Opret skabeloner i Outlook og spar meget tid

Forskellige trin-for-trin instruktioner og tips

Mange aktiviteter i den faglige eller private sektor er overflødige. Dette gælder for manuelt arbejde i håndværkssektoren samt opgaver, der udføres på pc'en. En aktivitet, der løbende gentages, er designet af en mail med Microsoft Office. Citater, følgebrev til en faktura eller private dokumenter indeholder ofte den samme eller lignende formulering og er identiske med hensyn til tekst, struktur og formatering.

Af effektivitetshensyn er det fornuftigt at automatisere skrivningen af disse meddelelser ved at oprette skabeloner i Outlook. Microsoft Office -brugere kender især arbejdet med skabeloner fra Microsoft Word eller PowerPoint -præsentationsprogrammet. I tekstbehandlingsprogrammet eller i præsentationssoftwaren skal skabeloner bruges som standard. Specifikke skabeloner eller skabeloner letter opfattelsen af præsentationer eller opbygningen af forretningsbreve. Du kan fortsætte på en lignende måde i Microsoft Outlook for at undgå afskedigelser ved oprettelse af mails.

Trin-for-trin instruktioner: Opret skabeloner i Outlook

Gør følgende for at oprette en skabelon i Outlook:

1. Åbn en "Ny e-mail" på fanen "Start" i Outlook, og design den individuelt med tekst og andre stilistiske enheder, så den kan bruges som en skabelon. Du har også mulighed for at åbne en ny mail med tastekombinationen CTRL + N.

   

2. Efter at e-mailen er oprettet, skal du gemme den ved at klikke på fanen "Fil" i menupunktet "Gem som" i stedet for at sende meddelelsen som sædvanlig via feltet "Send".

   

3. Et vindue åbnes, hvor du kan gemme din besked. For at gemme posten som en skabelon, er det vigtigt at vælge den korrekte filtype. Du kan finde dette, når du klikker på dialogboksen under "Filtype". Vælg posten "Outlook -skabelon" som filtype. En Outlook -skabelon forkortes altid med filtypenavnet * .oft. Hvis du har konfigureret Microsoft Word som din mail -editor, kan OFT -formatet (Outlook -skabelon) ikke vælges. Som en mulighed kan du gemme mailen i Outlook -meddelelsesformat eller fil i HTML -format. I dette tilfælde kan den ikke bruges som en skabelon i Outlook.

   

4. Med et klik på "Gem" gemmer du den nye skabelon i din personlige skabelonmappe. Du bør vælge en passende, forståelig beskrivelse som navn på skabelonerne. Som standard kan den personlige skabelonmappe findes følgende sted i Windows: "C: \ brugere \ brugernavn \ appdata \ roaming \ microsoft \ skabeloner."

Vigtig: Hvis oprettede e -mails udelukkende skal bruges til genindsendelse og ikke gemmes som en skabelon, skal du bruge sporingsfunktionen i Microsoft Outlook.

Den skabelon, du har oprettet i Outlook, er umiddelbart tilgængelig til brug.

Opret en ny e -mail fra en skabelon - sådan fungerer det

Hvis du vil oprette en ny e-mail fra en tidligere oprettet skabelon, kan du bruge følgende skema:

1. I stedet for at åbne en ny e-mail ved hjælp af knappen "Ny e-mail", skal du navigere til knappen "Nye poster" i menuen. Under Elementer skal du markere feltet: "Yderligere elementer> Vælg form".

   

2. I det næste vindue skal du klikke på feltet "Vælg form" i søgelisten under indstillingen "Skabeloner i filsystemet".

   

3. Standardmappen "Skabeloner" åbnes derefter. I denne mappe finder du Outlook -skabeloner med filtypen *.tit ligeledes andre Office -skabeloner til Word, Excel eller PowerPoint. Hvis din skabelon er gemt i en anden mappe, skal du klikke på "Gennemse" og vælge den ønskede skabelon.

   

4. I det sidste trin skal du vælge den ønskede skabelon og klikke på "Åbn".

Din skabelon åbnes i Outlook -e -mail -editoren. Du kan individualisere dette, før du sender det, og tilføje hurtige moduler. Ud over tekstændringer skal du angive modtager (er) i felterne Til, CC eller Bcc. Det er også vigtigt at indtaste et meningsfuldt emne og kontrollere meddelelsen for stave- og tegnfejl, før den sendes. Efter at din e-mail oprettet fra skabelonen er udfyldt, kan den sendes som sædvanlig.

Outlook-skabeloner skal generelt ikke bruges til e-mails. Hvis dine opgaver omfatter daglig at sende mødeforespørgsler med samme eller lignende indhold til tilsvarende modtagere, kan skabeloner også være nyttige og spare tid.

Det giver mening at gøre tilbagevendende processer og ordrer mere effektive ved at oprette skabeloner i Outlook. I stedet for at skrive de samme eller lignende tekster flere gange om dagen hjælper skabeloner dig med at spare tid og sikre en analogi med e-mails. Dette er især nyttigt i en forretningsmæssig sammenhæng, for eksempel med tilbud til kunder og interesserede.

Resumé og konklusion: Det er effektivt og enkelt at oprette og bruge skabeloner i Outlook

For at undgå afskedigelser i den daglige arbejdsgang er det hensigtsmæssigt at oprette skabeloner. I lighed med Microsoft Word eller PowerPoint er dette også muligt i Microsoft Outlook med blot et par klik med musen.

Du kan gemme en skabelon i standardskabelonmappen på få trin. Designing af nye meddelelser fra skabeloner sker også med blot et par klik. Denne procedure garanterer tidsbesparelser, overensstemmelse ved besvarelse af henvendelser og reducerer fejl ved oprettelse af mails. Outlook -skabeloner kan også bruges til at møde anmodninger eller aftaler. Brugere, der specifikt bruger skabeloner, er mere effektive og bruger funktionerne i Outlook professionelt.