Excel: Opret reference til et andet regneark

Microsoft Excel-brugere sætter pris på muligheden for at oprette referencer til andre regneark i den aktive mappe. Især ved store regneark med mange formler, data og funktioner er det nyttigt at lave referencer for at kunne arbejde effektivt med alle data. Dette sparer kedelige manuel dobbeltindtastning eller copy & paste, hvilket er tidskrævende og udsat for fejl.

I denne artikel lærer du, hvordan du kan koble Excel-regneark sammen med nogle få klik og dermed udføre beregninger på tværs af flere regneark.

Hvordan opretter du en reference til et andet regneark?

Du opretter linket mellem to Excel-regneark ved hjælp af en formel og en ekstern reference i målregnearket.

I vores eksempel viser tabel 1, hvor mange ansatte en virksomhed har på forskellige lokationer i Tyskland og andre europæiske lande. I den anden tabel skal kun antallet af ansatte i filialen i Passau angives. Forbindelsen mellem de to tabeller sikrer, at hvis dataene i tabel 1 ændres, opdateres oplysningerne i tabel 2 automatisk.

For at oprette referencen til et andet regneark skal du først åbne begge regneark i Microsoft Excel. Klik derefter på målcellen i måltabellen, hvor du vil vise dataene fra kildefilen. I vores praktiske eksempel er dette målcellen B1.Formlen for linket starter altid med et lighedstegn. Skriv "="i den tidligere valgte celle.

I næste trin skal du skifte til tabellen med medarbejderdata og fremhæve tallet 55 i celle C9. Det er antallet af ansatte i filialen i Passau.

Tryk på Enter for at afslutte genvejen. Antallet af 55 medarbejdere fremgår nu af tabel 2, da du effektivt har forbundet cellerne i begge regneark med hinanden.

Hvis du vil oprette referencen manuelt ved hjælp af tastaturet, skal du bruge følgende syntaks:

=arknavn!celle

For arknavn skal du indtaste navnet på det ark, hvis celle du vil henvise til. I vores eksempel er arknavnet "Ark1." Cellemærket angiver referencen til den eller de celler i Ark1, som du vil henvise til.

Hvordan laver man beregninger på tværs af flere Excel-regneark?

Det sker ofte, at beregninger skal udføres over flere regneark. I vores eksempelprojektmappe er der flere regneark, der har en identisk struktur. Tabellen beskriver elomkostningerne for forskellige anlæg i en virksomhed på et år, opdelt efter måned. Arbejdsbogen indeholder data for årene 2016 til 2021. Totaler og maksimumværdier skal beregnes i et oversigtsark.

Brugere, der arbejder sporadisk med Excel, ved, hvordan man udfører beregninger på tværs af flere regneark i en projektmappe. De færreste ved, at når man regner på tværs af flere regneark, kan der overføres områder, der væsentligt forkorter formlerne og gør dem klarere.

Vigtigt: Det er afgørende, at alle regneark, som du medtager i din beregning, er opbygget identisk efter samme mønster. Kun i dette tilfælde vil formlerne give de korrekte resultater. Især ved omfattende regneark med mange data behøver det ikke nødvendigvis at kunne mærkes i resultatet, hvis dataområdet i et af regnearkene forskydes med en række eller kolonne. Samtidig er resultatet forkert.

I følgende eksempel skal elomkostningerne for de sidste par år summeres. Illustrationen viser strukturen af de enkelte ark:

Ud over den ensartede struktur af tabellerne er opstillingen af arkene i projektmappen vigtig. Sørg for, at de arbejdsark, du skal bruge, er ved siden af hinanden i projektmappen.

Følgende figur viser opstillingen af regnearkene i eksempelprojektmappen:

Når forberedelserne er færdige, kan du begynde at skrive formlerne.

Hvordan beregner man summen af flere regneark i Excel?

I vores eksempeltabel skal det samlede resultat af alle årlige totaler bestemmes i et oversigtsark. Summen af de enkelte år er i de tilsvarende tabeller i celle H16.

Den krævede formel til summeringen har følgende struktur:

=SUM('FirstSheet:LastSheet'!Range)

" Med FirstSheet giver du navnet på det første ark, der skal med i beregningen. Lastsheet-argumentet definerer navnet på det sidste ark til beregningen. Alle ark, der ligger mellem disse to ark, tages også i betragtning.Areal definerer det område, du vil summere."

