Du bruger signaturen i slutningen af hver e-mail til at give modtageren din adresse og de obligatoriske oplysninger, der kræves ved lov. Du kan også bruge signaturen til at formidle tilbud, salgsfremmende oplysninger eller andre beskeder.
Opret en underskrift
Du kan konfigurere en signatur i Outlook som følger:
- Kald kommandoen TOOLS >> OPTIONS.
- Åbn fanen E-MAIL FORMAT, klik på SIGNATURES og derefter på NEW.
- Indtast et navn for den nye signatur. Behold indstillingen Opret signaturen uden en skabelon (denne mulighed er ikke længere tilgængelig i Outlook 2007), og klik på NÆSTE.
- Indtast og formater teksten til signaturen. Hvis du vil, kan du også tilføje dit virksomheds logo.
Bemærk, at modtageren kun vil se formateringen, hvis han har angivet HTML eller RTF som e-mail-format. I tilfælde af e-mails i almindeligt tekstformat kan naturligvis fed skrift eller lignende ikke ses.
Hvis du har Outlook til og med version 2003, skal du gøre følgende:
- Klik på AFSLUT, og klik derefter på OK.
- Under fanen E-MAIL FORMAT under Signaturer skal du vælge den e-mail-konto, som den nye signatur skal bruges til. Outlook indsætter derefter automatisk signaturen i slutningen af hver ny e-mail eller hvert svar og videresendelse, som du sender via denne konto.
- Luk dialogen.
Hvis du har Outlook 2007, skal du gøre følgende i stedet:
- Klik på "Gem.
- Øverst til højre i dialogboksen i feltet E-mail-konto skal du vælge den konto, som den nye signatur skal bruges til automatisk.
- Herunder vælger du navnet på signaturen til NYE MEDDELELSER og til SVAR / FREMSENDELSE.
- Luk dialogboksen med OK.
Da Outlook kopierer signaturen til meddelelsesfeltet, kan du stadig ændre den, før du sender e -mailen - f.eks. Indsæt din direkte telefonudvidelse for en vigtig kunde, mens den normale signatur indeholder nummeret på tavlen.
Inkluder din underskrift med dit visitkort
Hvis du har oprettet et digitalt visitkort med dine data i Outlook, kan du vedhæfte det til din e-mail-signatur. Modtageren af visitkortet kan overføre kontaktdataene til deres adressebog med et dobbeltklik.
Vigtigt: Outlook op til version 2003 sender visitkortet i form af en vCard-fil, som også kan læses af andre e-mail-klienter udover Outlook. Outlook 2007, på den anden side, bruger VCF -formatet, som kun tolkes korrekt med Outlook 2007 og det kommende Outlook 2010.
Sådan tilføjes dit visitkort til signaturen i Outlook:
- Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du oprette en ny post med dine kontaktoplysninger i adressebogen.
- Ring til kommandoen TOOLS >> MULIGHEDER >> E -MAILFORMAT.
- Klik på knappen SIGNATURES.
- Hvis du allerede har indtastet en signatur, skal du markere den i feltet øverst til venstre. I Outlook op til 2003 skal du nu klikke på Rediger. Hvis du endnu ikke har indtastet en signatur, skal du gøre det ved hjælp af knappen NY.
- I Outlook 2003 eller tidligere skal du vælge vCard i feltet Tilføj dette visitkort (vCard) til dette signaturfelt. Klik på BUSINESS CARD under Rediger STANDARDSIGNATUR i Outlook 2007. Vælg din kontaktpost i adressebogen, og klik på OK. VCF -filen oprettes derefter automatisk, og en forhåndsvisning indsættes i signaturen.
- Luk alle dialoger.
LOVKRAV
Siden 1. januar 2007 har det været lovligt reguleret i Tyskland, hvilke oplysninger der skal medtages i kommerciel korrespondance, herunder i e-mails:
- det fulde firmanavn, herunder virksomhedsformen
- filialens sted med den korrekte stavemåde, der kan tilkaldes
- den kompetente lokale domstol
- handelsregisternummeret
- momsidentifikationsnummeret
- navnet på den administrerende direktør, ejer eller bestyrelsesformand og bestyrelse
Strengt taget også skattenummeret (mange virksomheder giver dette kun ud på anmodning for at undgå misbrug)
Yderligere oplysninger såsom telefon- og faxnumre, e-mail-adresse, webadresse, detaljer om afdelingen osv. Er frivillige. Ifølge loven skal de obligatoriske oplysninger være "læselige" på skærmen og på udskrifter. Disse krav er reguleret i:
- Handelslov, HGB, § 37a
- GmbH Act (GmbHG), § 35a
- Aktieselskabslov (AktG), § 80
