Hvis du bruger Excel 2007 eller nyere, er det meget let at gemme en tabel som en PDF -fil. Ud over mange andre filformater tilbydes PDF der som et lagringsformat. Gør følgende for at gøre dette:
Åbn menuen “Filer” (Excel 2010) eller kommandoen “Gem som” ved hjælp af knappen Office (Excel 2007). Åbn listeboksen "Filtype" i den følgende dialogboks. Vælg formatet "PDF (* .pdf)" fra listen over tilgængelige filformater med et klik med musen. Følgende figur viser, hvordan dialogboksen ser ud:
Indtast et filnavn for PDF -dokumentet i denne dialogboks. Navnet på Excel -tabellen er angivet, men du kan også vælge en anden.
Excel tilbyder dig to optimeringsmuligheder til at gemme som en PDF -fil. Indstillingerne giver dig mulighed for at optimere filen til enten "Standard (onlinepublikationer og udskrivning)" eller "Minimumsstørrelse (onlinepublikationer)". Vælg den ønskede indstilling.
Hvis du kun vil gemme en del af projektmappen som en PDF -fil, når du gemmer, skal du klikke på "Indstillinger". Derefter kan du bruge blokken "Publicer hvad" til at vælge "(det valgte celleområde)", "Aktive ark (er)", "Hele projektmappen" eller "Tabellen" (gælder kun, hvis du bruger markøren i et område formateret som en tabel) kan gemmes som PDF.
Hvis du markerer afkrydsningsfeltet "Ignorer udskriftsområder", ignoreres alle udskrivningsområder, du har oprettet i Excel, når PDF -filen oprettes.
Interne oplysninger fra Excel -filen såsom forfatter, gemmedato og kommentarer bør ikke gemmes i PDF -filen, hvis denne fil også bruges uden for virksomheden. Deaktiver derfor afkrydsningsfeltet "Dokumentegenskaber" i området "Inkluder ikke-udskrivbare oplysninger" i dialogboksen "Indstillinger".
Når du har foretaget alle indstillingerne, skal du klikke på "OK" i dialogboksen. Excel opretter derefter PDF -filen og gemmer den på det valgte lagringssted.