Sådan opretter du regelmæssigt sikkerhedskopier af dine Excel -projektmapper
Vil du gerne lave en sikkerhedskopi af en projektmappe? Dette går naturligvis ud over de muligheder, der tilbydes af Windows, f.eks. Kopiering af en projektmappe til et andet bibliotek eller under et andet navn.
Du kan også oprette en sikkerhedskopi af en projektmappe direkte med Excel. Excel gemmer derefter altid den tidligere version af en projektmappe i en sikkerhedskopi, når du gemmer den gamle version.
Opret en automatisk sikkerhedskopi af en Excel -fil, når du gemmer
Følg disse trin:
- Ring til kommandoen GEM AS. For at gøre dette skal du klikke i alle versioner på fanen FIL eller menuen FIL. Excel 2007 er en undtagelse. Her klikker du på den runde Office -knap øverst til venstre for at aktivere kommandoen.
- I dialogvinduet, der vises, skal du klikke på knappen TOOLS (Excel fra version 2007) eller EKSTRA (Excel til og med version 2003).
- Vælg indstillingen GENERAL OPTIONS.
- Aktiver afkrydsningsfeltet CREATE BACKUP FILE.
- Indtast ikke adgangskoder.
- Luk vinduet med knappen OK.
- Vælg et bibliotek og et filnavn.
- Gem projektmappen ved hjælp af knappen med samme navn.
Excel opretter derefter en sikkerhedskopi af filen. Denne har filtypen ".XLK" og er altid opdateret fra den næstsidste gemning. Når du gemmer en projektmappe, bliver den tidligere version den nye backupfil.
Men der er en anden måde: Ved hjælp af en makro kan du også give Excel kommandoen til at oprette en automatisk sikkerhedskopi, når en Excel -fil lukkes.
Opret automatisk sikkerhedskopi, når du lukker en Excel -fil
Vil du gerne sikre, at en sikkerhedskopi af filen automatisk gemmes på en bestemt sti, når du lukker en Excel -projektmappe? Dette er ikke et problem med en makro. For at skelne mellem dem gemmes filnavnene efter følgende mønster:
År-måned-dag filnavn
Så hvis din fil for eksempel hedder planning.xls, gemmes sikkerhedskopien som:
2009-10-24 planning.xls
Denne navngivning gør det meget let at sortere fillisten kronologisk, fordi den kronologiske rækkefølge automatisk er alfabetisk. Brug følgende makro til at oprette sikkerhedskopien:
Sub auto_close ()
Dim Altnavn som streng, Neuname som streng, sti som streng
Sti = "C: \ Data"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Hvis Right $ (Path, 1) "\" Så er Path = Path + "\"
Neuname = Sti og format (nu, "ÅÅÅÅ-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs filnavn: = nyt navn
Workbooks.Open (gammelt navn)
ThisWorkbook.Close
Afslut Sub
Sæt din vej i variablen sti fast. Sikkerhedskopierne gemmes i denne position. Hvis du vil have, at sikkerhedskopierne altid skal gemmes i det samme bibliotek, som du åbnede projektmappen fra, skal du udskifte kommandoen Sti = "C: \ Data" med følgende linje:
Sti = ActiveWorkbook.Path
Makroen fungerer efter følgende metode:
- Gem den aktuelle mappe
- Generer et nyt filnavn baseret på den aktuelle dato
- Gem projektmappen under et nyt navn i en ny sti
- Åbn den originale projektmappe igen
- Luk sikkerhedskopien af mappen
Kopier makroen til hver projektmappe, som du automatisk vil sikkerhedskopiere. Sikkerhedskopierne oprettes altid, når du lukker den tilhørende projektmappe.
Sådan oprettes manuelt en sikkerhedskopi af dit Excel -regneark
Når du reviderer en projektmappe, kan det ske, at du ikke er sikker på, om du virkelig vil gemme de ændringer, du har foretaget.
I sådanne tilfælde bør du lave en sikkerhedskopi af mappen med den tidligere version. Gå frem som følger for at oprette en sikkerhedskopi af den sidst gemte version:
- Aktiver kommandoen "Gem som" i menuen "Filer".
- Klik på knappen "Værktøjer - Generelle indstillinger".
- Aktiver afkrydsningsfeltet "Opret backupfil".
- Luk vinduet med knappen OK.
- Vælg et bibliotek og et filnavn.
- Gem projektmappen ved hjælp af knappen med samme navn.
Excel opretter derefter en sikkerhedskopi af filen. Denne har filtypen ".XLK" og er altid opdateret fra den næstsidste gemning. Når du gemmer en projektmappe, bliver den tidligere version den nye backupfil.
