Sådan præsenterer du data tydeligt
Den gratis softwarepakke LibreOffice indeholder mange applikationer, der er velegnede til daglige kontoropgaver. Dette inkluderer også Base -databasesystemet, som er inkluderet som standard i LibreOffice -installationen. På grund af den fælles oprindelse ligner programmets struktur den grundlæggende version af OpenOffice. Derfor er denne software også designet til at opfylde behovene hos en lang række brugere, der regelmæssigt opretter og administrerer datasæt.
Funktioner i LibreOffice Base
Basens hovedopgaver omfatter
- oprettelse af databaser (databasetabel)
- oprettelse af tabeller
- Formularer og deres forespørgsel.
Du kan også gøre andre ting for at tilpasse brugen af Base og gøre den mere bekvem.
Basens kompatibilitet
En stor fordel ved LibreOffice er, at applikationerne i softwarepakken er koordineret med hinanden. Denne forbindelse er især nyttig, når du bruger Base og Calc, det interne regnearksprogram. Tabeller kan efter ønske kopieres fra den ene applikation til den anden.
En anden fordel ved Base er dens betydelige kompatibilitet med andre databasesystemer. Interaktion med følgende programmer er mulig:
- MySQL / MariaDB
- Adabas D.
- MS Access
- og PostgreSQL
Takket være understøttelsen af JDBC- og ODBC -standarddrivere kan forbindelser til næsten alle andre databaser også etableres.
Opret databaser og tabeller
For at oprette en indledende database eller databasetabel skal du først åbne LibreOffice og vælge Base ved at dobbeltklikke på det tilhørende ikon. Du bestemmer derefter en sti, via hvilken du gerne vil gemme den stadig tomme datapost.
Du har nu adgang til Base -brugergrænsefladen, hvor du finder fanen for "Tabeller" til venstre. Ved at klikke på dette åbnes et andet vindue, hvorfra der kan indsættes et nyt "bord". Det tomme kladde indeholder kolonner for navn, type og beskrivelse. Navnet på en post svarer til en senere tabeloverskrift og kan frit vælges. Der kan du f.eks. Angive tal, for- og efternavne, steder osv.
Typen definerer den tilhørende inputtype for det tidligere datafelt. F.eks. Nummereres "Heltal" -felter i rækkefølge, mens "Tekst" -felter tillader en kombination af bogstaver og tal som input. I det sidste beskrivelsesfelt kan der indsættes yderligere oplysninger om tabellens individuelle betjening.
Når du har gennemført, navngivet og gemt tabellen, vises den under fanen "Tabeller", og databasefilen kan udfyldes med oplysninger.
Forespørgsler i LibreOffice Base
Forespørgsler bruges til at søge efter og administrere databaser og kan findes i den samme menulinje som tabeller. Når du opretter en forespørgsel der, vil Base først spørge dig, hvilken kilde du vil starte fra. Her kan du vælge mellem tidligere oprettede tabeller, som du kan styre fra nu af. Klik derfor på den ønskede tabel.
Vælg derefter alle de overskrifter i tabellen, der er vigtige for din søgeproces.
I det næste trin kan du derefter definere kriterier på grundlag af hvilke forespørgslen skal stilles. For eksempel, hvis du har valgt en tabeloverskrift for navne, vil du efter at have indtastet "John Doe" som et kriterium se alle andre relevante oplysninger, der er relateret til denne dataregistrering. På denne måde kan du bruge individuelle data til at finde ud af andre oplysninger.
Forespørgslens princip er baseret på kommandoer, der udføres i databasesproget SQL. Funktionaliteten gemt bag den bliver synlig, når du slukker "designvisningen" i den øverste bjælke. Der vises et tekstfelt, hvor du kan se den aktuelle SQL -kommando og om nødvendigt redigere den manuelt. Funktionaliteten her er den samme som i den mere brugervenlige designvisning.
