Brug af Microsoft Outlook: tips og indstillinger

Med disse guider bliver du en Outlook pro

At købe Outlook som en del af Office-pakken eller som en enkelt version er det første trin for at kommunikere professionelt via e-mail, oprette opgaver eller administrere aftaler. At vide, hvordan man bruger Outlook korrekt og intuitivt, er vigtigere end den første installation.

Mulighederne i Outlook er forskellige og giver brugerne mulighed for at kommunikere professionelt. Integrationen af Microsoft PowerPoint, Excel eller Word resulterer i betydelig merværdi for brugere af Microsoft Office. Derudover er der vigtige funktioner, der gør det muligt for brugerne at kommunikere hurtigt, effektivt og med et højt kompetenceniveau med Microsoft Outlook. For at kunne bruge Outlook professionelt er det fornuftigt at sætte sig ind i skriftlige instruktioner og digitaliserede manualer, der forklarer det grundlæggende i Outlook og insider -funktioner.

Videotutorial i Outlook: Sådan får du mest ud af Outlook

Find og sorter beskeder, aftaler og poster

Microsoft Outlook gør det dybest set let for brugerne at bruge softwaren. Ud over den selvforklarende menustruktur finder brugerne instruktioner integreret i programmet og en klar hjælpefunktion, der kan vælges via et separat menupunkt. Dette kan til enhver tid hentes via menupunktet "Hjælp" i menubåndet.

På trods af disse brugervenlige strukturer er nogle funktioner skjult, ukendte for nye brugere eller ikke genkendelige som vigtige ved første øjekast.

En vigtig hjælp ud over hjælpesiden, træningskurser og selvstudier er søgefunktionen integreret i Outlook, som du altid kan finde som et fast felt over menulinjen:

Søgning i Outlook er praktisk og giver brugerne mulighed for at indstille individuelle søgeparametre. Det er f.eks. Muligt at søge efter bestemte udtryk, at søge gennem flere mapper, at søge gennem arkivmapper eller at scanne en e-mail-signatur efter søgeudtryk på samme tid eller at vise avancerede søgemuligheder.

Selvom den avancerede søgning kan findes fremtrædende i det øverste menuområde i den aktuelle version af Outlook, var den f.eks. Skjult i tidligere versioner. Hvis du ikke kendte tastekombinationen CTRL + SHIFT + F, var det svært at kontrollere den avancerede søgning. Du kan nemt tilpasse den øjeblikkelige søgning i Outlook 2010 og alle efterfølgende versioner til dine personlige krav.

Vigtigt tip til brugere af Outlook 2007 og 2010

Kan du ikke finde vigtige e -mails, selvom søgefunktionen er aktiveret? I dette tilfælde er det nødvendigt at genstarte indekseringen af Outlook. Dette gælder især for Outlook -versioner 2007 og 2010, da begge programmer bruger søgeindekset i Windows til søgninger. Hvis dette søgeindeks er beskadiget, fungerer søgningen ikke længere korrekt. Efter genindeksering finder dit system alle e-mail-meddelelser som normalt.

Brugere bør også være yderst forsigtige med at slette elementer direkte fra søgemappen i Outlook. Da søgemapper udelukkende er virtuelle mapper, der er knyttet til de fysiske mapper, udløser hver sletning i søgemappen en "rigtig" sletning. På denne måde sletter du bevidst elementer fra Outlook.

Brug af Outlooks sorteringsfunktion - tips og tricks

Hver Outlook -bruger ved det: Hvis du glemmer at fortsætte med at læse og sortere indgående meddelelser i Outlook, mister du hurtigt styr på tingene. For at klare denne udfordring skal man frem for alt kende og bruge sorteringsindstillingerne i Outlook. For eksempel kan du definere makroer og regler i indbakken for korrekt at sortere og organisere indgående nyhedsbreve.

Funktionen med at gemme sendte meddelelser i en særlig kundemappe i stedet for generelt i mappen "Sendte varer" er spændende og især nyttig i et professionelt miljø. Den automatiske sorteringsfunktion sparer tid og viser klart alle meddelelser, der sendes til en kunde i en mappe. I adressebogen har du også mulighed for at sortere efter efternavn eller andre kriterier, der er vigtige for dig.

Enhver, der administrerer flere e-mail-konti med Microsoft Outlook, værdsætter at kunne sortere de e-mails, der modtages i Outlook, i henhold til den konto, hvortil e-mailen blev sendt. Denne nyttige funktion blev introduceret med Outlook 2003 og hjælper med at præsentere indgående meddelelser mere tydeligt. Det er også muligt at vise alle meddelelser fra en afsender.

Funktionen med at vise relaterede e-mails sorteret i et diskussionstræ er yderst praktisk. Denne type arrangement giver dig et overblik over alle meddelelser og deres indhold, især for lange projekter med et stort antal e -mails.

Sammenfattende fuldender sorteringsfunktionen i Outlook de mange fordele ved softwaren. Ved at sortere og de omfattende og logisk strukturerede søgefunktioner har du som bruger overblik. Dine mails, opgaver, varer og aftaler samt din indbakke er til enhver tid sorteret.

