Excel -tabeller: strukturen på et øjeblik

Rækker, kolonner, celle, overskrifter

Microsoft Excel bruges i private og forretningsområder. Takket være programmet er det muligt at udføre matematiske beregninger og indstille forskellige parametre i forskellige relationer. Grundlæggende lyder det først abstrakt. Excel er imidlertid dybest set et intelligent program, der hjælper dig med at indsamle data, evaluere det og præsentere det, som du ønsker. For at kunne udnytte disse funktioner i Excel til professionelle eller private formål er det tilrådeligt at oprette en Excel -tabel, som brugerne frit kan formatere. Men hvordan er strukturen i Excel -tabeller, og hvad er muligt?

Sådan ser strukturen i Excel -tabeller ud

Programmet tilbyder forskellige anvendelsesområder og er derfor meget alsidigt. Det er dog vigtigt at forstå, hvordan et Excel -regneark er opbygget, og hvordan det fodres med relevante data. Så snart brugerne åbner programmet, har de en projektmappe foran sig, som består af et tomt regneark. Række- og kolonneoverskrifter afgrænser de enkelte celler. Data i form af tal og tekst, der indtastes i et tomt regneark, kaldes i første omgang en Excel -liste. Denne liste eller individuelle celleområder kan formateres i en Excel -tabel i enkle trin. Grundlæggende ser strukturen i Excel -tabeller sådan ud:

• Linjer
• kolonner
• Celler
• Tilmeld

Formaterede tabeller repræsenteres af rækker og kolonner. Linjeoverskrifterne er vandrette og nummererede i træk. Kolonnehovederne løber lodret og er tildelt et bogstav. Det punkt, hvor en række og en kolonne mødes, kaldes en celle. For eksempel er celle B3 det punkt, der stammer fra række 3 og kolonne B. Der er også registerfaner. Du kan oprette den, når din fil bliver større. Du kan nemt skifte mellem forskellige tabeller i et regneark ved hjælp af fanen register. På grund af de forskellige elementers lysstruktur kan brugerne indtaste forskellige data i tabelform og dermed vise dem tydeligt.

Brug af Excel -tabeller: private og professionelle anvendelsesområder

Hvad enten det drejer sig om økonomi eller statistisk analyse af data - Excel er det mest anvendte regnearkprogram.

Med Excel er der f.eks. Mulighed for at registrere input og output (uanset om det er privat eller forretning). Brugeren kan tilpasse, hvilke formler der bruges til at indtaste værdierne. Ved hjælp af Excel -bordstrukturen kan der hurtigt oprettes en oversigt over dataene.

Eksempel på en Excel -tabel fra den private sektor

Du gemmer en budgetbog i dit Excel -regneark. Du kan bestemme, hvor høj din indkomst og udgif.webpter er. Du kan kategorisere udgif.webpterne i forskellige grupper. For eksempel: husleje, dagligvarer, forsikring osv. Ved at bruge forskellige formler og indtaste de forskellige udgif.webpter kan du fx overvåge økonomien over en længere periode. På denne måde kan du analysere, hvordan dine udgif.webpter har ændret sig i den sidste måned eller endda i de sidste fem år.

Eksempel på et Excel -regneark fra erhvervslivet

Virksomheder kan bruge Excel -tabeller til at registrere og evaluere data fra f.eks. Forskellige virksomhedslokationer. Dette kan omfatte bestemmelse af overskud i deres helhed eller opdelt i individuelle grene. Desuden kan data om personale f.eks. Indsættes i Excel -tabeller.

Drej borde som en særlig form for bordet

Hvis data er i tabelform, og du vil evaluere dem, giver regnearksprogrammer som Excel mulighed for at oprette en såkaldt pivottabel. Dette er en særlig tabel, hvormed en stor mængde data kan reduceres til et forståeligt omfang og analyseres. Fokus kan f.eks. Placeres på en datapost af samme type og opsummeres i en pivottabel. Delresultater kan beregnes på samme måde. Strukturen i en pivottabel ligner strukturen i en Excel -tabel; det opfylder bare en anden funktion.

Eksempel på et pivottabel

En virksomhed har data om sine medarbejdere i listeform. Det kan fx være afdeling, køn, fødselsår, løn og ansættelsesår i virksomheden. Denne Excel -tabel kan nu konverteres til en pivottabel. Dette har den fordel, at forskellige data kan evalueres forskelligt. For eksempel kan pivottabellen beregne gennemsnitslønnen, den samlede løn eller tælle medarbejderne i individuelle teams. Det er også muligt at vurdere, hvor mange kvinder og mænd der er i virksomheden, eller hvor høj gennemsnitsalderen for medarbejderne er.

Strukturen i Excel -tabeller giver disse fordele frem for lister

Så snart data er indtastet i Excel, oprettes der først en liste. En liste kan konverteres til en tabel ved hjælp af knapper eller tastekombinationer. Tabeller har flere fordele i forhold til lister. Især når man arbejder med store datasæt, kan fejl snige sig ind under skift, evaluering eller sortering, hvilket ødelægger hele datasættet. For tabeller er sorteringen af dataposter derimod ikke forkert. Tabeller repræsenterer store datasæt på en håndterbar måde og giver mulighed for at udvide data efter behov.

Hvordan fungerer formateringen af Excel -tabeller?

