Vidste du, at du kan fortsætte med at bruge dine Word -formbreve i OpenOffice.org? I denne artikel bruger vi et Word-formularbrev til at vise, hvor let det er at bruge det i OpenOffice.org uden at skulle indtaste felterne for postfletning i I igen
Diagrammer og danne bogstaver fra Word til Writer
Diagrammer er en særlig type OLE objekter. Som standard oprettes diagrammer i Word -dokumenter ved hjælp af kommandoen Word -menu "Indsæt / grafisk diagram" oprettet. Programmet "MSGraph" stilles til rådighed. MSGraph er en del af Ord og PowerPoint.
Efter overførsel af Word-dokumentet til Writer er redigering af diagrammet på en computer med Word eller PowerPoint installeret i første omgang problemfrit. Efter dobbeltklik på diagrammet vil det stadig blive åbnet i MSGraph.
Situationen er en anden på en computer uden Word eller PowerPoint installeret. Hvis du åbner et Word-dokument her med OpenOffice.org Writer, vises et tomt og skrivebeskyttet dokument i stedet for MSGraph
Calc regneark åbent. Det er derfor ikke længere muligt at ændre diagramobjektet.
Import af diagrammer - muligt på to måder
I et sådant tilfælde foreslår vi imidlertid to mulige løsninger. Af første foreslåede løsning består af en enkel bevægelse. Du kopierer simpelthen diagramobjektet via kopier indsæt fra Word til Writer -dokument. Diagrammet er konverteret til et GDI grafik konverterede. Yderligere behandling af dataene med Writer er ikke længere mulig med denne procedure.
Af anden foreslåede løsning er lidt længere, men du kan også redigere diagrammet i Writer på en computer uden Word eller PowerPoint installeret.
Først oprettes et Excel -diagram i det originale Word -dokument i stedet for et MSGraph -diagram. Diagrammet indsat i Word refererer derfor til en Excel -tabel som datakilde. Dette gøres i Word under menupunktet "Indsæt / objekt" valgt et Excel -diagram.
Når Word -dokumentet åbnes på det originale system, startes Excel som standard til redigering. Hvis du vil forhindre dette, eller hvis Excel ikke er tilgængeligt på et tredjepartssystem, kan du
Instruer OpenOffice.org om at konvertere integrerede objekter ved indlæsning.
I dette tilfælde konverteres Excel -diagrammet til et Calc -diagram under OpenOffice. Diagramdataene vises derefter ved hjælp af regnearket Calc accepteret. Den nødvendige indstilling til dette findes under "Ekstraudstyr / valgmuligheder" i området "Indlæs / gem". Aktivér venligst indstillingen under overskriften MS Office "Konvertering fra Excel til Calc" til læsning "L" af dokumenter.
Word Mail Merge og Writer Mail Merge
Et karakteristisk træk ved formbogstaver er kombinationen af variable og faste tekstelementer. De faste tekstelementer, der er ens for hvert formularbogstav, findes i hoveddokumentet
og gemt. Ud over standardteksten indeholder dokumentet også de tilsvarende mailfletningsfelter (pladsholdere), der bruges til at indsætte de variable tekstelementer. Variable tekstelementer er
for eksempel navne og adresser. De variable tekstelementer registreres og gemmes i datakilden. Datakilden udarbejdes normalt i en tabel - det betyder, at hver enkelt modtager tildeles en individuel datarekord. Postfletningsfunktionen sikrer i sidste ende, at disse to dokumenttyper - hoveddokument og datakilde - er forbundet med hinanden. Mailfletningsfelterne i hoveddokumentet erstattes af de modtagerspecifikke data fra datakilden. Resultatet er individuelle bogstaver med samme indhold, men f.eks. Forskellige modtagernavne og adresser. Disse egenskaber gælder for både Word -mail -fusioner og Writer -mail -fusioner. Der er dog et par forhindringer, der skal tages i betragtning ved konvertering af formularbrevskabeloner fra Word til Writer.
For eksempel har du en formularbrevskabelon "ordrebekræftelse" i Word, som er baseret på en datakilde for modtagerne. For enkelthedens skyld antages det, at adressedatakilden er i form af en CSV -fil. Efter import af skabelonen til Writer mangler denne datakilde og skal tildeles dokumentet igen.
Men vær forsigtig: Efter importen skal dokumentet under ingen omstændigheder gemmes, ellers vil felterne for fletning af mail gå tabt! En mulig procedure for dette fungerer som beskrevet nedenfor.
Opret forbindelse til databasen
Først og fremmest skal der etableres en forbindelse til en eksisterende database i OpenOffice.org. Du kan gøre dette enten med Base eller direkte med Writer.
- Ring op via menukommandoen "Datakilde til fil / assistent / adresse" guiden til adressedatakilde.
- Vælg datakilden i den første dialogboks. For at gøre dette skal du vælge indstillingen i eksemplet "Anden ekstern datakilde"fordi dette er en CSV -fil.
- Klik i den næste dialogboks "Yderligere indstillinger" på knappen "Indstillinger" og vælg fra rullemenuen "Databasetype" posten "Tekst".
- Vælg derefter stien til din CSV -fil i det følgende dialogvindue.
- I det næste trin kan du gå til "Yderligere indstillinger" muligheden"CSV -fil"og de andre valgfrie indstillinger, f.eks. feltseparatorer„;“og tekstseparator"{Ingen}"Vælg. Klik på for at afslutte processen "Komplet"klik.
Databaseforbindelsen eller datakilden er nu tilgængelig på OpenOffice.org. Med hjælp fra [F4] -tast du kan åbne databasevisningen.
Tip: Hvis du ønsker det, kan du åbne databaseforbindelsen under Ekstraudstyr / muligheder i området StarOffice Base / databaser rediger og fjern igen meget hurtigt og bekvemt.
Arbejde med databasen
Importer nu dit Word -formularbrevskabelondokument, og udveksl den pågældende datakilde, før du gemmer dokumentet.
- Du kan gøre dette via menupunktet "Rediger / udveksl database" dialogboksen "Exchange database" falme ind.
- Vælg i dialogboksen under"Tilgængelige databaser"Din databaseforbindelse oprettet ud fra CSV -filen.
Terminologier i sammenligning (Word vs. Writer)
Mange funktioner kendt fra Microsoft Office findes også i OpenOffice.org eller StarOffice. Navnene på funktionerne er imidlertid i nogle tilfælde valgt forskelligt. Som en lille hjælp viser følgende liste en sammenligning af navnene på forskellige funktioner i Microsoft Office og OpenOffice.org/StarOffice.
Microsoft Office XP «-» OpenOffice.org/StarOffice
- Spor ændringer «-» Registrer ændringer
- Vis / skjul «-» visning / kontroltegn, skjulte afsnit
- Udskift, mens du skriver «-» Autokorrektur
- Opdater data «-» opdateringsområde
- Fonetiske guider «-» Ruby (Ekstraudstyr / Indstillinger for sprogindstillinger / sprog)
- Markup «-» Rediger / Vis ændringer
- Mail flette «-» formularbrev
- Linje og sideskift «-» Tekstflow
- Dokumentstruktur «-» Navigator
- Sammenlign / flet dokumenter «-» Rediger / flet ændringer Dokument
- Kommentarer Bemærkninger (Indsæt / Bemærk)
