Ud over filnavnet og det faktiske indhold i en fil er søgeord ideelle til at holde overblikket: Søgeord - også søgeord eller tags - bruges til at tildele en fil til et bestemt projekt, f.eks.
Ud over Word -dokumenter og Excel -tabeller kan et projekt også omfatte PowerPoint -præsentationer, grafik og videoer. Jo mere komplekst projektet bliver, desto vanskeligere er det at holde overblik over alle filer, der tilhører dette projekt. Det er derfor, du bør stole på søgeord lige fra starten - så er det kun af sekundær betydning i hvilken mappe filerne gemmes. Og sådan tildeler du søgeord:
- Venstreklik på den relevante fil i Windows Stifinder. Du kan naturligvis også markere flere filer og derved tildele søgeord til flere filer på én gang.
- I bunden af Windows Stifinder -vinduet er statuslinjen, som viser dig detaljerede oplysninger om den valgte fil. Her skal du rette din opmærksomhed mod feltet ved siden af "Markeringer":
- Klik med venstre museknap i dette felt, og indtast dine søgeord der - for eksempel "Project 2010". Hvis du vil indtaste flere søgeord, skal du blot adskille dem med et semikolon: "Project 2010; Berlin; Client".
Filen er nu forsynet med de ønskede søgeord og kan derfor let og bekvemt findes:
- For at gøre dette skal du blot klikke ind i søgefeltet i Windows Stifinder, som du finder i øverste højre hjørne.
- Indtast søgekommandoen "markering:" efterfulgt af det ønskede søgeord - f.eks. "Markering: Berlin".
- Dette viser dig nu alle filer, hvortil søgeordet "Berlin" blev tildelt.