Brug funktionen Autofuldførelse til at sikre, at tilbagevendende indhold hurtigere kan indtastes i dine Excel -tabeller og lister
Excel har en AutoComplete -funktion (kaldes også AutoEnter i ældre versioner af Excel). Mens du indtaster en tekst, kontrollerer programmet, om posten allerede er indeholdt i den aktuelle tabel. I så fald foreslår programmet, hvordan posten kan udfyldes efter det første bogstav.
Hvis du vil acceptere dette forslag, skal du blot afslutte dit input med ENTER -tasten. Ellers skal du overskrive den foreslåede tekst med en anden.
I visse tilfælde kan det ske, at Excel ikke automatisk udfylder en post i en celle, mens du skriver.
Det kan der være flere grunde til. AutoEnter -funktionen er muligvis deaktiveret. Funktionen skal aktiveres, så Excel kan udfylde celleposter. For at gøre dette skal du ringe til kommandoen TOOLS - OPTIONS, hvis du bruger Excel til og med Veriosn 2003. Aktiver fanen EDIT i dialogboksen, der vises
I denne dialogboks skal du markere afkrydsningsfeltet AUTO-COMPLETE FOR CELL VALUES
Bekræft dette valg med knappen OK.
Selv med funktionen Autofuldførelse slået til, er der et par tips, du skal huske på for at få tilfredsstillende resultater. Vær opmærksom på følgende punkter:
- Excel udfylder kun poster, når indsættelsespunktet er for enden af den aktive celle. Sørg for, at du lægger bogmærket bag det sidste bogstav i den aktive celle.
- Excel søger kun efter mulige poster i den kolonne, der indeholder den aktive celle. Hvis dine poster gentages inden for en række og ikke inden for en kolonne, tilføjes Autofuldførelse ikke til posterne.
- En post afsluttes kun, når det er klart, hvilken post du vil indtaste. De bogstaver, du har indtastet, matcher muligvis ikke bogstaverne i en eksisterende post, eller de kan være ens på tværs af flere poster. Hvis du f.eks. Skriver "Mü" i en kolonne, der ikke indeholder poster, der begynder med disse bogstaver, vil posten ikke blive fuldført. Hvis du indtaster strengen "Mü" i en kolonne, hvor de mulige poster "Müller" og "Müller-Lüdenscheid" er tilgængelige, udfylder Excel ikke posten, før du har et unikt bogstav, i dette tilfælde en bindestreg efter "r "tilføjet. I stedet for at indtaste det næste unikke bogstav, kan du alternativt vælge den ønskede post fra en liste over de poster, der allerede er indtastet i kolonnen. For at gøre dette skal du trykke på tasten ALT -PIL NED og vælge en post på den viste liste. Alternativt kan du klikke med højre museknap på cellen og vælge DROPDOWN SELECTION LIST -funktionen i kontekstmenuen.
- Excel udfylder kun poster, der indeholder tekst eller en kombination af tekst og tal. Indlæg bestående af tal, datoer eller tidspunkter samt formularer udfyldes ikke.
- Kontroller placeringen af den aktive celle: den skal være inden for dataområdet. Dataområdet er celleområdet, der indeholder alle data og er også begrænset af tomme celler eller bordkanter. Excel udfylder poster inden for dataområdet og i den tomme linje under dataområdet. Forudsat at dataområdet strækker sig over celleområdet A1: C20: Excel fuldender derefter alle poster, der er indtastet i en celle inden for A21 til og med C21, selvom cellen ovenfor er tom. Indlæg, der er indtastet i cellerne A22 til og med C22, vil ikke blive gennemført.
- Jo større antal mulige poster i en kolonne, jo længere tid kan det tage for Excel at fuldføre en post.
