Vil du gerne sikre, at din tekst lettere kan læses af modtageren? Så bør du overveje brugen af kolonnen sæt. Det er ikke for ingenting, at tekst placeres i spalter i (daglige) aviser, de fleste brochurer og i mange prospekter.
Du skal være opmærksom på disse 4 punkter!
Uanset om du bruger et kolonnesæt i dit dokument eller endnu bedre bruger et enkeltkolonne-layout, afhænger af flere randbetingelser. Generelt kan du når som helst skifte mellem et layout med flere kolonner og enkeltkolonner uden at beskadige din tekst. Hvis du er i tvivl, er en kort test værd. Du bør overveje følgende punkter, når du træffer din beslutning:
1. punkt: Er siden bred nok til kolonner? Brug af kolonner giver kun mening, hvis din side er bred nok. Antag, at du designer et dokument i A5 -format ved hjælp af en skriftstørrelse på ti eller tolv punkter, og dine højre og venstre marginer er hver tre centimeter brede. Her bliver det klart ved første øjekast, at den resterende plads ikke tillader to kolonner. Er grænsen f.eks. Kun en centimeter bred, og arbejder du med en ni-punkts skrifttype? Derefter kan du nemt sætte teksten i to kolonner.
Hvis det er nødvendigt, skal du bare teste de forskellige kolonnetal. Du vil hurtigt se, hvilket antal kolonner der er optimalt for din tekst! Og i borderline -tilfælde kan du f.eks. B. formindske / øge skriftstørrelsen med et eller et halvt punkt. Dette sikrer, at du har det korrekte antal tegn pr. Linje.
2. punkt: Hvor mange kolonner kan en side tage? Om du fordeler din tekst i en, to, tre eller flere kolonner afhænger af sidens bredde og skriftstørrelsen. Brug følgende retningslinjer som en vejledning: Kolonner er typisk 45 til 60 tegn brede, så der er plads til i gennemsnit syv til ti ord i en kolonnelinje. Denne kolonnebredde har den fordel, at læseren kan forstå en komplet linje med et eller to blikke. Hvis søjlerne bliver meget bredere, er der risiko, som med tekst med en kolonne, for at øjet glider ud af linjen under læsning - læseren har ikke længere nogen vejledning. Hvis kolonnerne bliver smallere, kan ordene i linjerne ikke længere være rimeligt afbalancerede. Der er irriterende huller mellem bogstaverne eller ordene. Eller orddelingen rammer i slutningen af hver sætning - men mere end tre bindestreger bør ikke følge hinanden.
3. punkt: Er der mange tabeller, billeder osv. I dit dokument? Om din tekst er egnet til kolonnen, afhænger også af antallet af billeder, tabeller, lister, tegninger, formler osv. Hvis du f.eks. Vil tilføje et detaljeret billede til hvert trin i en trinvis vejledning, er kolonnen ikke egnet. Har du brug for mange store billeder i et dokument, der fylder en halv side og mere? Selv da er kolonnetypeindstilling uegnet, fordi billederne forhindrer teksten i at "flyde jævnt". Det samme gælder tabeller, der fylder hele siden. Selvom tabellerne bekvemt kan placeres på tværs af flere kolonner som et designelement, for eksempel, betyder det øget indsats. Dette gælder også for alle andre grafiske elementer.
4. punkt: Brug altid begrundelse i kolonner! Så teksten forbliver læsbar i kolonner, formateres den ofte med begrundelse. Word ændrer ordafstanden, så ikke kun tekstens venstre kant, men også højre kant bliver "glat". Flagrende - det vil sige, at den højre margen ikke er afbalanceret - er normalt sværere at læse i kolonner.
Ikke mere udskrive de forkerte sider
For nylig modtog vi følgende spørgsmål fra en læser på e -mail i redaktionen af "Word Tips & Tricks fra A til Z": Jeg kan bare ikke forklare det for mig selv: Jeg vil bare udskrive den tredje side i min nyskrevne rapport og få den udskrevet -Dialogboks lavet i overensstemmelse hermed, men når jeg begynder at udskrive, får jeg andre udskrifter ud over den ønskede side. Det ser ud til, at forskellige sider i dokumentet udskrives tilfældigt. Hvorfor er det, og hvordan kan jeg slukke det?
Svaret fra redaktionen:
Problemet opstår, når dit dokument består af flere sektioner (f.eks. Et afsnit for hvert kapitel), og du angiver, at sidetallet skal starte med "1" i hvert afsnit. I dette tilfælde er der flere tredjesider i dit dokument, hvorfor Word ikke kun udskriver den tredje side i det første afsnit, men også alle tredje sider i de følgende afsnit. For at løse dette problem skal du ikke kun angive sidenummeret, men også sektionsnummeret ved udskrivning. Og sådan gør du det:
- Placer markøren på den side, du vil udskrive.
- Kontroller nu statusoplysningerne i venstre side af Word-statuslinjen for at se, hvilken side og sektion du er på. Bemærk, at datavisningen i Word 2007 muligvis skal aktiveres her først. For at gøre dette skal du højreklikke på statuslinjen og vælge de ønskede oplysninger i kontekstmenuen.
- Fremstår her f.eks. For eksempel "Side 3" og "Afsnit: 1" eller "Fra 1" skal du udskrive den tredje side i det tredje afsnit.
- Åbn nu dialogboksen Udskriv. Word 2007: For at gøre dette skal du klikke på knappen Office øverst til venstre, derefter på kommandoen PRINT og nu på PRINT -posten til højre. Word 2003, 2002 / XP og 2000: Åbn menuen FIL, kommandoen PRINT.
- Alle versioner: Klik på radioknappen SIDER under SIDEOMRÅDE.
- Indtast nu teksten »p3s1« i stedet for det enkle sidetal i tekstfeltet bag SIDER. »P« står for »side«, »s« for »sektion«. I vores eksempel udskrives den tredje side i det første afsnit efter behov.
- Hvis du nu starter udskrivningsdialogvinduet ved at klikke på OK, udskrives den ønskede side i det valgte afsnit.
Den ekstra side og sektionsinformation kan naturligvis også kombineres til at danne komplette sideområder. Har du lyst til For eksempel, for at udskrive den første side i afsnit 1, afsnit 2 og afsnit 3, lyder den som følger: "p1s1; p1s2; p1s3". Hvis du vil udskrive side 1 til 12 i det andet afsnit, skal du indtaste: »p1s2-p12s2«. Hvis du kun vil udskrive en enkelt side, og markøren allerede er på den aktuelle side, kan du også bruge Aktiver den NUVÆRENDE SIDE mulighed. Dette sparer dig for at skulle angive side og sektion.