Sådan bruges Outlook - send e -mails professionelt

Afsendelse og modtagelse af e-mails er en del af den daglige rutine for de fleste Outlook-brugere. Det er også interessant, at du fleksibelt kan justere visningerne i Outlook. For eksempel er det muligt kun at vise de ulæste meddelelser for ikke at gå glip af nye e -mails på et hvilket som helst tidspunkt. Dette fungerer med en eller flere e -mail -konti. Det er ligegyldigt, om du bruger flere forskellige kontotype og forskellige postkasser, f.eks. IMAP og Exchange, i din Outlook.

I samme trin har du også mulighed for at markere dine meddelelser i forskellige farver til opfølgning. Markeringerne med forskellige farvede flag kan til enhver tid krydses af med en "færdig" markering. På denne måde kan du visuelt se et overblik, hvilke meddelelser der stadig skal behandles for opfølgning.

Administrer læste og ulæste e -mails kompetent

Det er også praktisk at foretage specifikke indstillinger og f.eks. Kun vise meddelelser fra de sidste 7 dage eller primært e -mails med vedhæftede filer. Hvis du også vil vide, hvor mange meddelelser der er i en mappe, kan du vise dette med et par justeringer i Outlook -indstillingerne.

Kopier af vigtige, sendt e-mail-beskeder kan også placeres i en hvilken som helst mappe. Når du har læst dine nye e-mails, kan du markere flere meddelelser eller hele mapper og vise dem som læste eller ulæste i deres helhed. Du kan lige så nemt gendanne individuelle læste e -mails til deres oprindelige tilstand og få dem fremhævet som ulæste. Hvis du vil slette meddelelser ulæst, f.eks. I spam-mappen, fungerer dette med brugervenlige tastekombinationer.

Synkroniseringsproblemer og utilstrækkelig internetforbindelse

Hvis der er synkroniseringsproblemer i ældre versioner af Outlook, gemmes individuelle meddelelser muligvis i cachen i mappen Konflikter. Det er fornuftigt at se denne mappe med jævne mellemrum. Har du utilstrækkelig WiFi-modtagelse eller problemer med din mobilforbindelse og kan kun utilstrækkeligt hente e-mails i Outlook. I dette tilfælde kan du alternativt læse og skrive dine meddelelser offline. Når du har behandlet alle dine e -mails, skal du gå online og sende dine beskeder. Denne indstilling kan også være interessant for forretningsrejser uden for Europa, hvis adgangen til internettet er omkostningskrævende.

Praktisk tip:

Hvis du vil zoome ind på dine e-mails til læsning, kan du gøre dette med en tastaturgenvej. Alternativt finder du en skyder nederst til højre i hovedvinduet i Outlook, som du kan bruge til at justere zoomfaktoren med musen.

Generelle Outlook -funktioner og væsentlige optimeringsmuligheder

En væsentlig funktion i Outlook for let at finde e-mails, aftaler eller opgaver er den integrerede søgefunktion, der er nævnt i ovenstående del. I den aktuelle version af Outlook kan du let bruge søgefeltet over menulinjen til fuldtekstsøgninger. Tastaturgenveje og søgegrænser gør søgning endnu mere praktisk. Oprettelsen af favoritmapper er også praktisk relevant og effektiv. Favoritmapper garanterer, at der altid kan findes mapper, der bruges regelmæssigt. Træk favoritmapper i et trin med musen ind i området over den generelle mappestruktur. Som et resultat vil du generelt se dine yndlingsmapper i det øverste område af visningen.

Udover favoritmapper og et professionelt arrangement af e-mails er det fornuftigt at arkivere de modtagne beskeder løbende. Den automatiske arkiveringsfunktion, der er integreret i softwaren, sikkerhedskopierer automatisk dine data med jævne mellemrum. Det flytter beskederne fra Outlook til en ekstern arkivfil.

På denne måde kan du, brugeren, være sikker på, at vigtige meddelelser ikke kan gå tabt på grund af virus eller brugerfejl til enhver tid. Automatisk arkivering kan stoppes og slukkes for individuelle mapper eller moduler uden problemer. Hvis du vil søge specifikt i arkivfiler, skal du åbne disse arkivfiler i Outlook. Du kan gøre dette ved først at klikke på Filer. Vælg derefter Åbn og posten Outlook -datafiler. I det næste trin kan du bruge den avancerede søgning.

Luk alle vinduer i et trin

Ved du det? Du har åbnet forskellige vinduer i Windows og Outlook og skal lukke dem efter hinanden. Dette er lettere i Outlook ved at bruge kommandoen "Luk alle vinduer". I den nyeste Outlook 365 finder du forenklingen i menuen: "Vis> Vindue> Luk alle elementer."

Tilpas opgaver, noter og kalender

Især i tider, hvor mange aftaler og opgaver skal udføres på samme tid, er det vigtigt hele tiden at have overblik. Outlook garanterer dette gennem forskellige indstillinger i kalenderen og i opgavelisterne. For eksempel kan du vise alle vigtige opgaver klart arrangeret i henhold til forfaldsdato.

