelige udseende er, at dit mailprogram ikke modtog meddelelsen i det korrekte format. Af denne grund vises e -mailen forkert og med usædvanlige specialtegn. Fænomenet med forkerte e -mails fra troværdige afsendere forekommer nu og da:

• Hvis afsenderens mailprogram behandler dataene forkert eller
• Der bruges ingen Windows -systemer til afsendelse.
• Der opstod fejl ved overførsel af meddelelsen til din postkasse.

Under alle omstændigheder bør du objektivt kontrollere e-mails fra troværdige afsendere. Hvis afsender, emne og kundenummer matcher dine personlige data, bør e -mailen ikke indeholde en trussel. Men hvis du opdager brudte links eller usædvanlige svaradresser, er det mere sikkert at kontakte afsenderen og diskutere problemet personligt.

Integrer vedhæftede filer i e -mails - det er dine muligheder

Hvis du sender e-mails til modtagere, og du vil sende vigtige filer, dokumenter eller et foto, er det let at gøre. Udarbejd først teksten i e-mailen, indtast modtagerens e-mail-adresse i adressefeltet og indsæt et emne. Endelig finder du menupunkterne i Microsoft Outlook i menulinjen under "Indsæt":

• Tilføj fil.
• Tilføj element.

Begge menupunkter indeholder forskellige funktioner.

Under menupunktet "Vedhæft fil" har du mulighed for at vedhæfte alle typer dokumenter, der er på din harddisk eller i cloud storage. Hvis du vil integrere en kalenderpost eller dit Outlook-visitkort i e-mailen, kan du gøre dette med posten "Tilføj element". Inden afsendelse skal du kontrollere, at du har valgt den korrekte fil. Med et klik på "Send" modtager modtageren e -mail -vedhæftede filer ud over deres e -mail -tekst.

I Thunderbird kan du sende en vedhæftet fil på en lignende måde. Mens menustrukturen adskiller sig fra strukturen i Microsoft Outlook, er vedhæftningsmulighederne ens. Du kan også vælge en vedhæftet fil ved hjælp af bindersymbolet til højre. I det næste trin kan du sende e-mailen med vedhæftet fil.

Vigtig:

Generelt bør e-mails aldrig sendes uden besked, selvom kun vedhæftningen af e-mail er vigtig. Dette fremstår som uprofessionelt og ikke meget værdsættende af modtageren. På samme tid kan en mail uden besked eller emne klassificeres som spam og midlertidigt gemmes i spam -mappen. På grund af den beskyttende foranstaltning kan posten med vigtige vedhæftede filer gå tabt.

Sådan gemmer du en pålidelig vedhæftet fil på din harddisk

Hvis du modtager en mail med en pålidelig mailvedhæftet fil, kan du enten åbne den med det samme i målprogrammet eller gemme den midlertidigt på din harddisk. Gør følgende for at gøre dette:

• I Microsoft Outlook skal du klikke på "pil ned", der er synlig til højre for vedhæftede filer. Et felt åbner med flere muligheder. Vælg indstillingen "Gem som", og bestem den mappe, som vedhæftet fil skal gemmes i. Andre vigtige muligheder er at hurtigt udskrive filen eller få vist en forhåndsvisning af den, hvilket giver dig mulighed for at se indholdet uden fysisk at åbne filen.
• Efter at have gemt i din personlige mappestruktur er vedhæftet fil tilgængelig til videre behandling.

Tip:

Hvis du ikke kan se, åbne eller gemme en vedhæftet fil, kan det skyldes forkerte indstillinger for databeskyttelse. Brugere af Windows 7 -operativsystemet bør især kontrollere deres indstillinger. Kunder, der bruger en Telekom-e-mail-adresse under Windows 7, rapporterede, at problemet opstod efter, at Telekom skiftede adgang til deres e-mail-server til en krypteret dataforbindelse. I dette tilfælde forhindrede indstillingen i Windows 7 internetindstillingerne lagring af krypterede filer.

Løsningen på at ændre indstillingerne for databeskyttelse ligger i Internet Explorer i Internet Explorer. Dette blev erstattet i Windows 10 af Microsoft Edge -browseren.

Skift privatlivsindstillinger i Internet Explorer

1. I Internet Explorer skal du klikke på menuknappen (tandhjulet) og derefter klikke på Internetindstillinger.

   

2. I det næste vindue skal du skifte til fanen "Avanceret" og deaktivere indstillingen "Gem ikke krypterede sider på disk" i området Sikkerhed. Luk vinduet ved at klikke på "OK".