Brug følgende formel til at beregne summen af værdierne i cellerne H16 i regnearkene 2016 til 2021:

=SUM('2016:2021'!H16)

Følgende figur viser brugen af denne formel i eksempeltabellen:

Ved at tilpasse denne enkle formel er det også muligt at forespørge i andre celler. For eksempel, hvis du vil vide, hvor meget elektricitet der blev forbrugt på fabrikken i Frankfurt i april fra 2016 til 2021, skal du erstatte referencen til celle H16 i formlen med celle F7.

Når du beregner på tværs af flere regneark, er du ikke begrænset til individuelle celler i regnearkene. Du kan til enhver tid sende hele områder til en funktion.

Hvordan beregner man maksimal værdi af flere regneark i Excel?

I vores eksempeltabel, hvor elomkostningerne for forskellige anlæg sammenlignes i årene 2016 til 2021, skal den absolutte maksimumværdi af alle individuelle værdier for alle år bestemmes. De individuelle værdier er i tabellerne 2016 til 2021 i celler B4:G15.

Brug følgende formel til at bestemme den maksimale værdi af alle individuelle værdier over de fem regneark for de tilsvarende år:

=MAX('2016:2021'!B4:G15)

Følgende figur viser brugen af denne formel i eksempeltabellen:

Hvordan beregner man gennemsnittet på tværs af forskellige regneark?

Ud over maksimumværdier kan middelværdien på tværs af flere regneark også beregnes med en enkelt formel. For at gøre dette skal du bruge følgende syntaks.

=AVERAGE('startark:slutark'!celleområde)

Med formlen videregiver du i alt tre argumenter:

• Med startark giver du navnet på det første ark, der skal med i beregningen.
• Navnet på slutarket bruges til at definere navnet på det sidste ark til beregningen. Alle plader, der ligger mellem disse to plader, indgår i beregningen.
• CellRange bruges til at definere celleområdet for beregningen.

For vores eksempeltabel ser formlen og resultatet sådan ud:

=AVERAGE('2016:2021'!B4:G15)

Hvordan kan værdier fra andre dokumenter sammenkædes?

Hvis du ofte arbejder med Excel, har du nogle gange brug for at linke cellereferencer fra et regneark, som ikke er i det samme dokument.Dette fungerer uden problemer ved at tilføje navnet på dokumentet til cellereferencen beskrevet ovenfor. Dette er markeret med firkantede parenteser (" [" eller "]" ).

Eksempel:=[Dokument1]Oprindelse!G9

Brug denne variant, hvis den anden mappe med navnet "Dokument1" er åben. På den anden side, hvis dokumentet ikke er åbent, skal du bruge stien, hvor det er gemt.

Eksempel:=C:\Filer\Mappenavn\[Dokument1]Oprindelse!G9

Hvordan forbinder man cellereferencer med musen?

Cellereferencer til andre dokumenter skal ikke nødvendigvis indtastes manuelt, da du nemt kan sammenkæde celler med blot et par klik med musen. (INDSÆT BILLEDE)

Hvordan rettes en cellereferencefejl?

Når du linker regneark og bruger referencer, kan Microsoft Excel vise en fejl i cellereferencen. Hvis dette er tilfældet, indeholder formlen en fejl, eller der opstod en fejl ved valg af området med musen

En referencefejl opstår også, hvis en cellereference blev indtastet i et andet regneark, der blev slettet eller omdøbt. Denne fejl kan sammenlignes med levering af et brev til en bestemt adresse. Så snart postnummeret er ændret, kan brevet ikke længere leveres, fordi adressen er forkert.

Opsummeret giver det ofte mening at arbejde med referencer i Excel. Den største fordel ved at arbejde med links er, at du kan udføre dit arbejde mere effektivt og hurtigere.

Links giver dig adgang til eksisterende data uden at skulle indtaste dem igen. Dette sparer tid og forhindrer transmissionsfejl. I Excel kan referencer også bruges til at udføre beregninger. Referencer kan oprettes til andre celler i en projektmappe eller til celler i en anden projektmappe. De er nyttige til at organisere data og udføre beregninger.Links kan også bruges til at filtrere og sortere information. Referencer er således et kraftfuldt værktøj i Excel til at hjælpe dig med at få dit arbejde udført mere effektivt.