Tabeller er lette at formatere. Med et par klik er der forskellige formatmuligheder, der sikrer, at oplysningerne præsenteres tydeligt.

• Sidehoveder og sidefødder
• Resultatlinjer
• Tilsluttede rækker og kolonner
• Første og sidste linje
• Autofilter

Sidehoveder og sidefødder for et bedre overblik

Excel giver dig mulighed for at indsætte sidehoveder og sidefødder. Dette giver dig mulighed for at gøre tabeller i din projektmappe klarere og give de nødvendige oplysninger. I sidehoveder eller sidefødder er der plads til sidetal, datoer eller navne. Der er også overskriftslinjer, der viser typen af data, der er indtastet i de respektive celler. Dette kan for eksempel være betegnelser, mængder eller tidsperioder. Du kan filtrere disse som du vil. I modsætning til lister kan tabellernes sidehoveder og sidefødder skjules og vises.

Resultatlinjer som en del af Excel -tabellen

Resultatlinjer er der for at vise summen af forskellige celler eller celleområder som et samlet resultat. Ud over at oprette totaler kan andre funktioner tildeles resultatlinjen. Disse kan også vises og skjules i tabellerne.

Flettede rækker og flettede kolonner for at opsummere flere celleområder

Celler kan forbindes lodret og vandret. Dette er derefter nødvendigt for at give et bedre overblik inden for en tabel. For eksempel har du oprettet en celle for hver måned. For at gøre det tydeligere, hvad de indtastede tal betyder, kan du flette cellerne over dataene og indsætte en overskrift der. Det kan for eksempel sige "månedligt salg". Du kan også let markere de første og sidste kolonner i formaterede tabeller. Det er også muligt at fryse den første eller sidste linje. Dette giver det nødvendige overblik, især med lange borde. Ellers, når du ruller, er det let at miste, hvilket input det er.

AutoFilter nyttig til sortering af data

En anden bemærkelsesværdig funktion i Excel er det såkaldte AutoFilter. Udover filterfunktionerne er der også sorteringsmuligheder. For eksempel hvis du vil sortere en liste med navne alfabetisk. Dog skal der derefter foretages en indstilling, så ikke kun en kolonne sorteres, men også de tilsvarende rækker. Autofilterne har den fordel, at du f.eks. Kan sortere alfabetisk eller tal fra små til store, og at de tilhørende data også automatisk sorteres. Desuden kan individuelle oplysninger filtreres.

AutoFilter eksempel

I Excel -tabellen med medarbejderdata vil du filtrere, hvor mange der kommer fra lokation xy. For at gøre dette skal det relevante autofilter indstilles, og kun de relevante medarbejdere vises. Derudover kan du filtrere efter flere parametre. For eksempel oprindelsessted og team. Med de tilsvarende autofiltre kan brugerne finde ud af, hvor mange medarbejdere fra et team, der bor samme sted.

Fordefinerede og tilpassede bordformater

Excel tilbyder dig et stort udvalg af forskellige foruddefinerede tabelformatskabeloner. Den store fordel ved dette er, at nyttige bordelementer hurtigt kan tilpasses og ændres. Det er også muligt at oprette tilpassede bordformater. Virksomheder kan især lave borde i deres eget virksomhedsdesign. Tabellerne kan således vises i din egen skrifttype eller dine egne farver.

Brug Excel -bordstrukturen effektivt til dit arbejde

Hvis du vil bruge formaterede Excel -tabeller i et professionelt eller privat miljø, bør du lære det grundlæggende i programmet at kende. For mange er Excel et skræmmende program med et utal af forvirrende funktioner.

Generelt er det tilrådeligt først at koncentrere sig om det grundlæggende i driften. Bare fordi grundlæggende funktioner som formatering er mestret, kan programmet allerede bruges effektivt.

Det er også nyttigt at vide, hvilke funktioner programmet overhovedet kan overtage. Det er uden betydning, om brugeren ved, hvilken formel der bruges, og hvordan. Dette kan stadig undersøges og tildeles bagefter. Hvis du vil bruge Excel til et bestemt formål, bør du i første omgang begrænse dig selv til dette, når du tilegner dig færdighederne og muligvis lærer andre funktioner at kende bagefter. Dette sikrer, at brugeren ikke bliver afskrækket af programmets omfang lige fra starten og mister overblikket.

Konklusion: Den formaterede Excel -tabelstruktur letter oversigten over data

Excel -programmet er en del af Microsoft Office -pakken og er tilgængelig for Apple- og Microsoft -brugere. Med regnearksprogrammet kan brugerne angive data i en tabel i projektmappen og få dem evalueret af programmet. Den lette struktur i Excel -tabeller giver brugerne en struktureret visning af data gennem række- og kolonneoverskrifter, overskrifter og resultatlinjer. Derudover er det muligt at bruge formatering til at markere vigtige celleområder og de værdier, de indeholder, eller til at ændre skrifttype og størrelse. Derudover kan de indtastede data konverteres til diagrammer i Excel -tabellerne, for eksempel for at vise en klar fordeling af oplysninger. Sammenlignet med datalister har strukturen i Excel-tabeller den fordel, at udvidede funktioner er tilgængelige, hvilket muliggør en tidsbesparende og mere effektiv evaluering af posterne. Ud over det individuelle design af tabeller får brugerne naturligvis også skabeloner, som de kan bruge til at evaluere deres data i regnearket.