   

Som følge heraf burde det være muligt at gemme dine vedhæftede filer via e-mail uden problemer. Denne fejl bør ikke forekomme hos brugere af Windows 10 og Microsoft Edge.

Sender store vedhæftede filer - du skal være opmærksom på dette

Du kan bruge vedhæftede filer til at transportere filer med store datamængder. Udbyderen af din e-mail-adresse angiver grænsen for den tilladte størrelse på en e-mail eller et individuelt vedhæftet dokument. I betalte e-mail-kontrakter kan der sendes 50 megabyte eller op til 100 megabyte data. Udbydere af gratis e-mail-adresser begrænser størrelsen på vedhæftede filer til 10, 20 eller 25 megabyte. Som regel er de angivne størrelsesordener tilstrækkelige til at:

• Tekstfiler,
• små videoer eller
• Musikfiler

på denne måde fra postkasse til postkasse som vedhæftet fil.

Grundlæggende bør e -mails med vedhæftede filer ikke blive for store. Dette skyldes hovedsageligt tekniske årsager. Størrelsen på e-mails er internationalt sat til maksimalt 5 MB. Dette er forståeligt, hvis det tages i betragtning, at e-mails deles af mailprogrammet i pakker på 256 KB hver.

Routeren, der er forbundet mellem slutenheden og udbyderen, reducerer pakkerne til en størrelse på mindre end 1,5 KB. Det betyder, at en vedhæftet fil med 10 MB består af mere end 100 individuelle pakker. Disse sendes separat og sættes sammen i den rigtige rækkefølge af modtageren. E-mails med store datamængder i vedhæftede filer klassificeres også af systemet som viruspost eller spam-mail og flyttes til spam-mappen. For at undgå dette bør vedhæftede filer til e-mails generelt ikke være større end 5 MB.

Det er også vigtigt, at modtageren også har mulighed for at modtage større filer med sin konto. Hvis dette ikke er tilfældet, returneres e -mailen med en fejlmeddelelse fra udbyderen, der informerer dig om, at afsendelsesgrænsen er overskredet.

Der er flere alternative muligheder for at sende større filer og datamængder:

• Send flere e -mails med vedhæftede filer, der ikke overskrider udbyderens grænse.
• Gem e -mail -vedhæftede filer i en skylagerenhed, f.eks. Dropbox eller OneDrive, og send kun linket. Modtageren kan derefter indlæse filen uafhængigt.
• Komprimer filerne. Programmer som WinZip eller WinRAR er ideelle til dette. Du konverterer en vedhæftet fil til en ZIP-fil og kan reducere størrelsen med 50-80%.
• Gem store filer med en filehoster som transfernow.net og lad modtageren hente dem. Mellem 4 og 20 gigabyte kan overføres her.

Bemærk til Gmail -brugere:

Hvis filstørrelsen på en vedhæftet fil overstiger 25 MB, vil dokumenterne blive gjort tilgængelige via Google Drev. De kan derefter kaldes op via adgangen til Google Drev. Denne procedure garanterer, at e-mail-vedhæftede filer, der overstiger den tilladte størrelse, også transporteres.

Krypter private oplysninger i vedhæftede filer - det er dine muligheder

Du kan kryptere følsomme oplysninger eller data professionelt med Microsoft Outlook. Inden dine data effektivt kan krypteres, skal du først ansøge om et tilsvarende krypteringscertifikat fra Microsoft Trust Center. Outlook -kryptering er struktureret kryptografisk. I praksis betyder det, at både afsender og modtager har brug for et digitalt certifikat for at kunne bruge krypteringsindstillingen i Outlook. Et digitalt certifikat kan være gratis eller betalt. Det kan rekvireres fra certificeringsmyndighederne og skal derefter sendes til modtageren af den krypterede meddelelse på forhånd. Ved hjælp af det digitale certifikat kan sidstnævnte dekryptere både vedhæftede filer og e-mailens indhold.

Ud over software-baseret kryptering gennem digital signering kan dokumenter beskyttes med et kodeord. For eksempel, hvis du opretter en Word -fil i Microsoft Word, har du til enhver tid mulighed for at beskytte den med en adgangskode. Modtageren har brug for adgangskoden for at læse den sendte fil. Du kan også bruge denne metode til at beskytte en fil mod uautoriseret adgang. Du kan få adgang til menuen i Microsoft Word under:

Fil> Information> Beskyt dokument.