Arkiver kalenderen år for år

Sådan arkiveres din Outlook -kalender i slutningen af kalenderåret.

Ville det ikke være praktisk at arkivere kalenderposterne fra det år i slutningen af året og derefter slette dem fra Outlook -kalenderen? Dette er faktisk opgaven med AutoArchive -funktionen i Outlook - det er dog ikke i stand til at arkivere alle kalenderposter fra 1. januar til 31. december i et år. Du skal gøre dette anderledes.

Autos arkivering i Outlook kan kun arkivere og fjerne elementer fra den personlige mappe, der blev oprettet før en bestemt dato. Du kan ikke angive startdatoen. Hvis du udførte AutoArchiving nøjagtigt i begyndelsen af det sidste år 2012, og datoerne fra 2011 ikke længere er i kalenderen, så modtager du naturligvis et årligt arkiv med AutoArchiving.

Hvis du ikke har gjort dette, kan du også bruge eksportfunktionen til at oprette et årligt arkiv i form af en PST -fil.

Arkivér aftaler

Gå frem som følger for at arkivere dine kalenderposter:

1. Ring til kommandoen "Fil, import / eksport" på.
2. Vælg "Eksporter til fil"Og klik på"Yderligere“.
3. Vælg filtype "Personlig mappefil (.pst)"Og klik på"Yderligere“.
4. Sæt et flueben foran din kalender; Hvis du har konfigureret andre kalendere og også vil arkivere dem, skal du aktivere indstillingen "Inkluder undermapper"a.
5. Klik på "filter“.
6. På den "Udvidet" Klik på "Mark". Vælg "Alle aftalefelter"Og så feltet"Seriestart"slutningen.
7. Vælg under "tilstand"posten"på eller efter"slutningen.
8. Indtast under "værdi"Indtast f.eks. Den ønskede dato"01.01.2012“.
9. Klik på "Tilføj til liste“.
   
10. Gentag trin 6 til 9 for "Slut på serie"under betingelse"på eller før". Indtast som slutdato i vores eksempel "31.12.2012"kl.
11. Luk Filter-Dialog med "Okay“.
12. I dialogboksen "Eksporter personlige mapper" på "Yderligere“.
13. Angiv i hvilken mappe og under hvilket navn arkivfilen skal gemmes. Den nemmeste måde er at acceptere den foreslåede mappe, hvor Outlook normalt gemmer arkivfiler. Angiv f.eks. "Calendar_archive_2012.pst" som filnavn.
14. Klik på "Komplet“.
15. Hvis du vil kryptere arkivfilen med en adgangskode for at beskytte den, skal du indtaste denne to gange. Gem ikke adgangskoden i adgangskodelisten (ellers kan du gemme dig selv krypteringen).
16. Klik endelig på "Okay“.

Slet gamle aftaler

Hvis du vil fjerne aftalerne fra det foregående år fra din Outlook -kalender, skal du fortsætte som beskrevet nedenfor. Hvis du i begyndelsen af det nye år stadig skal slå kalenderen op fra det foregående år, skal du ikke slette de gamle aftaler før i februar eller marts.

1. Åbn kalenderen, og kald kommandoen "Vis, Aktuel visning, Definer visninger"(Eller i Outlook 2003"Vis, Arranger efter, Aktuel visning, Definer visninger") på.
2. Klik på "Ny“Og indtast et navn.
3. Under "Visningstype"vælg"Tabel"slutningen; klik derefter på "Okay“.
4. Klik på "Filter“.
5. Som beskrevet ovenfor i trin 6 til 11, definer 01/01/2012 som "Seriestart"Og 31. december 2012 som"Slut på serie“.
6. Klik på "Anvend visning“.
7. Du har nu alle tidligere gemte aftaleposter i tabellen. Fremhæv dem med CTRL + A, og tryk på DELETE for at slette dem.

Genindlæs arkiverede aftaler

Når du har slettet de gamle aftaler, kan du ikke længere se dem i din kalender. Hvis du vil slå arkivfilen op eller kopiere aftaler til den nye kalender, skal du åbne den arkiverede fil som følger:

1. I Outlook skal du kalde kommandoen "Fil, Åbn, Outlook -datafil" på.
2. Vælg den ønskede fil, og klik på "Okay“.