Sådan fungerer du bedst med Quick Parts i Outlook
Opfattelsen af e-mails i Outlook behøver ikke at være individuel i alle tilfælde. I det professionelle og private miljø designes konstant lignende eller sammenlignelige e-mails. For eksempel indeholder en e -mail, der ledsager et tilbud, normalt analoge tekstkomponenter. Et svar på en forespørgsel er også uspecifikt og skal ændres med hensyn til antal eller højst produktet. En lighed i opfattelsen af mails er grundlæggende fornuftig og indeholder en fordel, der ikke bør undervurderes. Dette kan opnås, hvis du arbejder mere med præfabrikerede tekstmoduler. I den aktuelle version af Outlook 365 er tekstmoduler og deres funktioner tilgængelige som hurtige moduler, som adskiller sig fra andre programmer og Outlook -versioner.
Videotutorial: Sådan oprettes og bruges tekstmoduler i Outlook
Opret en hurtig del i Outlook - 5 vigtige trin til automatisering
Du kan hurtigt designe en hurtig komponent i Microsoft Outlook -programmet:
-
Åbn en ny mail via fanen "Fil". I det næste trin skal du skrive en bestemt tekst, som du gerne vil gemme som en hurtig del.
-
Vælg teksten i Microsoft Outlook, og kopier den. For at gøre dette kan du bruge tastekombinationen Ctrl + C som en genvej eller genvej.
-
I det næste trin, med teksten stadig markeret, skal du navigere til fanen "Indsæt" og skifte til menuen "Tekst".
-
Ved at klikke på "Quick Parts" åbnes et nyt markeringsvindue, hvor du kan "Gem dit valg i Quick Parts Catalog".
-
Efter at have klikket på "Gem markering i hurtigkatalog", åbnes et andet valgvindue. Her har du mulighed for at give yderligere information om tekstmodulet.
Blandt andet kan du:
- Tildel et meningsfuldt navn til tekstmodulet.
- Vælg en kategori, eller opret en ny kategori, f.eks. "Tilbud" eller "Kontrakt".
- Indsæt en beskrivelse for at informere kollegerne om tekstmodulets indhold.
- I indstillingerne skal du vælge, hvordan teksten skal indsættes som en hurtig del.
Med et klik på "OK" gemmer du den hurtige del og kan til enhver tid indsætte den i en ny mail.
Indsæt en hurtig del i en e -mail - sådan fungerer det
En byggesten, der er tilføjet til en ny e -mail, har mange fordele. Det er tidsbesparende og effektivt at indarbejde tekstmoduler i en e-mail. Derudover ligner udgående meddelelser hvad angår indhold og formatering. Dette er især vigtigt i det faglige miljø med en forespørgsel eller et tilbud.
Du har to alternativer til at integrere et oprettet tekstmodul i en e -mail:
Alternativ 1: indsæt et tekstmodul som f.eks. Autotekst
Din hurtige del med navnet "Tekstmodul 1" vises automatisk som en mulighed for at indsætte, så snart du indtaster de første par tegn i navnet på den hurtige del i din tekst.
Strengen "Tekst" er tilstrækkelig til at Outlook kan finde den hurtige del. Hurtigdelen indsættes med et klik på Enter -tasten. Dette sparer dig for en masse tid ved opfattelsen af e-mails.
Alternativ 2: Integrer hurtigkomponenten manuelt
Ud over den automatiserede variant kan du også integrere en hurtig komponent manuelt. Dette fungerer ubesværet ved at åbne en ny e -mail og bruge markøren til at navigere til det punkt i teksten, hvor du vil have teksten indsat.
I det næste trin skal du skifte til fanen "Hurtige dele" på fanen "Indsæt". Klik på menupunktet for at få vist alle de hurtige dele, der kan indsættes.
Efter at have klikket på den ønskede hurtigkomponent, vises den i teksten i din e-mail.
Organiser, rediger og slet hurtige dele
Over tid bliver det uundgåeligt, at uafhængigt designede hurtige byggesten skal ændres eller slettes. Dele af teksten, inkorporerede tal eller procenter kan ændre sig. Gør følgende for at ændre eller slette et tekstmodul:
-
I fanen "Indsæt" skal du navigere til menupunktet "Hurtige dele".
-
Åbn menuen "Hurtige dele", og klik på det modul, du vil ændre. Der åbnes en ny valgmenu, hvor du kan redigere tekstmodulet.
-
Du har blandt andet mulighed for at redigere egenskaberne for tekstmodulet. Du kan tilpasse navnet på blokken eller beskrivelsen. Under “Organiser og slet” kommer du til “Organizer for modules”, hvor du kan redigere alle lagrede tekstmoduler og slette dem om nødvendigt.
-
Et klik på "Luk" gemmer alle ændringer, der er foretaget i dine personlige tekstmoduler. Det er kun muligt at ændre tekstmoduler i nyere Outlook -versioner. I Outlook 2007 eller 2010 er der ingen officiel måde at redigere hurtige dele bagefter. Med et trick, hvor du gemmer tekstmodulet under et andet navn, kan du stadig redigere og tilpasse.
Sammenfattende indeholder Quick Parts og Autotext -funktionerne væsentlige muligheder for delvist at automatisere oprettelsen af tekster. Brugen af begge funktioner er ideel til forretningsbreve, hvor en særlig eller almindelig hilsen som "Dear" skal bruges. Personlige hilsner kan også gemmes som automatisk tekst.
Det ligner en invitation, tilbagevendende ønsker til fødselsdag eller jubilæer eller ofte stillede spørgsmål. Forkortelser og formuleringer kan til enhver tid udformes som hurtige byggesten. På denne måde kan signaturer også integreres, når den faktiske signatur udskiftes. For bogstaver og forretningsbreve, der skal skrives ord for ord, er der også et modul.
Bortset fra den hurtige dele -funktion i Outlook, bruger virksomheder og forretningsfolk produktivitetsværktøjet Text Expander fra Smile. Med denne betalte app kan forretningsbreve og e -mails professionaliseres yderligere med hensyn til Autotext. Med Text Expander kan du arbejde på både Windows og Mac.
Tip:
For altid at bevare overblikket over dine hurtige byggesten er det fornuftigt og praksisorienteret at sortere dem i forståelige kategorier.
Konklusion
Oprettelse af hurtige dele i Microsoft Outlook er ikke svært. Du kan gemme en ny blok i 5 enkle trin. Tildelingen af forståelige kategorier, klare modulnavne og en klar beskrivelse er vigtige for effektivt at integrere hurtige moduler i e-mails. Denne procedure til tilbagevendende e -mails sparer dig meget tid i undfangelsen. Desuden garanterer denne procedure, at tilbud eller en forespørgsel besvares og sendes på samme måde til hinanden.
