Sikkerhedskopier og del adressebogen

Uanset om du vil sikkerhedskopiere kontaktdataene fra din Outlook regelmæssigt, eller om du vil overføre dem fra Outlook på kontoret til din private Outlook eller gøre dem tilgængelige for en kollega: Den nemmeste måde at gøre dette på er at eksportere adressebogen

Hvis du vil oprette en sikkerhedskopi eller overføre de eksporterede data til en anden Outlook, er det tilrådeligt at gemme dataene i en PST -fil. Du kan derefter blot læse i PST -filen med en anden Outlook.

Hvis du vil videregive dataene til en kollega, der ikke har Outlook, kan de ikke gøre noget med en PST -fil. Derefter skal du eksportere adresserne enten i Excel-format eller i CSV-format (i Outlook kaldes dette "kommaadskilte værdier").

Eksportér adressebogen fuldstændigt

Gør følgende for at gøre dette:

1. I Outlook op til version 2007 kalder du kommandoen Fil → Import / eksport på. I Outlook 2010 ringer du Fil → Åbn → Importer på.
2. Vælge Eksporter til en fil og klik på Yderligere.
3. Vælge Personlig mappefil (.pst) (eller i Outlook 2010 Outlook -datafil (.pst)) og klik Yderligere.
4. Vælge kontakter og skift indstillingen Inkluder undermapper en. Klik derefter på Yderligere.
   
5. Vælg over Søg vælg den mappe, hvor PST -filen skal gemmes, og indtast et beskrivende filnavn, f.eks kontakter-backup.pst.
6. Behold muligheden Erstat dubletter med eksporterede varer på og klik på Komplet.
7. Hvis dataene ikke er meget følsomme, skal du vælge Ingen kryptering og klik på Okay. I Outlook 2010 skal du bare lade adgangskodefelterne være tomme og klikke på Okay. Hvis du har brug for at beskytte backupen, skal du vælge Stærk kryptering og indtast adgangskoden to gange. Muligheden Gem denne adgangskode i listen med adgangskoder lad den naturligvis være deaktiveret, ellers kan alle, der kan få adgang til din pc, åbne filen uden at skulle indtaste adgangskoden. Luk dialogen med Okay.

I den beskrevne procedure er i mappen Foreslåede kontakter indeholdte poster ikke gemt. Disse er helt i slutningen af valglisten i trin 4. Det er ikke muligt at vælge dem sammen med kontakter, mens du holder CTRL -tasten nede. Hvis du vil gemme dem, skal du gentage trin 1 til 7 nedenfor.

Importer sikkerhedskopien igen

Hvis du vil (gen) læse adresserne på den samme eller en anden pc, skal du gøre følgende:

1. I Outlook op til version 2007 kalder du kommandoen Fil → Import / eksport på. I Outlook 2010 skal du vælge Fil → Åbn → Importer.
2. Vælge Import fra andre programmer eller filer og klik på Yderligere.
3. Vælge Personlig mappefil (.pst) og klik på Yderligere.
4. Vælg den sikkerhedskopierede PST -fil.
5. Hvis du har ændret nogle kontakter i din Outlook siden sikkerhedskopieringen, skal du vælge i importdialogboksen Importer ikke dubletter ellers vil ændringerne i kontakterne blive overskrevet af de gamle data. Hvis du selv vil bestemme, hvilken version der skal gemmes i adressebogen, hvis der er tale om dubletter, skal du vælge Tillad, at dubletter oprettes slutningen. Derefter skal du kigge adressebogen igennem efter importen og slette de unødvendige dubletter.
   
6. Klik på Yderligere.
7. Skift indstillingen Inkluder undermapper og vælg indstillingen Importer elementer til den samme mappe i: Personlige mapper (hvis du har flere personlige mapper i Outlook 2010, skal du tage den, du ønsker).
8. Klik på Komplet.