Sådan bruges mapper, funktioner og muligheder i Outlook effektivt

Instruktioner og nyttige oplysninger til arbejde med Outlook

Mange brugere beskriver Microsoft Outlook som brugervenligt. Du værdsætter rækkevidden af funktioner og de mange muligheder for e-mail-kommunikation. Andre har brug for Outlook primært til personlig organisation og bruger den integrerede kalender og dens forskellige løsninger.

Bortset fra personlige præferencer er det vigtigt:

• Den generelle mappestruktur,
• Den funktionelle menu navigation også
• Læseområdet og
• De vigtigste funktioner, f.eks. Søgefunktionen eller funktionen "Sorter"

at forstå og anvende.

Videotutorial: Sådan søger du specifikt efter filer og e -mails i Outlook

Mappe- og mappestruktur i Microsoft Outlook

Et velkendt ordsprog siger: “Orden er halvdelen af kampen.” Denne metafor gælder for et analogt kontor med en papirbakke og et gennemtænkt organisationssystem samt Microsoft Outlook. I Outlook gemmes e -mails altid i mapper. Indbakke-mappen kan beskrives som den bedst kendte og vigtigste lagermappe til e-mails, da hver indgående e-mail går gennem denne mappe. Alle mapper i Outlook vises i venstre side af hovedvinduet.

Det er muligt at oprette en ny mappe med blot et par klik. For at gøre dette skal du navigere til det punkt i det personlige mappesystem, hvor den nye mappe skal tilpasses. Højreklik og vælg posten "Ny mappe".

Når du har tildelt et meningsfuldt navn, kan du flytte tematisk passende e-mails til mappen. Ved at bruge mapper kan du klassificere e-mails præcist og garantere, at de kan findes i en struktur. For eksempel kan mapper navngives efter afdelinger, kundenavne, datoer eller andre specifikke kriterier.

I princippet er der ingen øvre grænse for personlige mapper. Som en del af et gennemtænkt ordresystem er det også fornuftigt ikke at oprette for mange mapper for at holde tingene klare.

Vis menustruktur og mails

Grundlæggende, når det kommer til visning og læsning af e -mails, er Microsoft Outlook i:

• et mappeområde også
• delt et læseområde.

Du kan også vise et opgaveområde.

Du finder også faner i Outlook, hvor Outlooks funktioner er arrangeret efter emne. Fanen "Start" giver dig f.eks. Adgang til "Hurtige trin" eller menuen "Slet".

I fanen "Vis" kan du angive, hvordan og i hvilken vinduesstørrelse mails skal vises, og mappeområdet og visningsområdet skal vises.

Med blot et par justeringer i fanen "Vis" får du et specifikt meddelelsescenter, der er skræddersyet til dine ønsker og behov.

Sorter mapper eller opret favoritter - sådan fungerer det

Fanen "Mappe" giver dig alle mulighederne for individuelt at sortere din mappestruktur, uanset mappestørrelse, oprette undermapper eller vise en mappe som en favorit.

Du kan også bruge til mapper

• Indstil automatisk arkivering,
• Når du deler i teams, skal du tildele mappetilladelser og
• Angiv mappeegenskaber.

Du kan også bruge tastekombinationen CTRL + SKIFT + P til at oprette en ny søgemappe. En søgemappe er en virtuel mappe i Outlook, der indeholder en visning af alle e-mailelementer, der opfylder visse foruddefinerede søgekriterier.

Søgefunktionen i Outlook - hvordan man bruger søgningen korrekt

I den aktuelle version af Microsoft Outlook finder du søgefunktionen i den øverste funktionslinje ved siden af båndet i søgefeltet. Udover at indtaste et eller flere søgeudtryk i søgefunktionen indeholder fanen "Søg" yderligere muligheder og indstillingsmuligheder.

Microsoft Outlook giver dig mulighed for at søge i din mappestruktur og alle gemte e-mails i henhold til forskellige kriterier.

Du kan blandt andet:

• Søg i den aktuelle postkasse eller globalt i Outlook eller
• Inkluder vedhæftede filer i søgningen.

Den aktuelle søgefunktion foreslår søgeudtryk, viser tydeligt hvilke nøgleord du allerede har søgt efter og giver dig mulighed for at bruge søgeværktøjer.

Sammenfattende giver funktionerne "Sorter" og "Søg" i Outlook dig alle muligheder for professionelt at arkivere gemte e-mails i Outlook og om nødvendigt finde dem igen ved hjælp af en øjeblikkelig søgning efter kriterier.

Resumé: Det er let at konfigurere Outlook specifikt og brugerorienteret

Som et kommunikationsprogram er Microsoft Outlook fleksibelt og fleksibelt. Du kan organisere Outlook ved hjælp af personlige mapper og et individuelt mappesystem. Funktionerne "Søg" og "Sorter" gør det muligt at gemme e-mails på en brugerorienteret måde og finde dem igen ved hjælp af definerede kriterier.

Derudover kan du vise mails individuelt i Outlook -læseområdet og definere, hvordan læseområdet og mappeområdet skal vises på fanen "Vis". Med få indstillinger er det muligt at tilpasse Outlook til dine egne behov og arbejde effektivt med kommunikationssoftwaren.