Opret formularer
Du behøver ikke nødvendigvis at indsamle dine oplysninger i typiske databaser. I stedet kan du også bruge klarere formularer, som kaldes det, fordi de er struktureret som konventionelle former i papirform. Muligheden for dette findes til venstre i menufeltet "Formularer" og kan findes ved at klikke på "Opret en formular ved hjælp af guiden". Du vil derefter have flere typer former at vælge imellem, hver med forskellige felter. For eksempel vil en formular til "mennesker" bede om andet indhold end for "stjernetegn". Endelig bestemmer du dit layout og bestemmer, om din formular kun skal være designet til input eller i stedet også til output og behandling af data.
Eventuelt kan du yderligere tilpasse din formular ved først at vælge menufeltet til formularer og derefter højreklikke på den ønskede fil. Vælg derefter indstillingen "rediger", hvorefter du kan udføre typiske funktioner i Office -applikationer. Dette omfatter ændring af skrifttype, indsætning af billeder eller flytning af inputfelter.
Forhold mellem tabeller
Tabeller kan ikke kun redigeres individuelt, men også linkes til andre tabeller. Dette er især nyttigt, når oplysninger i en tabel skal interagere med en anden. Dette er f.eks. Tilfældet, når tabeller kræver indtastning af en persons civilstand. Ofte er der kun cifre at vælge imellem, hvis betydning er gemt i en anden tabel (1 = single, 2 = gif.webpt osv.). Oprettelsen af yderligere tabeller bruges i sådanne tilfælde til at gøre allerede omfattende tabeller tydeligere. Dette forenkler også behandlingen af eksisterende datasæt.
Opret en ekstra tabel
Muligheden for dette er skjult under fanen "Ekstra", som vises, så snart du aktiverer menupunktet "Tabeller". Klik derefter på "Relationer", som åbner et udvalg af alle dine eksisterende tabeller. For det valgte eksempel betyder det, at tabellerne for personoplysningerne og for civilstanden skal tilføjes. Begge tabeller vises nu side om side i et nyt vindue, hvor deres felter er angivet. Hvis du klikker på et felt fra den første tabel med musen, kan du trække det ind i et felt i den anden tabel og dermed forbinde det til det. Hvis du nu indtaster et “1” som civilstand for en person, noteres oplysningerne “single” automatisk i baggrunden.
Vis tydeligt vigtige data med LibreOffice Base
Databasesystemet Base fra LibreOffice er ideelt egnet til at udføre hverdagens kontoraktiviteter. Ved hjælp af tabeller og formularer kan vigtige oplysninger tydeligt indsamles, behandles og output. Hvis du vil søge efter oplysninger igen, kan dette også gøres hurtigt og nemt takket være forespørgselsfunktionen.
Rækkefølgen af dataregistreringerne kan også øges ved at angive oplysninger i separate tabeller. Dette påvirker ikke funktionaliteten, da alle tabeller og felter kan netværkes med hinanden. Derudover kan Base også forbindes til andre databasesystemer. Denne kompatibilitet muliggør en høj grad af fleksibilitet, da data fra Microsoft Office og Co. også kan bruges.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg køre makroer i Base?
Ligesom alle programmer fra LibreOffice -softwarepakken kan makroer også bruges i Base. Disse fungerer imidlertid anderledes end normalt, for så vidt de ikke repræsenterer deres egne handlinger, men snarere reaktioner. Det betyder, at visse makroer også udføres, når du har startet et første arbejdstrin.
Hvordan kan jeg udskrive tabeller i Base?
Indlæg fra databaser er generelt ikke beregnet til udtryk. Denne forhindring kan dog omgås med et trick. For at gøre dette skal du kopiere indholdet i din tabel og derefter indsætte dem i LibreOffice Calc. Der kan du derefter bruge udskrivningsfunktionen som normalt.
Der er flere artikler om LibreOffice Base her:
-
Sådan opretter du en LibreOffice -database
-
Sådan konverteres et regneark til en database
-
Opret en dataindtastningsformular
