Professionelt oprette Outlook -signaturer

Med bare et par klik på Outlook -signaturen

En signatur i Outlook kan betegnes som et stykke tekst, der tilføjes manuelt eller som standard til en e -mail -besked. Det er almindeligt at inkludere underskrifter i arbejdsmailbeskeder. En virksomheds e -mailsignatur navngiver forfatteren af en meddelelse og giver de vigtigste kontaktoplysninger. Det kan kaldes et elektronisk visitkort.

Lovgivningen kræver underskrifter i forretningsmails. Ud over afsender og generelle kontaktoplysninger skal de obligatoriske oplysninger om firmanavn og juridisk form også gives, svarende til brevpapiret.

En underskrift er ikke påkrævet ved lov i et privat miljø. Af forståelige grunde er det fornuftigt også at inkludere en underskrift i private e-mails:

• Det identificerer dig utvivlsomt som afsender af meddelelsen
• Underskriften får din e -mail til at se professionel ud
• Ved at underskrive og angive kontaktdata filtreres meddelelsen normalt ikke af spamfilteret

Sammenfattende giver det mening og virker autentisk at tilføje en signatur til hver e-mail-besked. Microsoft Outlook tilbyder mange muligheder for at oprette, tilpasse og individualisere forskellige signaturer.

Opret en signatur i Outlook: Sådan opretter du en signatur med blot et par klik med musen

Du opretter en signatur i Outlook i henhold til følgende mønster:

1. Åbn en ny e -mail -besked, og gå til fanen Signatur i menuen Indsæt.

   

2. Et vindue åbnes, hvor du enten kan redigere dine eksisterende signaturer eller oprette en ny signatur med individuel formatering. Følgende er særligt velegnede som indholdet af en privat signatur:

   • Dit navn.
   • Din adresse.
   • Kontaktoplysninger såsom telefon, fax og e -mail.
   • Valgfrit: adressen på dit private websted.

   Derudover kan du som en mulighed også indarbejde billeder eller animerede GIF.webp -filer som et logo i din signatur for at designe signaturen i html individuelt og entydigt.

   

3. Tekstfeltet, hvor du designer din signatur, tilbyder en bred vifte af tilpasningsmuligheder. Blandt andet kan du trin for trin:

   • Vælg skrifttype, skrifttypefarve og skriftstørrelse.
   • Bestem tekstjusteringen: venstrejusteret, højrejusteret eller centreret.
   • Inkluder fotos og links.
   • Indsæt et visitkort i vcf -format i feltet Visitkort.
   • Vælg den e -mail -konto, som signaturen skal leveres med.
   • Beslut, om signaturen også skal bruges til e-mail-svar og videresendelse.

Når du har foretaget alle indtastningerne, skal du færdiggøre med at oprette din signatur med OK. Signaturen leveres nu som standardsignatur for den anvendte e-mail-konto. Der er også mulighed for at designe flere signaturer til en enkelt e -mail -konto eller til flere konti. Mens en signatur leveres som en standardsignatur, kan du om nødvendigt indsætte de alternative signaturer manuelt.

Sådan ændres en signatur

Hvis du vil ændre en signatur, er der to brugervenlige alternativer i Outlook:

1. Indtast søgeudtrykket "Signaturer" i søgelinjen i det øverste område af Outlook, og åbn din signatur ved at klikke på "Handlinger / Signatur".

   

2. På samme måde som du opretter en ny signatur, skal du åbne en ny besked og derefter navigere til fanen Signatur i menulinjen.

   Ændringer i en signatur skal gemmes ved at klikke på museknappen med "OK". Den ændrede signatur vedhæftes derefter automatisk til dine e-mails afhængigt af de specifikke indstillinger.

Hvor du kan finde passende skabeloner til signaturer

Der er nyttige links og forslag til oprettelse af signaturer på Internettet. Microsoft, som producent af Microsoft Outlook, tilbyder dig også skabeloner til signaturer, der ser professionelle ud og er velegnede til erhvervsmæssige eller private formål. Naviger til signaturskabeloner fra Microsoft ved at klikke på linket nederst i dialogboksen til oprettelse af signatur: "Få signaturskabeloner“Klik. Som en mulighed finder du også yderligere forslag og skabeloner til signaturer på Internettet.

