Det er praktisk at administrere adresselister på din computer. Nogle gange er det dog også en fordel at have en trykt adressebog ved hånden. De forskellige tilgange behøver ikke at være gensidigt udelukkende.
Brug bare Word til at sætte dine adresser på papir - uanset om du har gemt dem i Outlook, Excel eller en anden datakilde.
Alt du skal gøre er at bruge funktionen fletning af mail og udarbejde et "bibliotek" eller et "katalog". Da kommandoerne for sammensmeltning af mail i hver version af Word er meget forskellige, er her blot de grundlæggende procedurer:
- Opret et nyt Word -dokument, og start funktionen fletning af mail:
I Word 2010, 2007 ved STARTING MAILINGS-SERIES PRINTING-START SERIE PRINTING,
i Word 2003, 2002 / XP via EKSTRA-BREV OG MAILINGS-SERIELLE BREVOPRETNINGER eller SERIAL PRINT ASSISTANT
eller i Word 2000 med EKSTRA SERIES PRINT. - Det er nu vigtigt, at du erklærer det aktuelle dokument som et "bibliotek" eller "katalog":
I Word 2010, 2007 skal du vælge indstillingen DIREKTORI i menuen på knappen START KONTINUERLIG UDSKRIFT,
i Word 2003, 2002 / XP aktiveres indstillingen DIREKTORI i opgaveområdet SERIES PRINT
og i Word 2000 vælg OPRET KATALOG i postfletningshåndteringen. - Fortsæt derefter som med et normalt brevfletningsdokument ved at tilslutte en datakilde (Excel -fil, Outlook -adressebog osv.) Og derefter indsætte de felter til mailfletning, der skal udgøre posterne for din udskrevne adressebog.
Det særlige ved et bibliotek / katalog er, at Word ikke starter en ny side for hver post i datakilden. I stedet udsendes alle dataposter direkte den ene under den anden - lige hvad der skal bruges til din trykte adressebog. Men husk dette, når du arrangerer felterne mailfletning i Word -dokumentet.
Du bør også tilføje et tomt afsnit under feltet for sidste fletning af mail, så der er mellemrum mellem hver post.
Det er også nyttigt at sortere posterne efter efternavn:
I Word 2010, 2007 skal du vælge MAILINGS-CONTINUOUS PRINTING-EDIT MODTAGERLISTE og klikke på SORT i den dialogboks, der vises. Du kan derefter vælge navnefeltet som det første sorteringskriterium.
I Word 2003, 2002 / XP skal du gå til “Trin 5 af 6” i opgavevinduet Mailfletning, hvor du klikker på REDIGER MODTAGERLISTE. Klik derefter på kolonneoverskriften i det navnefelt, du vil sortere efter.
I Word 2000 skal du åbne SERIES PRINT MANAGER til sortering ved at klikke på knappen FORESPØRGSMULIGHEDER. I den næste dialogboks skal du skifte til fanen SORT RECORDS for at angive det relevante navnefelt som sorteringsnøgle. (pbk)