I et professionelt miljø er det vigtigt at modtage et svar på mødeforespørgsler med kort varsel. Outlook præsenterer mødeforespørgsler tydeligt og giver brugerne en ekstra merværdi: Fra Outlook 2010 kan du tydeligt se, hvilke inviterede personer der har accepteret, og hvilke der endnu ikke har bekræftet aftalen. Denne funktion gør det lettere at følge op på misligholdte kolleger eller forretningspartnere og implementere fælles aftaler.

Notefunktionen i Outlook er også nyttig og praktisk. I stedet for papir post-its at:

• Gør et kontor og skrivebord rodet,
• Se bort fra databeskyttelsesregler og
• Hvis indhold kan overses,

du har mulighed for at bruge notefunktionen, når du bruger Outlook. Noter vises på skærmen på samme måde som papir post-it og kan vises om nødvendigt i forskellige farver og for bedre differentiering.

Notefunktionen kan hjælpe brugerne med at gemme vigtige søgeord eller opgaver væk fra kalenderen eller opgavelisten i Outlook.

Tøm mappen "Slettede varer"

Hvis du modtager mange beskeder og spam-e-mails, fyldes mappen "Slettede elementer" integreret i Outlook hurtigt. Det er muligt at slette mappen uden anstrengelse. Et klik med højre museknap er tilstrækkeligt til at starte sletningsprocessen med kommandoen "Tøm mappe". Det er vigtigt, at mappen kun indeholder objekter, der skal slettes. Af denne grund er det fornuftigt at gå gennem mappen før den sidste sletningsproces og kontrollere for forkert slettede e -mails.

Du kan også indstille Outlook til automatisk at slette alle slettede e -mails, når du forlader softwaren.

Design makroer og vis dem i Outlook

I Microsoft Outlook og også i andre softwareapplikationer er der altid ækvivalente arbejdssekvenser. I dette tilfælde tilbyder Outlook muligheden for at opsætte makroer for at kunne arbejde mere effektivt. Makroer er et sæt kommandoer, der automatisk udføres. Ud over makroerne kan du også bruge Outlook til at indsætte dem i båndet. På denne måde har du dine personlige makroer ved hånden med et enkelt klik. Du kan også digitalt signere dine makroer.

Formater meddelelser, som du ville i Microsoft Word

Outlook 365-brugere kan lide at bruge de formateringsindstillinger, der vises i menupunktet "Format tekst", så snart en ny e-mail-besked er skrevet. Brugere kan beslutte, om de vil sende en besked som HTML eller tekstbesked, og i hvilken skrifttype eller skriftstørrelse mailen skal sammensættes.

I ældre Outlook -versioner, f.eks. Outlook 2007 og 2010, havde softwaren sin egen mail -editor. Dette var struktureret på samme måde som Microsoft Word. Med editoren kunne brugerne få adgang til forskellige designfunktioner uden at skulle bruge Word. En kommentarfunktion kan også tilføjes med efterfølgende indstillinger.

Find nemt skabeloner

I løbet af den videre udvikling af Outlook har lagringsplaceringen af skabeloner til e-mails eller skabeloner fra Word og Excel ændret sig. I de fleste tilfælde kan du finde dine personlige skabeloner under følgende søgesti:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

En anden kilde, hvor Outlook -indstillinger er gemt, er registreringsdatabasen. Yderligere oplysninger om, hvordan du finder registreringsdatabasen, og hvilke data der er gemt, findes under følgende link.

Vis kildetekst

En interessant funktion for erfarne programmører er visning af meddelelsernes kildetekst. I tidligere versioner af Outlook var det højreklik på meddelelsen nok til at få vist kildeteksten. Funktionen er skjult i den aktuelle version af Outlook 365 - men den kan findes med få klik:

1. Dobbeltklik på en meddelelse, hvis kilde du vil se.

2. Skriv "kildetekst" øverst i søgefeltet.

3. Indstillingen "Yderligere bevægelseshandlinger."

4. Klik på linket, og vælg i det næste vindue: "Andre handlinger"> "Kildekode".

5. Du kan se meddelelsens kildetekst og kopiere eller ændre den om nødvendigt.

Resumé og konklusion

Det er ikke svært at bruge Microsoft Outlook. Softwareapplikationen blev opsat og videreudviklet på en sådan måde, at den let kan bruges til alle daglige kommunikationsapplikationer. De fleste funktioner kan styres intuitivt og er arrangeret i brugervenlige menuer. Outlook imponerer også med:

• Også en sofistikeret søgefunktion
• Muligheden for at samle funktioner med andre programmer i Office -familien, f.eks. Excel eller PowerPoint.

Kontakter, noter, individuelle indstillinger, aftaler og mange andre funktioner fuldender funktionen i Outlook. Brugere handler hensigtsmæssigt, når de afprøver nye funktioner, læser instruktioner og manualer og bruger tips for løbende at kunne bruge Outlook bedre og mere effektivt.