Dette fører dig til en Microsoft-supportside, der på en brugervenlig måde beskriver, hvordan du opretter en signatur ved hjælp af en skabelon i Microsoft Word, og hvordan du gemmer den i Outlook.

Vigtige tips til design af din signatur

En underskrift i det private miljø kan designes individuelt. Det tilladte er, hvad der glæder og gør et godt indtryk på modtageren af e-mail-beskeden.

Virksomheds e-mails og underskrifter skal altid formateres i henhold til DIN standard 5008. Da e-mails og underskrifter har til formål at lette korrespondance, satte lovgiveren dem på lige fod med forretningsbreve og faxmeddelelser den 01/01/2007. Af denne grund skal lovgiverens forskrifter overholdes ved udformning af underskrifter. Virksomhedens underskrift bør generelt bestå af tre dele:

1. Navne og muligvis en generel hilsen.
2. Virksomhedens kontaktoplysninger.
3. Juridiske oplysninger.

I tilfælde af en underskrift, der bruges til forretningsformål, skal du også sikre, at telefon- og faxnumre er indarbejdet i overensstemmelse med DIN -reglerne. Derudover er det vigtigt, at afsendere skriver deres fulde for- og efternavn ud og undgår forkortelser.

Linjeafstand, skriftstørrelse og emne

For hver signatur er det fornuftigt at bruge den skrifttype, der bruges i tekstens brødtekst. I mange tilfælde bruger virksomheder en firmafont til brevpapir og alle former for korrespondance. Standard skrifttyper som Calibri, Arial eller Times New Roman er velegnede til private. Disse skrifttyper sikrer, at signaturen vises med læsbare bogstaver for modtageren.

Hvis du som standard bruger en udsmykket kursiv skrifttype eller legende skrifttyper, kan dette føre til irritation. Bogstav mellem 10 og 12 punkter skal vælges som skriftstørrelse. Linjeafstanden skal svare til standardværdier og er ligesom selve mailen normalt en enkelt linje. Emnet bør aldrig glemmes i e -mail -beskeden.

Sådan tilføjes logoer og billeder til signaturen

Du kan tilføje et logo eller individuelle billeder, f.eks. Et virksomhedsfoto, til din signatur ved hjælp af det grafiske symbol. Inden du indsætter det, skal du sørge for, at billedet ikke er for stort, og at det passer godt ind i det overordnede billede af din signatur. I ældre Outlook -versioner er proceduren for indsættelse af logoer og billeder forskellige - især i Outlook 2000 og Outlook 2003 adskiller mulighederne sig fra dem i de nuværende Outlook -versioner.

Det er også muligt at bruge din signatur som informations- og reklamemedium. Et link til dit websted, et særtilbud eller yderligere information om dig eller din virksomhed kan være nyttig til at gøre modtagere nysgerrige.

Find underskrifter i Windows -mappen

Bemærk: Hvis du vil gemme en personlig signatur, har du brug for lagringsstien til dette. Signaturer gemmes centralt i Windows i en skjult mappe, som du kan få adgang til med følgende Windows -kommando:

Tryk på tasterne [Windows] og [R] samtidigt - dialogboksen "Kør" åbnes.

Indtast følgende kommando i dialogboksen:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Du kommer til mappen med dine signaturer og kan derefter kopiere og gemme dem.

Konklusion om den professionelle brug af signaturer i Outlook

En underskrift i Outlook er et professionelt og afprøvet middel til at præsentere dig selv som afsender af en besked. For- og efternavn, individuelle kontaktoplysninger og, i et forretningsmiljø, er det vigtigt og hensigtsmæssigt at inkludere juridiske oplysninger.

Du kan oprette en ny signatur i Outlook med blot et par klik med musen eller ved hjælp af Microsoft Word og eksterne skabeloner. Det kan være nyttigt at inkludere fotos eller et logo i signaturen. Det er også vigtigt, at du overholder reglerne i DIN 5008 for virksomhedssignaturer. En underskrift skal altid informere modtageren, give et hurtigt overblik over afsenderen og matche det overordnede billede af e -mailen.