I nogle tilfælde ønsker Excel-brugere kun at vise de positive værdier og resultater i deres regneark. Dette kan fx være nyttigt, hvis kun de positive resultater er relevante for virksomhedens beregninger i den eksterne præsentation.
Hvordan begrænser man resultater til positive tal i Excel?
I den viste eksempeltabel er der indtastet forskellige værdier i celleområdet A7:A52, som kan være både positive og negative. Disse lægges derefter sammen. En specificeret værdi trækkes derefter fra beregningsresultatet.Resultatet skal kun vises i resultatcellen, hvis det er positivt. Hvis beregningsresultatet er negativt, skal værdien "nul" vises i celle B3.
I eksemplet vises den værdi, der skal trækkes fra, i celle B4. For kun at udskrive et positivt resultat eller et nul i celle B3, skal formlen i Microsoft Excel være struktureret som følger:
=HVIS((SUM(A7:A52)-B4)>0;SUM(A7:A52)-B4;0)
Den viste formel spørger, om subtraktionen af værdien i B4 fra beregningsresultatet i cellerne A7:A52 returnerer en værdi større end nul. Hvis dette er tilfældet, leveres det positive beregningsresultat. Ellers, hvis den beregnede sum er negativ, udlæses værdien 'nul'.
Følgende figur viser brugen af formlen i eksempeltabellen:
Det faktiske resultat af tilføjelse af celler A7:52 er 152.Da grænseværdien på 155 ville føre til et negativt resultat, returnerer den gemte formel resultatet "nul" i celle B3. Det faktiske resultat i dette eksempel er i alt -3. Ved at bruge formlen er det muligt kun at vise de positive værdier.
Hvis vi ændrer grænsen under en værdi på 152, får vi også et matematisk resultat i plusområdet. Formlen returnerer derefter det positive resultat i både celle B3 og celle D3.
Hvordan bruger man brugerdefineret talformat?
Et alternativ til at bruge en "hvis-formel" er det "brugerdefinerede talformat" , der er inkluderet i Microsoft Excel. Excel-brugere skal være opmærksomme på, når de bruger "brugerdefineret talformat" , at den alternative måde at formatere på i Excel kun virker, hvis du ønsker ikke at foretage yderligere beregninger med det fastlagte resultat.
Dette skyldes, at Excels tilpassede formatering af tal narre dig til at tro, at resultatet er "nul" for negative tal. I baggrunden fortsætter Excel dog med at beregne med den negative værdi, så yderligere beregninger ville blive forfalsket for eksterne seere.
For at tildele det brugerdefinerede talformat skal du højreklikke i cellen, hvor du vil bruge det brugerdefinerede format til at åbne dialogmenuen. Skift til menupunktet "Formater celler" i dialogmenuen
" Et nyt vindue åbnes, hvor du kan vælge forskellige talformater til dit regneark. Naviger til venstre til kategorien Brugerdefineret som et resultat. I det næste trin skal du indtaste følgende formateringsinstruktioner i indtastningsfeltet Type:"
" 0;0"
Følgende figur viser talformatdefinitionen i dialogboksen:
" Bekræft det brugerdefinerede talformat med OK. Fra nu af vil kun positive værdier blive vist i cellerne formateret på denne måde, eller nul for negativt celleindhold."
Excel er et kraftfuldt værktøj til dataanalyse. I nogle tilfælde kan det give mening kun at vise de positive beregningsresultater. Dette kan for eksempel være nyttigt, hvis du vil fokusere på de positive resultater af en formel, eller hvis du vil undgå negative resultater i virksomhedskommunikation. I dette tilfælde kan du enten arbejde med en specifik "hvis formel" eller alternativt bruge det brugerdefinerede talformat.
